Ik geloof dat het doorontwikkelen van het zelforganiserend werken veel verschillende activiteiten vraagt die in samenhang uitgevoerd moeten worden. Maar hoe zet je een dergelijk programma op en waar moet je zoal aan denken? Lees hier mijn uitleg en tips, gebaseerd op een recent programma bij een grote zorgaanbieder.
Veel zorgorganisaties werken met zelforganiserende teams. Maar zelden is het volgroeid en geperfectioneerd. Bij perfectie zie ik grofweg het volgende voor me:
Een organisatie waar teams een eenduidig beeld hebben van wat zelforganisatie betekent en zij grotendeels zonder aansturing hun resultaten behalen. Maar ook oog hebben voor de kwaliteit én vernieuwing van hun werk, en daarbij effectief samenwerken, zowel binnen het team als met bedrijfsvoering.
Inderdaad, een hele mondvol, en in praktijk een hele uitdaging! Zoiets vraagt dan ook om een stevig organisatieontwikkelingstraject, gericht op verschillende organisatieonderdelen en thema’s. Denk aan het ontwikkelen van de nodige teamcompetenties, aan het faciliteren van kennisdeling tussen de teams en aan de samenwerking tussen de teams en de bedrijfsvoering. Maar hoe pak je zo’n veelkoppig monster aan?
Met alleen richting en ruimte geven kom je er niet
Eén ding is zeker, vertellen hoe je het als bestuur voor je ziet en het vervolgens gewoon laten ontstaan, dat brengt de teams niet veel verder. Wanneer je de teams op hun eigen tempo en manier het zelforganiserend werken laat doorontwikkelen, dan beperkt de ontwikkeling zich vaak tot een paar ambitieuze teams. Teams zijn simpelweg te druk en afgeleid door de waan van de dag om er zelfstandig mee aan de slag te gaan. Mijn overtuiging is dan ook dat een organisatiebrede ontwikkeling van zelforganiserend werken programmatisch moet worden aangepakt. Maar hoe dan?
Met doelen, effecten en inspanningen
Een programma leent zich goed voor grootschalige en veelzijdige ontwikkelopgaven, juist omdat het helpt bij het concreet en behapbaar maken ervan. Je begint bij het formuleren van doelen en werkt deze uit in concrete, merkbare en als het even kan meetbare baten. Het doel "Betere samenwerking tussen zelforganiserende teams en bedrijfsvoering" is bijvoorbeeld te vertalen naar concrete baten als "Alle teams hebben een vast aanspreekpunt voor hun financiële prestaties" en "teams weten welke producten en diensten zij van bedrijfsvoering mogen verwachten". Vervolgens kun je op basis van de baten een aantal inspanningen benoemen. Dit zijn concrete activiteiten, bijvoorbeeld projecten, trainingen of intervisiesessies, die uitgevoerd moeten worden om de baten en de doelen te realiseren.
Doelen-Inspanningen-Netwerk
Het geheel van doelen, baten en inspanningen is visueel mooi weer te geven in een zogenaamde DIN, een Doelen-Inspanningen-Netwerk. Dit overzicht spreekt aan, creëert overzicht en brengt rust. ‘Eindelijk alles in een overzicht bij elkaar’, is dan vaak de reactie. Inhoudelijk ook heel handig, omdat het de verbanden (lees: samenhang) laat zien tussen de niveaus. Dit maakt het organiseren van sturing op het programma makkelijker.
Maak er geen "blauwe" show van
Het doorontwikkelen van het zelforganiserend werken is geen "blauwe" exercitie. Het is niet iets dat je puur projectmatig en gestructureerd kan aanpakken. Het is ook niet te voorspellen, als in "op 31 december, wanneer het programma afgerond is, kunnen we allemaal beter zelforganiserend werken". En juist daarom is een programmatische aanpak passend. Omdat daarin zowel concrete resultaatgerichte projecten alsook de meer "zachte" activiteiten passen, zoals intervisie en cultuur interventies.
Tot slot
Mocht je de zelforganiserende teams binnen jouw organisatie een boost willen geven en naar een hoger niveau willen tillen, overweeg dan een programmatische aanpak. Ook voor andere grootschalige organisatiebrede ontwikkeltrajecten raad ik deze manier van werken aan. Ik denk graag met je mee.
