Een programma bestaat uit verschillende projecten. Elk projectteam werkt aan eigen resultaten. Al die resultaten samen, realiseren de doelstellingen van het programma. Om het overzicht niet te verliezen en op de programmadoelstellingen te blijven focussen, is het verstandig om regelmatig met enige afstand naar het programma en de uitvoering te kijken. Een ‘eiland van reflectie’ helpt hierbij.
Eiland van reflectie: stilstaan is vooruitgang
Een ‘eiland van reflectie’ zorgt ervoor dat je als programmateam even stilstaat in de dagelijkse hectiek van het programma. Door met afstand naar het programma te kijken, kun je als team bepalen waar je staat en of je nog op koers ligt. Natuurlijk wordt daarbij ook onderzocht in hoeverre de doelen nog actueel zijn en of nieuwe ontwikkelingen het programma misschien in een ander daglicht hebben gezet. Daarna kun je bepalen wat de vervolgstappen zijn. Stilstaan is in dit geval dus letterlijk vooruitgang.
Elk kwartaal bouwt TwynstraGudde samen met het Programmateam Inburgering van de gemeente Den Haag een ‘eiland van reflectie’ in, waarbij zij stilstaan bij een aantal thema’s. Deze keer lag de focus op de strategische planning en een risicoanalyse.
Strategische planning laat raakvlakken en afhankelijkheden zien
Een strategische planning helpt om het programmaplan aan te scherpen. Tijdens een online sessie vroegen we de deelnemers om belangrijke mijlpalen uit het programma op ‘geeltjes’ in een tijdlijn te plakken. Hierbij maakten we onderscheid tussen borgingsmomenten, evaluatiemomenten, rapportages, beslismomenten en inhoudelijke mijlpalen. Door gezamenlijk een strategische planning te maken, werden de raakvlakken en de afhankelijkheden tussen de projecten snel duidelijk. Op basis hiervan hebben we concrete afspraken gemaakt over de verdere sturing van het programma.
Risicoanalyse en beheersmaatregelen
Het doel van een risicoanalyse is het inventariseren en vaststellen hoe je kunt omgaan met de risico’s binnen een programma. De deelnemers zijn in breakout rooms aan de slag gegaan met het formuleren van de mogelijke risico’s. Hierna hebben we de uitkomsten ondergebracht in verschillende categorieën en geprioriteerd. Voor de vijf grootste risico’s hebben we samen met de deelnemers beheersmaatregelen bedacht om de risico’s structureel te verminderen.
Een duidelijke planning en rolverdeling
Het resultaat is een strategische planning en een risicoanalyse. In de strategische planning zijn de inhoudelijke mijlpalen en beslismomenten voor het komende jaar vastgelegd. In de risicoanalyse zijn niet alleen de risico’s en beheersmaatregelen geformuleerd, maar er is ook vastgesteld wie er voor welke risico’s verantwoordelijk is. Zo is tegelijkertijd een duidelijke rolverdeling ontstaan.
De toegevoegde waarde van TwynstraGudde
Programmamanagement is één van de expertises van TwynstraGudde. Met onze inhoudelijke kennis en ervaring met verschillende programma’s bij uiteenlopende organisaties weten we theorie en praktijk met elkaar te verbinden. En met een ‘eiland van reflectie’ helpen we programmateams om even uit te zoomen, scherp naar het programma te kijken en opnieuw de vervolgstappen te bepalen. Een pragmatische aanpak en bevlogenheid zijn kenmerkend voor onze adviseurs.
