Plat omschreven, is het concurrentiegerichte dialooggesprek onderdeel van een inkoopproces waarbij je met gegadigden in gesprek gaat over verschillende oplossingen voor de uitdagingen in of rondom jouw project. De ervaring leert dat de meeste opdrachtgevers om verschillende redenen hier kriebels van krijgen. De één heeft veel ervaring met dergelijke gesprekken en weet dat deze veel tijd in beslag nemen. De ander heeft nog nooit een concurrentiegerichte dialoog georganiseerd en heeft geen idee wat hem of haar te wachten staat.
Vijf tips
Hier volgen onze vijf tips voor (de voorbereiding van) succesvolle dialooggesprekken.
Maak goede werkafspraken
Wie is de voorzitter? Is het handig om een afzonderlijke procesbewaker te hebben en wie zijn de inhoudelijke deskundigen? Wie bereidt welke onderwerpen voor? Denk hierbij aan de rolverdeling binnen het dialoogteam en de verwachtingen naar elkaar. Spreek ook af wie de verslaglegging doet en welke uitgangspunten jullie daarbij hanteren. Zorg er daarnaast voor, dat er in het geval van ziekte back-up is.
Bereid je inhoudelijk en procesmatig goed voor
Wat zeg je wel en wat zeg je niet tijdens een dialooggesprek? Heb je genoeg tijd om alles te bespreken? Een goede gezamenlijke inhoudelijke voorbereiding, afspraken over wie bij welk onderwerp het voortouw neemt en een duidelijke en tijdige agendazetting vooraf helpt hierbij.
Houding en gedrag
Besteed aandacht aan de kennismaking en maak (oog)contact tijdens de gesprekken. Zo neem je als opdrachtgever een actieve rol en stimuleer je een toegankelijke sfeer om samen op een prettige manier het dialooggesprek te voeren. Een gepaste locatie helpt hier ook bij. Let op je eigen lichaamshouding en probeer gelijktijdig te achterhalen hoe de ander in het gesprek zit, zowel verbaal als non-verbaal. Uiteraard kan het ook gebeuren dat een gesprek stilvalt of de sfeer toch minder gemoedelijk is, ondanks de inzet van het team. Geef ongemakkelijke stiltes aandacht door deze momenten bespreekbaar te maken.
Waarborg de vertrouwelijkheid van de gesprekken
Iedere aanbestedingsprocedure is vertrouwelijk. De concurrentiegericht dialoogprocedure dus ook. Zorg dat er geen informatie over het verloop van de gesprekken of de inhoud ervan, op straat komt te liggen. Maak de gegadigden hier ook onderdeel van om het gezamenlijke belang er van te benadrukken. Ook tijdens de gesprekken met verschillende gegadigden is het belangrijk dat het dialoogteam geen informatie deelt over de plannen van aannemers over en weer, of refereert naar de oplossingen die in andere gesprekken aan de orde zijn gekomen.
Oefenen, oefenen en oefenen
Zoals men zegt: een slechte generale belooft een goede première. Onduidelijkheden, verschillen of gebreken steken hoe dan ook de kop op. Hoe fijn is het daar in een oefengesprek al achter te komen? Hoe meer aandachtspunten het team op voorhand kan tackelen, hoe beter zij op elkaar ingespeeld raken. Om het team gereed te krijgen voor daadwerkelijke gesprekken is het sleutelwoord: ‘oefenen’. Denk daarbij aan een case die het team oefent met acteurs – een dialooggesprek in het klein. Een voorbereid team laat niet alleen zichzelf, maar ook jouw als opdrachtgever versteld staan!
In de praktijk
Met de (op maat gemaakte) training helpen wij jouw team bij de voorbereiding om succesvolle dialooggesprekken te organiseren! Wij zijn op basis van ervaringen goed op de hoogte van de uitdagingen van en de dynamiek in een concurrentiegerichte dialooggesprek. Daardoor zij wij als geen ander in staat om theorie, praktijk en jouw wensen met elkaar te verbinden.
Wil je hier over doorpraten of meer over weten? Neem dan contact op met één van ons.
