Over het algemeen merk ik dat Copilot 365 mij niet alleen tijd bespaart, maar mij ook helpt om een complex vraagstuk beter te structureren. Tegelijk zie ik heel scherp waar de grenzen liggen. En misschien is dat wel de belangrijkste opbrengst: AI is voor mij geen wondermiddel, maar een bruikbaar instrument, mits je het bewust, veilig en kritisch inzet.
Een opdracht waarin alles samenkomt
Ik werk voor een middelgrote gemeente die al redelijk ver is met het thema inwoners- en overheidsparticipatie. Qua beleid heeft men al een aansprekende participatievisie, doordacht participatiebeleid en een stevig uitvoeringsprogramma. Wat ontbreekt is de juridische omlijsting, oftewel een eenduidige participatieverordening.
Juist dat laatste is spannend. Een verordening moet niet alleen correct en logisch zijn opgebouwd, maar ook juridisch houdbaar. Bovendien moet zij door college en gemeenteraad worden vastgesteld. In deze opdracht zit nog een extra gevoelig onderdeel: het uitdaagrecht.
Het uitdaagrecht houdt in dat inwoners de gemeente kunnen uitdagen om bepaalde gemeentelijke taken over te nemen. Denk aan de inrichting en het onderhoud van een speeltuin, het beheer van de openbare ruimte op een bedrijventerrein, de inrichting van een skatepark of een bijdrage aan een buurtactiviteit die verbinding in de wijk versterkt. Het kan gaan om relatief kleine bedragen, maar ook om bedragen van meer dan een ton. Dat maakt het bestuurlijk en politiek gevoelig.
Binnen het college zit daar dan ook de spanning. De portefeuillehouder staat nadrukkelijk open voor initiatieven van buiten en wil veel ruimte bieden. Andere wethouders willen vooral houvast. Zij willen weten hoe en wanneer je initiatieven gemotiveerd kunt afwijzen. Dat is begrijpelijk, want zodra een verordening eenmaal is vastgesteld, moet je er in de praktijk mee uit de voeten kunnen.
Mijn rol: niet alleen schrijven, maar ook uitleggen
In deze opdracht werk ik als participatieregisseur in het ondersteuningsteam participatie. Samen met de jurist van de gemeente ben ik verantwoordelijk voor het opstellen van een goede participatieverordening en voor een heldere uitleg daarbij.
Die uitleg is vooral van belang voor nieuwe raadsleden. Zij moeten begrijpen waar de verordening over gaat, hoe zij in elkaar zit en welke ruimte college en raad straks hebben bij concrete verzoeken van inwoners. Zeker bij het uitdaagrecht is dat essentieel. Raadsleden moeten vóór besluitvorming kunnen overzien waar zij ja of nee tegen zeggen.
Ik kies daarom bewust niet voor alleen een droge juridische toelichting. Ik wil laten zien hoe de verordening in de praktijk werkt. Daarvoor ontwikkel ik een toets met behulp van vier casussen uit de gemeente. In deze toets leg ik deze realistische voorbeelden langs de lat van de verordening. Daarmee komt de juridische tekst tot leven. Ik noem deze toets een botsproef.
Waarom ik Copilot inzet
Mijn nieuwsgierigheid is simpel: kan Copilot 365 mij helpen om deze botsproef zorgvuldig op te bouwen? Ik gebruik daarbij de betaalde Copilot-omgeving van TwynstraGudde. Dat is voor mij een belangrijke voorwaarde. Ik werk met vertrouwelijke klantinformatie en wil daar veilig mee omgaan. In deze afgeschermde omgeving kan ik documenten van de opdrachtgever gebruiken in een notebook die ik speciaal voor dit project heb ingericht. Dat voelt veilig en professioneel. Ik kan daar ook transparant over zijn richting mijn opdrachtgever. Ik hoef niets te omzeilen of buiten het zicht te doen. Juist dat open kunnen werken maakt voor mij een groot verschil.
Zo zet ik Copilot stap voor stap in
Wat mij tijdens deze opdracht opvalt, is dat Copilot vooral goed werkt als ik zelf het proces scherp maak. Ik begin niet met één grote vraag, maar bouw de prompts en het eindproduct stap voor stap op.
Stap 1. Het maken van heldere casusbeschrijvingen
Eerst laat ik Copilot helpen bij het opstellen van heldere casusbeschrijvingen. Daarvoor gebruik ik informatie die al beschikbaar is: projectplannen, PowerPointpresentaties, interviews met collega’s, mails en andere projectinformatie. Op basis daarvan laat ik per casus een compacte en bruikbare beschrijving maken.
Stap 2. Het opstellen van een verzoekformulier
Daarna gebruik ik de participatieverordening zelf als bron voor een aanvraagformulier. In de verordening staat welke informatie inwoners of initiatiefnemers minimaal moeten aanleveren om een verzoek te kunnen beoordelen. Copilot helpt mij om die vereisten te vertalen naar een logisch en publieksvriendelijk verzoekformulier.
Stap 3. Fictief ingevulde verzoekformulieren per casus
Vervolgens laat ik de informatie uit de vier casussen invullen in die formulieren. Zo ontstaan per voorbeeld fictief ingevulde verzoekformulieren, gebaseerd op echte situaties uit de praktijk.
Stap 4. Doorvertaling naar beslisboom
De volgende stap blijkt voor mij de belangrijkste: ik laat Copilot op basis van de verordening een beslisboom maken. Daarin staan de harde en facultatieve afwijzingsgronden. Dit is de juridische basis. Met die beslisboom kan ik stap voor stap toetsen hoe een verzoek moet worden beoordeeld.
Stap 5. De botsproef
Daarna volgt de echte botsproef. Ik laat Copilot per casus een rapportage maken. Daarin staat welke informatie beschikbaar is, welke conclusies per afwijzingsgrond volgen en welke informatie eventueel nog ontbreekt. Ten slotte laat ik per casus een korte samenvatting maken rond twee vragen: wat is het juridisch oordeel, en welke beleidsruimte heeft het bestuursorgaan?
Juist die tweede vraag vind ik waardevol. Soms is de conclusie dat een verzoek moet worden afgewezen. Soms is er ruimte om het uitdaagrecht toe te passen. En soms blijkt dat samenwerking wel mogelijk is, maar dan op een andere manier, bijvoorbeeld via subsidie, stimuleringsgelden of een ondersteunende rol van de gemeente.
De uitkomsten van die vier botsproeven verwerk ik uiteindelijk in een publieksvriendelijke eindtoelichting op B1-niveau voor de raad. Ook daarbij helpt Copilot mee.
Wat dit concreet oplevert
Hulp bij scherp krijgen proces
De eerste opbrengst is misschien niet eens tijdswinst, maar denkwerk. Door Copilot te gebruiken, word ik gedwongen om het proces zelf scherp te krijgen. Welke stappen zijn nodig? Welke informatie moet je hebben? Hoe toets je die informatie? Welke tussenproducten heb je nodig om van een verordening naar een praktisch werkproces te komen?
Tijdswinst
Pas daarna komt de tijdswinst. Ik hoef niet ieder onderdeel helemaal vanaf nul op te bouwen. Copilot geeft mij steeds een eerste versie, een structuur of een voorstel waar ik kritisch op verder kan werken. Dat versnelt.
Kwalitatief goed opgebouwde stukken
Ook de kwaliteit van de opbouw van de stukken wordt beter. Als ik expliciet vraag om een logische, leesbare en publieksvriendelijke tekst, krijg ik vaak een goede basis terug. Zeker voor een doelgroep die niet gewend is om juridische teksten te lezen, helpt dat enorm.
Breder bruikbare beslisboom
Voor mij zit het echte omslagpunt in de beslisboom. Daar zie ik ineens dat de participatieverordening niet alleen een juridisch stuk is, maar een handzaam hulpmiddel is geworden. Het laat zien hoe de gemeente straks met echte verzoeken om kan gaan zodra de verordening is vastgesteld. Dat maakt de botsproef meteen breder bruikbaar dan alleen voor de toelichting aan de raad.
De kwaliteit van de output toets ik uiteindelijk ook in de praktijk. Ik laat de stukken nalezen door de juridisch adviseur van de gemeente. Zijn oordeel stelt mij gerust: 95 procent van de informatie klopt en is bruikbaar. Op enkele punten scherpt hij de tekst nog aan. Precies zoals je hoopt dat een goede controle werkt.
Wat AI niet van mij overneemt
Tegelijk zie ik ook heel duidelijk de beperkingen. De belangrijkste is dat Copilot niet vanzelf consistent is. Ook als ik aan de voorkant instructies geef als creativiteit op nul, wees consistent, wees juridisch correct en geef expliciet aan als je iets niet weet, krijg ik niet steeds exact dezelfde vorm of formulering terug. Zeker bij meerdere casussen vraagt dat om extra aandacht. Kopjes verschillen soms net, bewoordingen schuiven, accenten veranderen. Dat betekent dat ik zelf steeds moet redigeren en harmoniseren.
Daarnaast is Copilot natuurlijk geen jurist. Voor gevoelige juridische stukken vind ik het vierogenprincipe onmisbaar. AI helpt mij om sneller en slimmer te werken, maar vervangt de professionele eindverantwoordelijkheid niet. Zeker niet in een bestuurlijke context.
Vier lessen die ik graag meegeef
Deze opdracht levert mij uiteindelijk vier praktische lessen op.
- Bouw je prompt stap voor stap op. Ik merk dat ik daar veel aan heb. Ik begin met een ruwe prompt, kijk naar het antwoord, zie wat nog ontbreekt en scherp vervolgens mijn instructie aan. Soms doe ik dat vier, vijf of zes keer achter elkaar. Juist dat iteratieve werken maakt het verschil tussen een aardig antwoord en een echt bruikbaar resultaat.
- Organiseer altijd inhoudelijke controle. Zeker bij juridische, bestuurlijke of anderszins gevoelige stukken kun je niet volstaan met alleen AI. Laat een expert meekijken. Niet omdat AI niets kan, maar omdat de gevolgen van kleine fouten te groot kunnen zijn.
- Maak er serieus tijd voor. In mijn geval werkt het goed om hier echt geconcentreerd voor te gaan zitten. Niet tussendoor, niet tussen vergaderingen in, maar met focus. Dit soort werken vraagt aandacht. Ik merk dat ik dan veel meer uit Copilot haal dan wanneer ik er vluchtig gebruik van maak.
- Veiligheid bepaalt of je AI echt durft te gebruiken. In deze opdracht zit de meerwaarde voor mij juist in het veilig kunnen werken met klantdocumenten binnen Copilot 365. Als ik dat vertrouwen niet had, zou ik deze toepassing nooit hebben gekozen. Veiligheid is voor mij dus geen randvoorwaarde achteraf, maar de basis om überhaupt serieus met AI te kunnen werken.
Mijn conclusie
Wat deze opdracht mij vooral laat zien, is dat veilig AI-gebruik heel concreet wordt zodra je het verbindt aan echt werk. Niet aan abstracte discussies, maar aan een opdracht waarin kwaliteit, bestuurlijke gevoeligheid en vertrouwelijkheid allemaal een rol spelen.
Copilot helpt mij hier om sneller te structureren, betere tussenproducten te maken en een complexe verordening praktisch uitlegbaar te maken. Maar de echte meerwaarde ontstaat pas doordat ik zelf scherp blijf op proces, kwaliteit, consistentie en controle.
Misschien is dat ook de uitnodiging aan anderen. Niet: laat AI het werk doen. Wel: onderzoek waar AI jouw werk beter kan maken. Begin klein, werk stap voor stap, organiseer controle en kies een veilige omgeving. Dan wordt AI niet iets spannends naast je werk, maar gewoon een extra instrument in je professionele gereedschapskist.
Funfact
Voor dit blog heb ik mij laten interviewen door Copliot. Ik ben begonnen door de microfoonfunctie aan te zetten en te vragen naar de opbouw van een pakkend blog. Vervolgens heb ik aangegeven waar het blog over moest gaan en welke vragen daarbij zouden passen. Op basis daarvan heeft Copilot mij geïnterviewd. Ik mocht gewoon een random rant inspreken – Co zou er wel een coherent verhaal van maken. Inclusief plaatje heeft mij dit blog al met al anderhalf uur gekost om te maken.
Benieuwd wat AI over een jaar voor ons werk gaat betekenen!
