Standaardisatie van programma’s van eisen als sleutel tot innovatie

Stel je voor dat je als opdrachtgever aan de vooravond staat van een nieuw huisvestingsproject. Je wilt dat het gebouw energiezuinig is, circulair ontworpen wordt, en dat het aansluit bij de gebruikersbehoeften van vandaag én morgen. Maar het PvE dat op tafel ligt, is opgebouwd uit losse onderdelen, afkomstig van eerdere projecten, met wisselende formats en uiteenlopende definities.

Het is tijd om het PvE niet langer als een eenmalig document te zien, maar als een strategisch instrument. Een instrument dat je kunt standaardiseren — zonder dat het ten koste gaat van maatwerk of innovatie.

Waarom standaardiseren?

Standaardisatie roept soms weerstand op. Het zou creativiteit beperken, projecten in een keurslijf duwen. Maar in de praktijk blijkt het tegenovergestelde. Door te werken met een gestandaardiseerd PvE ontstaat juist ruimte: voor betere samenwerking, voor snellere besluitvorming, en voor innovatie. Dit vraagt aan de voorkant van een project om een intensievere samenwerking en afstemming van eisen. In dit voortraject wordt de uiteindelijke kwaliteit geborgd in de volgende fases. Heldere kaders worden vastgesteld van waaruit wordt gestuurd, hetzij oplossingsgerichte of functionele eisen.

Deze werkwijze zorgt voor eenduidigheid in taal en structuur, waardoor interpretatieverschillen afnemen. Het maakt het mogelijk om eisen te hergebruiken, zeker op generieke thema’s zoals toegankelijkheid, veiligheid of duurzaamheid. En het versnelt het proces: je hoeft niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden.

Het functioneel uitvragen zorgt ook voor meer verbinding tussen de opdrachtdoelstellingen en het uiteindelijke resultaat, omdat hiertussen steeds de koppeling wordt gemaakt. Dit betekent dat thema’s als duurzaamheid, gebruikersbeleving en toekomstbestendigheid beter geborgd worden.

Maar er is ook een keerzijde. Een te strak format kan leiden tot het negeren van specifieke projectbehoeften. Daarom is het belangrijk om standaardisatie flexibel toe te passen. Zie het als een kader dat richting geeft, maar ruimte laat voor invulling. Hier is het van belang om de functie die de eis vervult helder te formuleren. Zo wordt de kwaliteit geborgd, terwijl tegelijkertijd ruimte is om diverse oplossingen toe te passen. Een voorbeeld hiervan is het verhogen van de natuurwaarde van een gebouw. Door deze eis als doelstelling te formuleren, is het aan de markt invulling te geven aan geaccepteerde oplossingen, in plaats van dat er bijvoorbeeld een groen dak wordt voorgeschreven als oplossingsgerichte eis.

Wie heeft er baat bij?

De voordelen van standaardisatie zijn voelbaar bij een bepaalde schaalgrootte. Bestuurders en beleidsmakers van organisaties die een gebouwenportefeuille hebben en onderhevig zijn aan fluctuerende (politieke) groei of krimp, krijgen zo meer grip op strategische doelen. Daarnaast biedt het de kans om projecten te vergelijken en consistentie en snelheid toe te passen in huisvestingstrajecten. Projectleiders kunnen aan de voorkant beter sturen op het resultaat en de planning. Inkoopteams werken sneller en transparanter. En marktpartijen weten beter wat er van hen verwacht wordt — wat de samenwerking ten goede komt.

Hoe pak je standaardisatie aan?

Vaak zijn er al verschillende PvE's beschikbaar van voorgaande projecten. Standaardiseren begint daarom met inventariseren welke PvE’s er al aanwezig zijn in de organisatie, aangevuld met intern aanwezige kennis en best practises van soortgelijke organisaties. Vervolgens moet nagegaan worden hoe eisen geactualiseerd worden. Maak hierin onderscheid tussen organisatie-eisen en wet-en regelgeving en deel de eisen thematisch in. Eisen die vaker terugkomen, vormen uitgangspunten op overkoepelend niveau. Door het PvE op deze manier modulair op te bouwen, zorg je voor eenvoudig overzicht. Een standaard PvE is een levend document. Dit houdt in dat de opgenomen eisen structureel herzien moeten worden. Wet-en regelgeving en organisatiedoelstellingen veranderen. Hiermee moet het standaard PvE ook meebewegen.

Hoewel deze stappen richting geven, blijkt in de praktijk dat het inventariseren en actualiseren van PvE’s vaak complexer is dan gedacht. Het vraagt om inzicht in de organisatie, kennis van wet- en regelgeving en ervaring met het betrekken van verschillende stakeholders. Een belangrijke succesfactor hierin is een of meerdere ambassadeur(s) die in verbinding staan met de verschillende lagen in de organisatie en doelstellingen kunnen vertalen naar concrete eisen.

Tot slot

Standaardisatie van programma’s van eisen is geen technische exercitie. Het is een strategische keuze. Een keuze die helpt om grip te krijgen op kwaliteit, samenwerking en innovatie. Een gedegen aanpak hierin draagt bij aan het behalen van organisatiedoelstellingen. Het opstellen van een standaard PvE vraagt aan de voorkant van een project meer tijd, maar zorgt voor snelheid tijdens de ontwerp- en uitvoeringsfase. Tot slot zorgt dit ervoor dat ambities, zoals duurzaamheid, niet verzanden in goede bedoelingen, maar werkelijkheid worden.

Waarom TwynstraGudde?

Bij TwynstraGudde helpen we overheidsorganisaties, onderwijsinstellingen en gemeenten om deze stap te zetten. Met kennis van de sector, ervaring in complexe projecten en oog voor de menselijke maat. Wil je weten hoe dit binnen jouw organisatie kan werken? Ik ga graag met je in gesprek.