Het DAS-model biedt een leidraad bij de inhoudelijke toetsing van een strategisch huisvestingsplan. Het model bestaat in de basis uit de volgende elementen:
- Inzicht in de huidige en toekomstige zorgvraag en -aanbod.
- Inzicht in de huidige en toekomstige huisvestingsvraag en -aanbod.
- Match tussen deze elementen en de benodigde stappen om daar te komen.
- Vertaling naar kaders/KPI’s om mogelijke keuzes aan te toetsen.
- Totaaloverzicht van investeringen en exploitatielasten van de gehele portefeuille.
DAS-model (Designing on Accommodation Strategy)
Aan de hand van dit model en in nadere afstemming met de opdrachtgever leggen wij accenten in onze second opinion. Hieronder belichten we een aantal thema’s waar wij doorgaans op toetsen. Dit zijn:
- Betaalbaarheid
- Financiële beheersing
- Navolgbaarheid en herleidbaarheid van keuzes
- Flexibiliteit en verandervermogen
Betaalbaarheid
Een van de belangrijkste risico’s in het SHP is dat het plan gestoeld is op (te) grote financiële verplichtingen. Daarom toetsen wij op betaalbaarheid door te kijken naar de totale gebouwinvesteringen in het licht van financiële draagkracht van de organisatie. Daarnaast zien we vaak dat gebouwen of gebouwonderdelen buiten de scope van het SHP worden gehouden. De redenen hiervan zijn vaak begrijpelijk, echter het risico is dat er voor deze onderdelen ook geen middelen worden begroot. Een SHP wat niet alle gebouwdelen in ogenschouw neemt, maar wel de maximale investeringsruimte benut, vormt een potentieel financieel risico op de lange termijn.
In de second opinion toetsen wij daarom op financiële flexibiliteit: in hoeverre worden volledige investeringsruimte en kapitaallastenratio’s uitgenut, daarbij rekening houdend met transitie-, frictie- en faseringskosten en een meer dan voldoende percentage onvoorzien. Daarnaast toetsen wij in hoeverre uitgezonderde elementen ook in een financiële doorkijk van minimaal 20 jaar zijn meegenomen, waarmee een onvoorziene midlife renovatie altijd in beeld is.
Financiële beheersing
Naast betaalbaarheid kijken wij ook naar financiële beheersing. Een SHP kent een verscheidenheid aan investeringsprojecten, die onderling verschillen in aard, ritme en dynamiek en tegelijkertijd onderlinge verwevenheid kennen. Overzicht en grip houden op het geheel van deze bundeling van onderling unieke opgaven is complex. De verleiding ontstaat om projecten te scheiden in organisatie en besluitvorming.
Anderzijds wordt besluitvorming vaak uitgesteld als gevolg van de complexiteit door onderlinge verwevenheid. Beide resulteren in financiële risico’s. In de second opinion kijken wij specifiek naar de beheersprincipes in en rondom het SHP. Wij kijken naar de vorm, eventuele verscheidenheid en wijze van aggregatie en rapportage, om sturing mogelijk te maken, zodat besluiten op basis van inzicht én overzicht met vertrouwen kunnen worden genomen.
Navolgbaarheid en herleidbaarheid van keuzes
De ontwikkeling van een SHP is doorgaans een proces van maanden zo niet jaren. Door deze doorlooptijd ontstaat voortschrijdend inzicht. Ook vinden vaak functiewisselingen plaats wat leidt tot wijzigingen en afwijkingen op het initiële gedachtegoed. De herleidbaarheid en navolgbaarheid van aannames en uitgangspunten en de degelijkheid van data en hun interpretatie bepalen de soliditeit en daarmee overtuigingskracht van het plan.
In een second opinion onderzoeken wij daarom of de opgave concreet en meetbaar gedefinieerd is en of de aangedragen oplossingen adequaat onderbouwd zijn. Navolgbare en herleidbare onderbouwingen vormen geen wondermiddel tegen planwijzigingen, maar houdt planwijzigingen wel zuiver. Het zijn immers wijzigingen als gevolg van nieuwe inzichten of gewijzigde standpunten en niet als gevolg van inconsistenties in het initiële plan.
Flexibiliteit en verandervermogen
Een (te) strak en op maat gemaakt SHP beperkt de bewegingsvrijheid, onvoorziene wijzigingen kunnen al snel leiden tot scheuren. In een second opinion toetsen wij op flexibiliteit en verandervermogen door bijvoorbeeld te kijken naar gelijktijdigheid van de veranderopgaven in relatie tot wat er speelt in de organisatie en de externe omgeving. Deze toets wordt ingegeven door twee soorten overwegingen:
- Op welke ontwikkelingen in de externe markten (zorg, arbeid, geld, bouw) dient het plan te anticiperen?
- Welke veranderingen kan het ziekenhuis aan, met het oog op andere lopende verandertrajecten die druk leggen op bedrijfscontinuïteit, patiëntveiligheid en medewerkerstevredenheid?
Bovenstaande overwegingen kunnen leiden tot keuzes rondom temporisatie of versnelling, gelijktijdigheid of juist ongelijktijdigheid, wat de veranderagenda beïnvloedt. Door intelligente planning (ongelijktijdigheid) van de veranderopgaven worden mogelijkheden voor bijsturing behouden en vergroot de kans op succesvolle implementatie van het SHP.
Tot slot
Gezien de omvangrijke investeringen volgend uit strategische huisvestingsplannen kan een second opinion van meerwaarde zijn, zeker in voorbereiding op definitieve besluitvorming.
Wel adviseren we om vooraf kritisch te reflecteren op het ‘waartoe’ van de externe toetsing. Het vooraf zicht hebben op eventuele consequenties en opvolging die uitkomsten met zich mee kunnen brengen, helpt bij het bepalen van de juiste invalshoek in de toetsing.
Zelf aan de slag
De afgelopen maanden verzorgde TwynstraGudde meerdere second opinions op strategische huisvestingsplannen van ziekenhuizen in Nederland. In dit blog deelden we een aantal bouwstenen voor een solide sturing op huisvestingsplannen voor bestuurders en toezichthouders in de zorg.
Meer weten of ervaringen uitwisselen? Neem dan contact op met één van ons.
