De Provincie had sinds juli 2023 al een contract ondernemend samenwerken met SPIE. Begin 2025 is Facilicom daar als samenwerkingspartij aan toegevoegd. De Provincie ziet het ondernemend samenwerken als kans om verder te kijken dan het contract alleen. Tresoor: ‘Normaal gesproken hebben deze partijen niet veel met elkaar te maken, dus zo’n samenwerking moeten we met z’n drieën vormgeven. Een traditioneel contract draait om de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer één op één, dus hoe zorgen we voor gelijkwaardigheid en hoe stemmen we de ambities op elkaar af? In deze ondernemende samenwerking stemmen we de ambitie op elkaar af. We begrijpen dat Facilicom en SPIE uiteraard winst moeten maken, maar daarover zijn ze veel opener dan in een traditionele contractverhouding. Voor SPIE en Facilicom geldt dat ze met ons ook onze ambitie verwezenlijken. Ze investeren ook in de samenwerking door onder andere tijd vrij te maken en hun ideeën te delen.'
Hoe selecteer je een goede samenwerkingspartner?
Onderdeel van de aanbesteding was een assessment om competenties op operationeel, tactisch en strategisch niveau te beoordelen. Tresoor: ‘We legden twee cases voor, zowel voor hard als soft services. Het ging er niet om de cases goed op te lossen, maar om de manier waarop mensen samenwerken en hierop reflecteren. Op strategisch niveau is dit gebruikelijk, maar op operationeel niveau was het best spannend, zeker ook voor onze partners. We waren erg enthousiast over de toepassing van deze assessments, waarbij we met mensen die in het contract worden ingezet aan tafel zaten en direct een gevoel kregen. Voor alle partijen was het leerzaam, omdat alle partijen feedback van assessoren kregen, of je de aanbesteding gegund kreeg of niet.’
Kennisdelen wordt vanzelfsprekend
Facilicom en SPIE zijn enthousiast dat ze vroegtijdig worden betrokken bij bijvoorbeeld de keuze voor een keuken of het vervangen van een vloer. ‘Facilicom deelt haar kennis over soft services en SPIE deelt haar kennis over asset management, de hard services. Zo staan we aan de vooravond van het vervangen van onze keuken, hierbij kan Facilicom inbrengen hoe ze de keuken willen gebruiken en schoonhouden, geeft de Provincie aan dat ze een zo circulair mogelijke keuken wil met laag energieverbruik en brengt SPIE kennis op het gebied van onderhoud en installatie van keukens. Op die manier helpen SPIE en Facilicom elkaar bij de bedrijfsvoering. Dat wordt meer en meer vanzelfsprekend,’ merkt Olof. Ze noemt een voorbeeld: ‘SPIE komt moeilijker aan technisch personeel in de krappe arbeidsmarkt. Door met elkaar het onderhoudsjaarplan te maken kunnen we de projecten over een langere termijn vooruitplannen en afstemmen op de capaciteit van SPIE. Daar waar nodig, bijvoorbeeld omdat er tijdelijk onvoldoende capaciteit is, besluiten we samen hoe we in de planning schuiven.'
Board geeft sturing
Om deze ondernemende samenwerking aan te sturen, hebben de drie partijen een board ingericht die opdrachten formuleert. De boardleden nemen vrijwillig deel en denken ook op strategisch niveau mee. Het kost ze ongeveer vier halve dagen per jaar. De board wordt voorgezeten door een onafhankelijke voorzitter. Op termijn evalueren we gezamenlijk of deze aanpak werkt.
Duurzaamheid in ontwerp én beheer
Duurzaamheid en circulariteit speelt een grote rol in het multiservicecontract met Facilicom en het contract met SPIE. De Board geeft vorm aan deze gezamenlijke ambitie door opdrachten voor de zogenaamde crossfunctionele teams te formuleren. Deze teams, met deelnemers van de drie partners komen dan met een gezamenlijke oplossing. ‘Eén zo’n opdracht gaat over circulariteit, wat dat in de praktijk betekent en hoe we dat kunnen meten. Circulariteit en duurzaamheid bekijken we dus niet alleen vanuit het perspectief van SPIE, de ontwerpfase, maar ook tijdens de beheersituatie waarmee Facilicom te maken heeft,’ legt Tresoor uit.
Olof: ‘Hetzelfde speelt bij de catering. Onze voedselvisie sluit aan bij wat we in de gehele provincie uitdragen: practice what you preach. We kopen lokaal in, beperken voedselverspilling en bieden plantaardige opties aan. Dat willen we niet verplichten, maar we willen de medewerkers verleiden. Daarom kijken we goed naar de samenstelling van onze populatie. Het aantal jongere mensen neemt toe en zij zijn bijvoorbeeld bewuster bezig met plantaardig eten. Omdat de gemiddelde leeftijd van onze doelgroep hoger ligt, kijken we goed naar de snelheid van de transitie en hoe we onze medewerkers hierin meenemen. Facilicom als partner speelt hier een grote rol in.'
Investeren in informele momenten
Om ook informele contacten te stimuleren, organiseerde het samenwerkingsverband bijeenkomsten voor de medewerkers die bijdragen aan de ondernemende samenwerking. Zo werden onder andere workshops georganiseerd voor storingscoördinatoren van SPIE en de Provincie. Olof: ‘In die setting kunnen ze ook buiten het werk informeel met elkaar overleggen. Wat vinden we van elkaar? Word ik hier gelukkiger van? Deze aandacht voor feedback bestond voorheen niet op de plek waar het werk werd uitgevoerd, maar het vieren van de samenwerking is juist ontzettend belangrijk. Als facilitair medewerker doe je misschien wel te vaak ‘gewoon’ je werk. Terwijl het interessant is om samen te bespreken wat goed gaat en wat beter kan. Dat persoonlijke contact maken we nu concreet.'
Technologie helpt te voorspellen
Een ander aandachtspunt binnen deze ondernemende samenwerking is het toenemende belang van technologie. Ook hier delen we onze ambitie met SPIE en Facilicom. Tresoor verwacht onder meer dat AI de komende twee jaar een belangrijke rol gaat spelen binnen de Provincie. ‘Data gebruikten we eerst vooral om terug te kijken, maar we willen ze meer gebruiken voor voorspellingen. We weten bijvoorbeeld precies de CO2-uitstoot van onze catering, maar we willen ook voorspellen wat we moeten doen om die uitstoot te halveren. En wat zegt bijvoorbeeld het weer over het koopgedrag van medewerkers in het bedrijfsrestaurant en kunnen we hierop anticiperen?’ De Provincie gebruikt onder andere data om het aantal no-shows te meten in vergaderzalen.
Olof: ‘Met voorspellende data willen we het ruimtegebruik verbeteren en onze ruimtes optimaal benutten. AI kan helpen om gedrag te veranderen, bijvoorbeeld door interactie tussen de persoon die reserveert en AI. Stel, een groep van zes personen heeft een zaal gereserveerd, maar het blijkt dat de meesten die dag thuis werken. Door agenda’s, FMIS en AI te koppelen, is een toekomstige ontwikkeling dat we daarvan bijtijds een melding krijgen en kunnen we de zaal voor anderen beschikbaar stellen.'
