Projecten en programma’s gaan vrijwel nooit in één keer goed. Het gebeurt ook zelden dat de aanpak die aan het begin wordt gekozen gedurende de hele looptijd dezelfde blijft. Dit heeft ermee te maken dat de opgaven waarvoor deze aanpakken worden ingezet te ingewikkeld zijn om vooraf helemaal te doordenken. Bovendien verandert er tussentijds van alles en kom je gaandeweg tot nieuwe inzichten. Het inbouwen van leren en verbeteren in projecten en programma’s is cruciaal en onmisbaar. Dat kun je op allerlei manieren doen, lichter of juist steviger. Een van die manieren is door gebruik te maken van reviews: tussentijdse momenten waarop je met elkaar de balans opmaakt, bepaalt wat goed gaat, beter kan of anders moet en van daaruit gericht bijstuurt. Logisch, maar zeker nog geen gemeengoed.
Reviews als gefocuste reflectie- en verbetermomenten
Een project- of programmareview is een doeltreffende manier om in kaart te brengen welke beelden de betrokkenen hebben bij een specifiek project of programma én wat verbeterpunten zijn voor de uitvoering ervan. Zo’n review geeft ook leerpunten voor een volgend project of programma en voor het toepassen van het vak van projecten programmamanagement breder in een organisatie. Iedereen erkent het belang van regelmatige reviews en evaluaties op het verloop van projecten en programma’s. Toch zien wij dit in de praktijk te weinig goed gebeuren. Vaak wordt de tijd er niet voor genomen en daarmee blijven veel lessen liggen. Wij hebben daarom een reviewproces en een handige online scan ontwikkeld om het uitvoeren van reviews te stimuleren en ondersteunen.
In onze manier van kijken naar programma’s onderscheiden we 8 thema’s, die in Werken aan Programma’s (Prevaas en Van Loon, 2024) uitgebreid zijn beschreven. Wij werken met twee scans, één voor projecten en één voor programma’s. Elke scan bestaat uit 5 stellingen per thema, dus totaal 40 stellingen. Bij elk thema zoomen we in op specifieke aandachtspunten die ten grondslag liggen aan het slagen of mislukken van projecten en programma’s. Die zijn geformuleerd op basis van onze jarenlange ervaring met beide manieren van werken.
Download een compacte versie van: 'De Project en Programma Review'. Deze is ontwikkeld door TwynstraGudde, GoodWorkCompany en NOVAIM.
