Waar kosten écht ontstaan
Huisvesting is veruit de grootste kostenpost binnen Facility management. Het gaat om huur of afschrijving, energie, onderhoud en alle diensten die horen bij het gebruik van een gebouw. Daarnaast is een groot deel van de facilitaire dienstverlening uitbesteed. Daardoor werken kostenstijgingen in de markt vrijwel direct door in contracten.
Grip ontstaat wanneer organisaties sturen op drie niveaus:
-
Volume: gebouwen en vierkante meters.
-
Kwaliteit: wat is écht de basiskwaliteit?
-
Flexibiliteit: in contracten én in de eigen organisatie.
Organisaties die deze drie in samenhang bekijken, hebben structureel meer ruimte om te sturen.
De grootste kostenpost is niet één specifieke dienst, maar het verlies aan speelruimte.
Jesse Manenschijn-Ghuijs
Val niet stil: wendbaarheid boven bezuinigen
Onder druk zie ik organisaties soms in een ‘freezestand’ schieten: projecten pauzeren, innovaties uitstellen, digitalisering stopzetten. Maar in een dynamische markt werkt juist dat averechts. Wat wél helpt:
-
Kleine, gerichte pilots
-
Slimme procesverbeteringen
-
Datagedreven keuzes
Deze aanpak geeft inzicht én beweegruimte. Precies wat nodig is om de stijgende kosten het hoofd te bieden én toekomstbestendig te blijven.
Kengetallen helpen, maar context bepaalt
Onze facilitaire kengetallen laten jaar op jaar zien dat de spreiding in kosten groot is. Sommige diensten, zoals schoonmaak, verschillen sterk afhankelijk van kwaliteit en frequentie. Andere posten, zoals vastgoed, kennen minder spreiding maar bepalen wél het grootste deel van de totale kosten. Dat maakt één ding duidelijk: je kunt niet blind varen op gemiddelden of benchmarks.
Wat echt werkt, is begrijpen waarom jouw kosten zijn zoals ze zijn. Een basiskwaliteit die goed is gedefinieerd, geeft houvast. Door die kwaliteit naast je kosten te leggen, zie je waar het schuurt. Soms blijkt dat eisen hoger liggen dan nodig is. Soms dat een lagere standaard voldoende is om kosten te drukken zonder dat de dienstverlening eronder lijdt.
Kengetallen geven richting, maar nooit het hele verhaal. Pas wanneer je weet wat je koopt, waarom je het koopt en welke kwaliteit daarbij hoort, kun je sturen op waarde in plaats van alleen op kosten.
Hoe je je als Facitily management organisatie goed voorbereidt
- Breng cruciale producten en diensten in kaart
Wat is écht noodzakelijk om de organisatie te laten draaien? -
Vergelijk alleen gelijkwaardige situaties
Gebruik analyses en benchmarks, maar vergelijk appels met appels: gaat het om Facility management in de breedte, hard services, soft services of een specifieke dienst? En een kantooromgeving is immers iets heel anders dan een fabriek.
-
Stuur actief op vastgoedvolume
De echte winst zit vaak in minder panden en vierkante meters. Deze keuze werkt rechtstreeks door in soft services en biedt structurele besparingen.
-
Zorg voor flexibele contracten
Contracten moeten kunnen meebewegen met groei, krimp en veranderende behoeften. Er zullen ook weer financieel betere tijden komen, dus denk vooruit in je inkooptrajecten. Je wilt niet onverwacht tegen je financiële plafond aanlopen en te vroeg opnieuw moeten aanbesteden. Bouw ruimte in voor aanpassingen, zoals downsizing, het toevoegen van diensten of nieuwe afnemers, en leg dit vast in de scope, zodat je niet vastloopt.
Het laatste wat je wilt, is te vroeg tegen je financiële plafond aanlopen en opnieuw moeten aanbesteden.
Tot slot
Kostenstijgingen dwingen organisaties tot scherpe keuzes. Maar wie de juiste keuzes maakt over vastgoed, kwaliteit en flexibiliteit, creëert niet alleen grip, maar ook duurzame waarde.
Dit blog is gebaseerd op een interview dat eerder verscheen in Facto: TwynstraGudde over kostenmanagement in FM: echte winst zit vaak in minder panden en vierkante meters (Facto.nl).
