Van gemeenten die worstelen met het ravijnjaar tot universiteiten die inkomsten zien afnemen: veel organisaties moeten bezuinigen. Dat raakt direct de vastgoedportefeuille. Uit recent onderzoek (2024) blijkt dat ruim de helft van de vastgoed- en facility managers voor deze opgave staat. Terwijl strategische doelen en kwaliteitseisen overeind blijven, nemen de middelen af. En dat terwijl er urgente uitdagingen zijn, zoals verduurzaming, hybride werken en verouderd vastgoed. Bezuinigen zonder de strategische koers uit het oog te verliezen lijkt een onmogelijke opgave. Maar is dat ook zo? Op basis van gesprekken met diverse organisaties ontwikkelden we een aanpak met zes benaderingen om bezuinigingen op vastgoedgebied zorgvuldig te verkennen en vorm te geven.
De risico’s van een gebrek aan sturing
Iedereen die te maken heeft met vastgoed weet dat de financiële impact van een vastgoedportefeuille aanzienlijk is, waardoor vastgoed een cruciale rol speelt in de bezuinigingsopgave. Dat vraagt om scherpe keuzes die aansluiten bij het primaire proces. Zonder duidelijke sturing ontstaan grote risico's. Denk aan:
- Ad-hoc maatregelen die strategische doelen ondermijnen (zoals investeringen stopzetten, waardevol vastgoed afstoten of duurzaamheidsingrepen uitstellen).
- Verminderde kwaliteit van vastgoed en dienstverlening.
- Overbelaste vastgoedafdelingen die de organisatie niet meer optimaal kunnen ondersteunen.
- Onzekerheid en onvrede binnen het primaire proces, wat ten koste gaat van de prestaties van de organisatie.
Van uitdaging naar kans
Het is misschien verleidelijk om de bezuinigingen gelijk te verdelen over alle afdelingen, programma’s en deeltijdportefeuilles – de zogeheten kaasschaafmethode. Toch is dat een valkuil, want effectieve kostenbesparing vraagt om een integrale benadering en strategische keuzes voor de gehele organisatie en vastgoedportefeuille. Alleen dan kun je een integrale bezuinigingsstrategie ontwikkelen die aansluit bij de organisatie en complexe interne belangen.
Een flinke opgave, maar ook een uitdaging die kansen biedt. Er ontstaat momentum om keuzes te maken die eerder onbespreekbaar waren: om vastgeroeste werkwijzen te doorbreken en met elkaar het gesprek aan te gaan over wat vastgoed kan en moet toevoegen aan de organisatie. Dit is het uitgelezen moment voor een nieuwe koers, of het nou gaat om het heroverwegen van investeringen, het hanteren van striktere kaders voor businesscases of het aanscherpen van de wijze waarop vastgoedorganisaties zijn ingericht. Zo ontstaat de kans om structureel kosten te verlagen én de toekomstbestendigheid te vergroten.
Zes benaderingen voor bezuinigingen
De afgelopen maanden gingen we met verschillende opdrachtgevers in gesprek over de vraag hoe zij die uitdaging aanpakken. De belangrijkste les? Leer van elkaar, want bijna alle publieke vastgoedorganisaties worstelen met dezelfde opgave. Op basis van de gesprekken formuleerden we zes strategische benaderingen om bezuinigingen te verkennen en vorm te geven.
De zes benaderingen zijn:
- Focus op kerntaken en kernportefeuille.
- Herijk geplande investeringen en wees realistisch.
- Optimaliseer ruimtegebruik en benut het momentum.
- Verken verdere benutting van het vastgoed en de opbrengstmogelijkheden.
- Stuur scherp op exploitatielasten en servicekostenniveau.
- Richt de vastgoedorganisatie in op een nieuwe realiteit/werkwijze.
Juist de samenhang tussen de benaderingen zorgt voor een structurele bezuiniging, waarbij strategische doelen niet uit het oog verloren worden. Bij elke benadering horen concrete ingrepen die kunnen bijdragen aan het realiseren van kostenbesparingen. Dit najaar publiceren wij een leidraad waarin we onze concrete aanpak hiervoor met je delen.
