Steeds meer organisaties stappen over op een regiemodel en besteden facilitaire zaken uit. Ook het CBR maakte die beweging, waardoor met name de facilitair beheerders houvast zochten voor hun nieuwe rol. Waar zij eerst met de gereedschapskist door het pand liepen, moeten ze nu regisseren. De organisatie had behoefte aan een duidelijke invulling van de regierol. Daarom schakelde het CBR TwynstraGudde in om de organisatie-inrichting tegen het licht te houden en te helpen bij de verdere professionalisering.
Een heldere meetlat voor volwassenheid
Een transitie naar een regieorganisatie vraagt om heldere taken en verantwoordelijkheden, structurele samenwerking en een integrale aanpak. Daarom toetsten we de organisatie-inrichting, waarbij we het volwassenheidsmodel gebruikten als meetlat. Dit model maakt inzichtelijk hoe een organisatie scoort op verschillende aspecten van regievoering.
Zes concrete thema’s
De volwassenheidsscan begon met een grondige documentstudie van strategische stukken, beleid, contracten en jaarplannen. Met deze analyse brachten we de huidige en gewenste situatie in kaart op zes thema’s:
-
Strategie en beleid
-
Management en cultuur
-
Besturing & beheersing
-
Processen & systemen
-
Klant- en relatiemanagement
-
Contract- en leveranciersmanagement
In interviews met medewerkers en leveranciers onderzochten we hoe het werk in de praktijk daadwerkelijk wordt georganiseerd en ervaren, en keken we vooruit naar de gewenste organisatie. Daarnaast onderzochten we in de gesprekken hoe de samenwerking tussen de afdelingen verbeterd kan worden om de regieorganisatie verder te professionaliseren.
Samen richting kiezen
Het resultaat was een helder beeld van het volwassenheidsniveau per thema. De bevindingen van de documentstudie en interviews legden we voor in een werksessie met het managementteam. In deze sessie toetsten we de analyse en formuleerden we gezamenlijk ontwikkelopgaven. Per thema stelden we concrete verbetervoorstellen vast, inclusief acties die direct uitvoerbaar zijn op de korte termijn. Daardoor fungeerde het onderzoek als katalysator voor bredere organisatieontwikkeling.
We waren erg zoekende naar een meetlat om te bepalen waar we staan en waar we naartoe willen. Het volwassenheidsmodel heeft ons geholpen om ontwikkelopgaven te duiden, ook naar de toekomst toe.
Rogier Hageman
Manager Huisvesting, CBR
Fundament voor verdere groei
Voor het CBR betekent dit dat de afdeling Inkoop en Facilitaire Zaken nu weet waar zij staat, hoe medewerkers de transitie ervaren en waar het verbeterpotentieel ligt. De afdeling is beter gepositioneerd om door te ontwikkelen en beschikt over een concreet plan van aanpak. Bovendien is de organisatie zich bewuster van het belang van regie en samenwerking, wat verdere professionalisering mogelijk maakt. En omdat het onderzoek voortaan wordt gebruikt als nulmeting, is toekomstige voortgang meetbaar.
Waarom TwynstraGudde?
TwynstraGudde combineert diepgaande kennis van facilitaire regieorganisaties met een bewezen volwassenheidsmodel en een pragmatische, praktijkgerichte aanpak. Medewerkers en management worden actief betrokken bij het formuleren van verbeteropgaven, waardoor draagvlak en eigenaarschap ontstaan. De aanpak leidt tot direct uitvoerbare verbeterpunten én organisatieverandering op de lange termijn.
