Het havenbedrijf stond voor complexe keuzes en wilde snel een gedragen, kostenefficiënte voorkeursbeslissing nemen. Dankzij een helder afwegingskader kregen ze snel inzicht voor onderbouwde besluiten.
Snelle besluitvorming
Het afwegingskader maakte het mogelijk om complexe keuzes snel en gestructureerd te beoordelen, wat leidde tot een gedragen voorkeursbeslissing.
Meer draagvlak
Door het betrekken van interne kennis ontstond breed inzicht en begrip, waardoor beslissingen beter aansloten bij de organisatie en breed gedragen werden.
Betere inzichten
Het proces bracht cruciale argumenten en afwegingen boven tafel, waardoor strategische en operationele doelen helder gekoppeld konden worden aan concrete projectvarianten.
Bij het Havenbedrijf Rotterdam spelen meerdere grote projecten, waaronder het bouwen van een nieuwe kade, het uitbreiden van het wegennet en het herstellen van een sluis. Essentiële keuzes die hierbij gemaakt moesten worden waren bijvoorbeeld: kiezen we voor een caisson (afgezonken kadedeel) of gaan we voor een traditionele kademuur met een damwandconstructie? En bij het aanleggen van het wegennet: wordt het een gelijkvloerse kruising of een fly-over?
Dat vraagt nogal wat van de projectmanagers. Het Havenbedrijf wil bovendien dat keuzes worden gemaakt met een scherpe blik op de kosten. En uiteraard met oog voor de doelstellingen die het Havenbedrijf wil bereiken op lange termijn. De mindset moet zijn: we vergelijken varianten in aanpak, uitvoering en beheer en we kiezen de variant die kwalitatief goed is én qua kosten voldoet. Vaak levert het nemen van zo’n besluit de nodige keuzestress op:
- Want wat is de beste optie?
- Renoveren of nieuw bouwen?
- Wat vindt de omgeving van die keuze?
- Wat is technisch de beste oplossing?
- Hoe duurzaam is het?
- Wat betekent het voor het toekomstige beheer?
- En wat is de impact op de logistiek en de capaciteit van verkeer en schepen?
De antwoorden op die vragen betekenen vaak lange processen van onderzoek. Toch kan een eerste verkenning van inzichten – gewoon met mensen uit het eigen bedrijf – een katalysator zijn voor het kiezen van de juiste richting. TwynstraGudde ontwikkelde daarvoor een afwegingskader voor het Havenbedrijf Rotterdam, op basis van onze besluitverkenner.
Criteria opstellen met experts
Voor alle drie de projecten is een standaard afwegingskader opgesteld waarin criteria zijn benoemd. Die criteria zijn opgehaald uit gesprekken met verschillende experts uit de organisatie die betrokken waren bij het project. Behalve projectmanagers, projectengineers, de assetmanager en verschillende adviseurs zijn dat bijvoorbeeld mensen van Inkoop. Criteria waren onder andere: hoe innovatief is de variant, kan er duurzaam en circulair worden gebouwd, is de oplossing competitief ten opzichte van andere marktoplossingen en hoe scoort de variant qua risicoprofiel? Zo zijn dertien criteria opgesteld en gewogen.
Score én argumenten
Alle geselecteerde criteria binnen het project zijn gescoord. Maar nog belangrijker: elke score is onderbouwd met argumenten, waarbij met name de afwijkende meningen het meest waardevol bleken. De experts met de afwijkende mening hadden vaak informatie die zeer relevant was, maar nog niet bekend bij andere disciplines. Met de resultaten kregen de beslissers in het projectteam een totaalbeeld vanuit verschillende disciplines en genoeg inzicht om op basis hiervan een voorkeursbeslissing te nemen. Dit is vervolgens voorgelegd aan de projectboard.
Gedragen besluit voor voorkeursvariant
Met het afwegingskader is de verbinding gelegd tussen de strategische doelen van het Havenbedrijf en de operationele keuzes binnen de drie projecten. Door het voeren van een gestructureerde en gefundeerde discussie met experts uit de organisatie is men tot meer eenduidige keuzes en afwegingen gekomen en uiteindelijk tot een gedragen besluit voor een voorkeursvariant die de meeste kwaliteit biedt en het meest kostenefficiënt is. Het Havenbedrijf is een lerende organisatie. Daarbij sluit het afwegingskader naadloos aan. Het werken met deze tool en het werken volgens dit proces zorgt voor transparantie en draagvlak. Mensen voelen zich betrokken en gehoord. Het afwegingskader zal dan voor elk toekomstig project worden ingezet bij het Havenbedrijf.
Waarom TwynstraGudde?
Wij weten welke uitdagingen er liggen in de wereld van assetmanagement binnen organisaties om de strategische doelen te bereiken. De vertaling hiervan naar tactisch en operationeel niveau is hierbij essentieel. De manier waarop is voor elke organisatie anders. TwynstraGudde heeft veel ervaring met het samenbrengen en benutten van kennis uit organisaties. Bovendien kennen we de wereld van mobiliteit en infrastructuur. Voor verschillende organisaties hebben wij de besluitverkenner ingezet en daarmee besluitvorming mogelijk gemaakt.
