Op 14 september 2022 heeft Zijne Majesteit de Koning het gerenoveerde hoofdgebouw van het Zuid-Hollandse provinciehuis officieel geopend. Wat eraan voorafging was een driejarige renovatie waarin het hoofdgebouw (in jargon: gebouw C) volledig op de schop ging. Het nieuwe gebouw kent een veelheid aan functies en gebruikers: van het democratische hart van de provincie, een ontmoetingscentrum voor bestuur, ambtenarij en samenleving tot en met een locatie voor congressen en evenementen. Het gebouw is uitnodigend naar de samenleving en gedeeltelijk toegankelijk voor publiek. Het nieuwe gebouw is bovendien duurzaam en energieneutraal.
Verbinding en goede samenwerking
De afdeling Facilitaire Zaken speelt een belangrijke rol bij het gebruik van het gebouw. Naast huisvesting en vastgoed gaat het daarbij bijvoorbeeld ook om hospitality, beveiliging, kunst, AV, catering, schoonmaak en afvalverwijdering. Doel is het primaire proces optimaal te ondersteunen. Niet alleen in gebouw C, maar ook in aansluiting op de gebouwdelen A, B en D. Verbinding en goede samenwerking tussen Facilitaire Zaken en interne dienstverleners en eindgebruikers is daarbij essentieel. Evenals de verbinding met contractmanagement, financiën en communicatie.
Aanvalsplan
Tijdens de renovatie werkten medewerkers van de provincie in andere (externe) bouwdelen en vanwege corona ook voor een groot deel thuis. De renovatie werd door een projectteam gerealiseerd. De afdeling Facilitaire Zaken heeft in die periode geen diensten geleverd in gebouw C. Met de ingebruikname van het vernieuwde hoofdgebouw van het provinciehuis in het vooruitzicht moesten de facilitaire diensten dus weer opnieuw aangesloten worden. Belangrijk onderdeel hierbij was de overdracht van de projectorganisatie naar de beheerorganisatie. Daarvoor was een aanvalsplan nodig. TwynstraGudde heeft dat in opdracht van het facilitair managementteam van de provincie gemaakt en begeleid.
Dienstverleningsconcept
Onze adviseur heeft de primaire processen, de doelgroepen en het beoogde gebruik van het gebouw nauwkeurig geanalyseerd. Vanuit een overkoepelende coördinatie is per vakteam uitgewerkt welke diensten worden geleverd en hoe de samenwerking binnen en buiten het gebouw eruitziet. De vertegenwoordigers van de vakteams werden hier nauw bij betrokken. Want welke facilitaire diensten zijn nodig om het primaire proces mogelijk te maken? De financiële component mag daarbij niet ontbreken: wat betekenen de keuzes voor de exploitatie? In verschillende werksessies hebben we behoeften inzichtelijk gemaakt en de opgaven voor de afdeling geformuleerd. Vooral aan beveiliging is veel aandacht besteed. De analyse heeft geresulteerd in een dienstverleningsconcept dat een leidraad voor facilitaire stakeholders is en als basis dient voor communicatie.
Het resultaat van ons werk
Ons werk heeft ertoe geleid dat de samenwerking tussen de vakteams is versterkt evenals de verbinding met de rest van provinciale organisatie. Goede samenwerking draagt bij aan sfeer, werkplezier en optimale prestaties. De afdeling Facilitaire Zaken en het managementteam zagen de opening van het nieuwe gebouw daardoor met vertrouwen tegemoet. Nu het gebouw in gebruik is genomen, worden de primaire processen optimaal ondersteund. De afdeling Facilitaire Zaken beheert en faciliteert hiermee een gebouw waarmee de provincie Zuid-Holland de verbinding met de samenleving legt.
Waarom TwynstraGudde?
Onze adviseurs combineren vakinhoudelijke kennis en ervaring met goede communicatieve vaardigheden. Met kennis van huisvesting, vastgoed en facilitaire dienstverlening en bekendheid met het werk van het openbaar bestuur kunnen we de juiste verbindingen leggen en interne processen versnellen.
