De aanpak van het stationsgebied is een groot en omvangrijk programma voor de gemeente Hilversum. Het vergroot de bereikbaarheid en heeft invloed op het imago van de stad als een belangrijk kruispunt binnen de regio. Daarnaast zijn er intern en extern veel partijen bij het programma betrokken. Kortom, een complex programma met grote bestuurlijke ambities, veel raakvlakken met andere trajecten, grote budgetten en veel belanghebbenden.
Sturen op doelen en samenhang
Programmamanagement is een effectieve manier om meerdere samenhangende projecten parallel uit te voeren en daarmee strategische doelen te bereiken. TwynstraGudde heeft de gemeente Hilversum geholpen om de inhoud van het programma, de inbreng van de stakeholders en de programmaorganisatie beter inzichtelijk te maken en vorm te geven. Om dit goed in beeld te brengen, hebben we een aantal sessies georganiseerd voor het gemeentelijke kernteam. Hierbij werden specifieke programmamanagementtools ingezet om de inhoud, stakeholders en programmaorganisatie te analyseren en te structureren.
Structureren van een programma: start met de inhoud
Onze overtuiging is om altijd met de inhoud te beginnen. Een programma is een samenhangend geheel van doelen, baten en inspanningen. Tijdens de sessies hebben we met het Doelen-Inspanningen-Netwerk (DIN) de samenhang tussen deze elementen uitgewerkt. Het DIN helpt om de inhoud in één figuur te zetten, visueel te maken en de samenhang te laten zien. Op projectniveau hebben we met behulp van het Project Canvas de inhoud verder uitgewerkt.
Van inhoud naar stakeholders
Door de inhoud van het programma in het DIN uit te werken, konden we nagaan welke partijen belangrijk zijn voor het programma. Wat zijn de belangen? Wie heeft hier invloed op? En van wie hebben we inhoudelijke inbreng nodig? In een stakeholdersanalyse hebben we samen met het kernteam bepaald welke rollen de interne en externe partijen moeten innemen om de programmadoelen te bereiken.
Een heldere programmaorganisatie
Op basis van het DIN en de stakeholdersanalyse hebben we een programmaorganisatie gepresenteerd. Het resultaat is een heldere inrichting van de programmaorganisatie en een organogram met een uitwerking van de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen. Dit maakt een betere samenwerking mogelijk tussen interne en externe partijen. Daarnaast hebben we specifieke aandachtsgebieden uitgewerkt, zoals het management van de scope, de capaciteit en de omgeving. Door de inhoud, de stakeholders en de programmaorganisatie scherp te hebben, kan de uitvoering van het programma nu soepeler verlopen.
De toegevoegde waarde van TwynstraGudde
Programmamanagement is één van de kernactiviteiten van TwynstraGudde. Door onze inhoudelijke kennis en ervaring met verschillende programma’s bij uiteenlopende organisaties kunnen we theorie en praktijk goed met elkaar verbinden. Door concrete tools aan te reiken en heldere analyses toe te passen, weten we met een grote groep snel resultaat te bereiken. Ook bij veelomvattende en complexe programma’s.
