ABN AMRO Facility Management Doorontwikkelen van strategische samenwerkingen binnen ABN AMRO

ABN AMRO Facility Management (ABN AMRO) heeft een transformatie ondergaan. Van een (gedeeltelijke) uitvoeringsorganisatie is de beweging gemaakt naar een strategische regie-organisatie, genaamd Workplace Management. Workplace Management is verantwoordelijk voor de werkomgeving van 21.250 medewerkers, verspreid over 67 locaties. ABN AMRO heeft ons gevraagd haar te begeleiden bij een tussentijdse toets. Om zo tot een groeiplan te komen voor de komende 12 tot 18 maanden.

ABN AMRO wil reflecteren op de toepassing van het organisatie- en sourcingmodel naar een strategische regie-organisatie.

VFM Facility Experts en TwynstraGudde hebben ABN AMRO begeleid bij de visievorming, aanbestedingen en implementatie (zie ook). Na een eerste jaar van implementeren en samenwerken is het waardevol om terug te blikken. In hoeverre zijn de ambities, doelen en uitgangspunten gerealiseerd en welke verbeterpunten zijn er? En belangrijker, hoe kan men samen doorgroeien naar volwassen partnerschap met meerwaarde voor de eindgebruiker?

Inzichten en conclusies van de toetsen zijn gebruikt om te komen tot een groeiplan voor de komende 12 tot 18 maanden.

'Ik ben ervan overtuigd dat de groei in een samenwerkingsverband versneld kan worden door deze te laten toetsen door onafhankelijke professionals.'

Erika Bonis, Directeur Workplace Management

Met aandacht voor alle niveaus en perspectieven binnen de samenwerking

Om de vraag ‘In hoeverre zijn de ambities, doelen en uitgangspunten gerealiseerd en welke verbeterpunten zijn er?’ te beantwoorden zijn drie toetsen geïnitieerd.

Figuren ABN AMRO

Toets 1 | Afdeling Workplace Management

Focus van de toets ‘Afdeling Workplace Management’ lag op de inrichting en werking van de afdeling Workplace Management. Hierbij stonden onder andere de volgende vragen centraal:

In hoeverre is het organisatiemodel passend bij de praktijk?
Worden de geschetste uitgangspunten daadwerkelijk toegepast? In hoeverre is invulling gegeven aan de (nieuwe) functies en wat zijn sterke- of verbeterpunten?
In welke mate vindt onderlinge samenwerking plaats?

Op basis van individuele- en groepsinterviews is gekomen tot inzichten. Deze inzichten zijn samen met een vertegenwoordiging van de afdeling vertaald naar een ontwikkelplan voor de afdeling.

Toets 2 | Integrale samenwerking

Workplace Management heeft haar dienstverlening grotendeels uitbesteed aan drie contractpartners. Bij de start is gekozen tot een verregaande vorm van onderlinge afhankelijkheid en samenwerking.

TwynstraGudde en VFM Facility Experts hebben in beeld gebracht in welke mate de samenwerking tussen (contract)partners passend is. Aan de hand van een documentenanalyse, interviews en een samenwerkingsscan is hierbij gekeken naar de actuele context, ambities en uitgangspunten.

Vier invalshoeken voor succesvolle samenwerking

Invalshoeken voor een succesvolle samenwerking (TwynstraGudde)

Toets 3 | Toets contractuele samenwerking contractpartners

Uiteindelijk zijn ook de één op één samenwerkingen tussen Workplace Management en haar contractpartners onderzocht. Op basis van het Collaboration Model ©, met aandacht voor ambities, dienstverlening, marktconformiteit en prestaties is onderzocht of en in welke mate de vastgelegde (contractuele) samenwerking alsook samenwerking in de praktijk bijdragen aan de ambities van beide. Dit heeft geleid tot inzicht in hoe het contract in de praktijk werkt voor beide partners en welke ontwikkelpunten er nog zijn voor de nabije toekomst.

Figuren ABN AMRO2 Collaboration Model© (VFM 2021)

Van inzicht naar ontwikkelplan

Uiteindelijk is het doel om stappen te zetten die ABN AMRO en haar partners verder brengen in de samenwerking en volwassenheid van hun relatie. TwynstraGudde en VFM Facility Experts hebben de inzichten uit de onderzoeken gepresenteerd aan de Workplace Management en haar contractpartners. Met elkaar is tijdens een tweedaagse toegewerkt naar een ontwikkelplan. In dit ontwikkelplan zijn drie speerpunten geformuleerd. Speerpunten die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de samenwerking, relevant voor alle deelnemende partijen. De speerpunten zijn uitgewerkt in acties en uitgezet in een planning. Vanzelfsprekend is voor het succesvol uitvoeren van de acties (en planning) medewerking nodig van alle partners.

'Ontzettend blij met de uitkomsten. Effect is nu al merk- en voelbaar.'

Sylvia Booms, Head of Supplier Management

Waarom VFM Facility Experts en TwynstraGudde?

Binnen het gestelde vraagstuk was twee jaar geleden behoefte aan zowel sourcing- als organisatieadvies in facility management. Met specifieke kennis en ervaring binnen de facilitaire branche. Om die reden hebben VFM Facility Experts en TwynstraGudde hun krachten gebundeld om ABN AMRO te ondersteunen bij deze ambitieuze verandering. Ook bij het evalueren en doorontwikkelen van deze samenwerking hebben VFM Facility Experts en TwynstraGudde intensief samengewerkt.