ABN AMRO Toekomstbestendig Workplace Management binnen ABN AMRO

ABN AMRO is een bank in transitie. Dit heeft gevolgen voor de afdeling Workplace Management. Van de afdeling wordt een actieve bijdrage verwacht aan het doel: Banking for better, for generations to come. Ook vragen de gevolgen van corona iets van het aanpassingsvermogen van de afdeling. Er is een krimp in locaties. De krapte op de arbeidsmarkt maakt dat je als afdeling Workplace Management (nog) meer aandacht moet schenken aan de werkomgeving. ABN AMRO heeft ons gevraagd de verandering naar een professionele en flexibele workplace management organisatie te begeleiden. Het organisatie- en sourcingmodel is herzien en vertaald naar de praktijk.

Foto: Ralph Rozema

De afdeling Workplace Management (voorheen Facility Management & Real Estate) van ABN AMRO is verantwoordelijk voor de werkomgeving van 19.000 medewerkers, verspreid over 180 locaties. Tot september 2021 deed men dit met een team van toegewijde medewerkers op operationeel, tactisch en strategisch niveau en diverse leveranciers. Om verdere professionalisering en flexibiliteit te organiseren is in 2019 gestart met het programma FutureFM.

Samen met VFM Facility Experts hebben wij ABN AMRO begeleid bij het herzien van haar organisatie- en sourcingmodel en de vertaling van dit model naar de praktijk. VFM Facility Experts adviseert en levert interim oplossingen op het facilitaire vakgebied.

'Met dank aan TwynstraGudde en VFM Facility Experts hebben wij inzicht in de daadwerkelijke impact van onze keuzes gekregen. Het echt doorvragen was hierbij heel behulpzaam. De hulp was nodig om te staan waar we nu staan', Erika Bonis - Directeur Workplace Management

Programma Future FM | integratie en uniformiteit, met respect voor specialisatie

De begeleiding van de verandering naar een professionele en flexibele workplace management organisatie bestond uit twee fasen:

Fase 1: Herzien van het organisatie- en sourcingmodel

Op basis van een analyse naar de huidige situatie, een schets van de toekomst en een interactieve verkenning van de markt is gekomen tot diverse toekomstscenario’s. Op basis van een geobjectiveerd afwegingskader en kwantitatieve omzet is gekomen tot een gedragen keuze. Wij hebben ABN AMRO begeleid bij het maken van deze keuze. Concreet heeft dit geresulteerd in:

Weloverwogen keuze voor een organisatiemodel inclusief benodigde formatie en profielen.
Weloverwogen keuze voor een sourcingmodel : IFM Soft Services, Managing Agent Hard Services, Commercieel Assetmanagement. ABN AMRO ontwikkelt zich naar een kleine regie-organisatie gericht op strategie regietaken. Inclusief een aanpak voor pre-implementatie.
Overkoepelende business case.

'Zij hielden mij continu scherp. De rol van challenger is goed opgepakt. Hierdoor lukt het ons niet alleen in het moment te zitten, maar ook vooruit te kijken', Berry Reinders - Contractmanager Soft Services

Fase 2: Vertalen van het model naar de praktijk

Na de keuze voor een nieuw organisatie- en sourcingmodel is ons gevraagd de adviezen in de praktijk te brengen. Dit heeft geresulteerd in:

De daadwerklijke inrichting van een nieuwe facilitaire organisatie. De transitie van personeel naar een (nieuwe) leverancier of elders.
Contractering van drie partijen (IFM Soft Services, Managing Agent Hard Services, Commercieel Assetmanagement) voor de gehele facilitaire dienstverlening. Met aandacht voor de drie fits (company – cultural – solution).
Samenwerkingsconvenant voor de integrale samenwerking.

'We hebben voorafgaand aan de implementatie de integrale samenwerking met de drie partijen opgezet. TwynstraGudde en VFM Facility Experts hebben dit traject begeleid. We hebben hier nu, na de implementatie, veel profijt van. De basis is goed waardoor onze partners niet op een eiland zitten maar onderlinge samenwerking de standaard is', Charlotte Opdam - Strategisch adviseur

Waarom VFM Facility Experts en TwynstraGudde?

Binnen het gestelde vraagstuk was behoefte aan zowel sourcing- als organisatieadvies in facility management. Met specifieke kennis en ervaring binnen de facilitaire branche. Om die reden hebben wij samen met VFM Facility Experts onze krachten gebundeld om ABN AMRO te ondersteunen bij deze ambitieuze verandering. Door de samenwerking beschikt ABN AMRO over:

Een sourcing- en organisatiespecialist.
Expertise op het gebied van soft en hard services.
Ruime ervaring met (internationale) organisaties.
Ruime ervaring met inkoop, begeleiding van aanbestedingen, samenwerking en implementatiemanagement.