Ondanks deze veranderende context wil je als opdrachtgever, projectmanager of projectteam grip houden op de opgave. Je wilt weten wat er speelt, signaleren waar kansen en bedreigingen zitten en alert reageren op ontwikkelingen. Je bent op zoek naar handelingsperspectief om gedurende het project bij te kunnen sturen en grip te houden.
Een nieuwe kijk op projecten is nodig
Dit vraagt om een nieuwe kijk op projecten. Hiervoor hebben wij de Projectlens ontwikkeld. Een hulpmiddel om jouw project te leren lezen en te signaleren wat er gebeurt en op welke plek in het systeem de oorsprong zit. De Projectlens kan dus worden ingezet als diagnosemodel, dat helpt om te signaleren en om vervolgens handelingsperspectief te krijgen, waar jij vanuit jouw rol en invloedssfeer mee aan de slag kan.
Meer grip op de dynamiek van jouw project
De Projectlens is een praktische manier om je project systemisch te leren ‘lezen’. Of je nu aan het begin staat of midden in een project, de Projectlens geeft inzicht én handelingsperspectief.
Hoe werkt de Projectlens?
De Projectlens ‘kijkt’ met een lens van complexiteit naar projecten, volgens twee dimensies: (1) wat zien we gebeuren en (2) waar in het systeem gebeurt dit?
1. Wat zien we gebeuren?
Om te identificeren wat er gebeurt in jouw project richt de Projectlens zich op vier invalshoeken. Het uitgangspunt is dat alles wat er in jouw project gebeurt, is in te delen in deze invalshoeken, die zijn in te delen op basis van twee assen:
Verticale as: waarom en het wat van je project
Van abstract (het projectverhaal) naar concreet (de projectopgave):
- Verhaal: gaat over het bestaansrecht van jouw project; wat is de kernboodschap en hoe wordt die vervat, gepresenteerd en begrepen?
- Opgave: gaat over wat je oplevert in jouw project; het concrete resultaat. De opgave kan in ontwikkeling en onzeker zijn.
Horizontale as: aanpak van jouw project
Van bovengronds (de structuur) naar ondergronds (de dynamiek):
- Structuur: gaat over de afspraken in jouw project, op het gebied van resultaat, organisatie, procedures en beheersaspecten als tijd, geld en kwaliteit.
- Dynamiek: gaat over gedrag wat soms waarneembaar en minder zichtbaar voorkomt tussen mensen en groepen. Een goede dynamiek ontstaat in een veilige omgeving, met rechtvaardige en oprechte aandacht voor iedereen.
2. Waar in het systeem gebeurt dit?
Om te identificeren waar iets gebeurt in jouw project hanteren we een systemische benadering, die uit gaat van verschillende niveaus. Elk systeem heeft eigen kenmerken, en patronen die in het bovenliggende systeem zijn ontwikkeld, die hebben invloed op onderliggende systemen. Zo kan het zijn dat je als projectteam een probleem tegenkomt wat eigenlijk een probleem voor de moederorganisatie is. De oplossing vraagt dan om interventies op een ander niveau.
We onderscheiden vijf systeemniveaus:
- Ik: jij als individu. Je hebt kwaliteiten, ontwikkelpunten en normen en waarden die je mee brengt.
- Projectteam: systeem waar de meeste focus op ligt tijdens het project. hier heb je te maken met medewerkers die allemaal hun eigen kenmerken meenemen.
- Moederorganisatie: de organisatie(s) waar leden van het projectteam lid van zijn en waar vaak het opdrachtgeverschap is belegd.
- Actief betrokken omgeving: de omgeving waar het project actief mee in contact staat, zoals stakeholders die geraakt worden en bepaalde mate van belang en invloed hebben.
- Maatschappij: het stad of land waar het project plaatsvindt, de cultuur of het type markt waarin je opereert.
Voor wie is de Projectlens en wanneer gebruik je deze?
De Projectlens is bedoeld voor mensen die in of rondom complexe projecten bewegen, en door de complexiteit en onvoorspelbaarheid van de opgave op momenten door de bomen het bos niet meer zien. Dit kan zijn vanuit de rol van projectmanager, -medewerker of opdrachtgever.
Je kan de Projectlens op meerdere momenten inzetten:
- In de opstartfase van jouw project, om te beoordelen of alle projectelementen goed zijn ingericht.
- Gedurende het project, wanneer je merkt dat er belemmeringen zijn die vooruitgang in de weg zitten.
- Als agenda voor een teamsessie, om het gesprek te structureren.
- Bij een faseovergang of evaluatie-instrument, zodat je het plan van aanpak voor de volgende fase kan aanscherpingen.
- Als monitoringsinstrument voor jouw project, om op frequente momenten te monitoren en acties te bepalen.
Hoe gebruik je de Projectlens?
Om de Projectlens toe te passen doorloop je de volgende stappen:
- Inzicht in systemen: welke systemen bestaan er in en om jouw project? Ga hierover met je projectteam in gesprek.
- Inzicht in invalshoeken: wat gebeurt er in jouw project en welke invalshoeken hebben aandacht nodig? Ga hierover met je projectteam in gesprek.
- Scoor je project: beantwoord alleen of samen met jouw projectteam de diagnosevragen die bij de Projectlens horen, die inzicht geven in wat en waar iets gebeurt in jouw project.
- Bespreek de uitkomst van jullie score: ga in gesprek met jouw projectteam over opvallende scores. Wat gebeurt er en welke systemen of kenmerken springen eruit? En waar kan dat door worden verklaard?
- Bepaal geschikte interventies: ga in gesprek met jouw projectteam over het handelingsperspectief om met de aandachtspunten in jouw project om te gaan en hoe jullie dat willen doen.
Hulp nodig?
Wil je meer uitleg over de Projectlens, heb je hulp nodig bij de toepassing of heb je andere vragen? Neem dan gerust contact op, dan bespreken we de mogelijkheden.
