Juist na de eerste jaren ontstaat vaak een nieuwe vraag. Het proces staat, maar levert het ook voldoende op? Worden lastige keuzes daadwerkelijk gemaakt? Is er genoeg zicht op capaciteit en financiële middelen? Helpt het portfolio om strategische doelen te realiseren? En lukt het om niet alleen de structuur, maar ook het gedrag rond portfoliomanagement verder te ontwikkelen?
Het verschil tussen papier en praktijk
In onze praktijk zien wij dat veel organisaties grote stappen zetten in het ontwerpen van portfoliomanagement. Ze richten een proces in, maken afspraken over rollen en ontwikkelen hulpmiddelen zoals een initiatiefdocument, afwegingskader en portfoliorapportage. Toch blijkt het verschil tussen ingericht en werkend groot. Portfoliomanagement vraagt namelijk meer dan een goed proces. Het vraagt ook om integraliteit, transparantie en moed: de bereidheid om over afdelingsbelangen heen te kijken, keuzes te maken die soms schuren en eerlijk te zijn over risico’s en haalbaarheid.
Daarom is het waardevol om af en toe stil te staan bij de vraag hoe volwassen het portfoliomanagement binnen de organisatie eigenlijk is. Niet om te beoordelen of het goed of fout is, maar om scherp te krijgen waar de volgende ontwikkelstap zit. Een volwassenheidsscan helpt om die stap gericht te bepalen.
Een integrale blik op zes elementen
Wij kijken naar portfoliomanagement aan de hand van zes samenhangende elementen die we samenbrengen in een volwassenheidsmodel: proces & tools, inrichting & positionering, overzicht & inzicht, strategische focus, planmatig werken en cultuur & leiderschap. Samen geven deze elementen een compleet beeld van wat nodig is om portfoliomanagement effectief te laten functioneren.
Per element zoomen wij in op een aantal criteria en beantwoorden wij vragen als: leidt het portfolioproces tot echte keuzes? Zit het juiste mandaat aan tafel? Is er voldoende overzicht van lopende en geplande initiatieven, capaciteit en financiën? Geven de strategische doelen voldoende richting? Zijn project- en programmaopdrachten scherp genoeg geformuleerd? En is er in de organisatie voldoende gedrag zichtbaar dat past bij integraal prioriteren en sturen?
Zo werkt de volwassenheidsscan
De scan start met een digitale vragenlijst onder sleutelspelers in de organisatie. Zij scoren de zes elementen en lichten toe waar zij vinden dat het goed gaat en waar knelpunten en ontwikkelkansen zitten. Die uitkomsten vormen het vertrekpunt voor verdiepende gesprekken. Juist verschillen in scores zijn interessant: ze laten zien waar beelden uiteenlopen en waar het gesprek nodig is.
Ondertussen analyseren wij relevante documenten, zoals strategische kaders, procesbeschrijvingen, project- en programmaplannen, portfoliorapportages en besluitvormingsstukken. Zo ontstaat een rijk beeld van hoe portfoliomanagement op papier is ingericht én hoe het in de praktijk werkt. Waar passend spiegelen wiij de bevindingen aan ervaringen bij vergelijkbare publieke organisaties.
Wat levert het op?
Een volwassenheidsscan geeft bestuur en management een gedeeld beeld van de huidige situatie. Waar werkt portfoliomanagement al goed? Waar blijft het hangen in proces of overleg? En welke interventies zijn nodig om de volgende stap te zetten? De uitkomst is geen dik rapport om in de la te leggen, maar een concreet advies met ontwikkelrichtingen per element.
Daarmee helpt de scan om portfoliomanagement verder te brengen: van overzicht naar inzicht, van proces naar sturing en van losse initiatieven naar strategische focus. Met andere woorden: van ingericht naar werkend.
Tijd voor de volgende stap?
Werk je al een tijdje met portfoliomanagement en vraag je je af of er meer uit te halen is? Dan helpt een volwassenheidsscan om scherp te zien waar jullie staan en welke stap nu het meeste oplevert. Zo voorkom je dat portfoliomanagement blijft hangen op hetzelfde niveau en vergroot je de kans dat het doet waarvoor het bedoeld is: helpen om bewuste keuzes te maken, beter te sturen en publieke organisaties hun strategische doelen te laten realiseren.
