Laten we eerst bekijken wat een programma anders maakt dan een project. Een programma is een tijdelijke, unieke en complexe verzameling doelen en inspanningen waaraan mensen met beperkte middelen doelgericht samenwerken (Theo van der Tak, 2006). Deze inspanningen kunnen projecten zijn, maar ook lijnactiviteiten of improvisaties. Bij het vormgeven van een programma worden de doelen gedefinieerd, die vervolgens worden nagestreefd. Deze zijn niet af te dwingen en niet maakbaar, zoals de resultaten in projecten dat zijn. De raakvlakken met de omgeving zijn nóg sterker dan die bij projecten. En meer nog dan bij projecten moet je bij programma’s zoeken naar grip en houvast in een veld met veel dynamiek. Een programma kent veel onzekerheden en heeft een grote complexiteit. Risicomanagement helpt bij de besturing van een programma en is binnen het programmamanagement een van de ondersteunende aspecten voor het besturen van een programma.
De complexiteit van risicomanagement binnen een programma
In essentie is risicomanagement in een programma niet anders dan risicomanagement in projecten. Maar omdat de opbouw van een programma complexer is dan bij projecten is het totaal aan risico’s voor een programma niet het resultaat van één risicoanalyse, maar een samenstelling van verschillende soorten risico’s. Dit maakt het inrichten en werkend krijgen van risicomanagement complexer dan bij projecten. Om het overzicht te behouden en de risico’s op de juiste plaats in het programma aan de orde te laten komen, is het belangrijk dat je een duidelijke structuur hebt voor de risico’s en binnen het risicomanagement.
Risicomanagement binnen een programma helpt om inzichtelijk te krijgen wat de risicovolheid is van het programma in zijn geheel, en welke risico’s - ook uit de projecten - de grootste bedreiging vormen voor het realiseren van de doelstellingen. Risico’s die in elk project voorkomen kunnen binnen een programma vaak efficiënter en effectiever worden opgelost, namelijk op programmaniveau. Ook leent een programma zich goed voor het delen van (risico)ervaringen tussen de projecten, bijvoorbeeld wat betreft de effectiviteit van bepaalde beheersmaatregelen.
Soorten risico’s die binnen een programma worden onderscheiden zijn:
- Risico’s die de (programma)doelen bedreigen.
- Risico’s die de bijdrage van de projecten/inspanningen aan de (programma)doelen bedreigen.
- Risico’s die de resultaten (van de projecten) bedreigen.
Risicoanalyse brengt programmarisico’s in kaart
Om een goed beeld te kunnen krijgen van de risico’s op programmaniveau is het allereerst nodig om inzichtelijk te krijgen hoe het programma is georganiseerd. Hierbij zijn vragen relevant als: Hoe is de verantwoordelijkheid tussen de projecten en het programma geregeld? Hoeveel invloed heeft het programma op de programmadoelen? Hoeveel invloed heeft het programma op de uitvoering van de projecten? Wanneer is het programma succesvol?
Door middel van een risicoanalyse op programmaniveau worden vervolgens de programmarisico’s in kaart gebracht die het behalen van de programmadoelen bedreigen. Hiervoor is het belangrijk om een duidelijk beeld te hebben wanneer projectrisico’s een bedreiging vormen voor de programmadoelen en dus als programmarisico benoemd moeten worden. Het beeld van de risico’s voor het programma als geheel bestaat vervolgens uit het samenstel van deze programmarisico’s en de grootste risico’s uit de projecten. Deze kun je verwerken in twee overzichten van ‘belangrijkste’ risico’s: de programmarisico’s en de projectrisico’s.
Het beheersen van de risico’s
Nu je de risico’s in kaart hebt gebracht moet je de beheersing hiervan inregelen. De verantwoordelijkheidsverdeling tussen projecten en het programmaniveau bepaalt wie verantwoordelijk is voor welke risico’s en wie (dus) de verantwoordelijkheid draagt voor beheersing van deze risico’s. Beide kunnen bij dezelfde ‘partij’ liggen, maar binnen programma’s zien we regelmatig dat projecten bijdragen aan de beheersing van programmarisico’s en dat het programma helpt bij de beheersing van projectrisico’s, zonder de verantwoordelijkheid voor het risico over te nemen.
Ook het onderscheid tussen het beheersen van risico’s en het communiceren erover is belangrijk om goed in de gaten te houden. Door een risico te melden, wordt beheersing niet (automatisch) in gang gezet. En adequate beheersing van een risico betekent niet dat communiceren erover niet meer nodig is. Het eigenaarschap van de risico’s (wie is voor welk risico verantwoordelijk? Wie draagt de consequenties van een risico? Kunnen projectrisico’s programmarisico’s worden?) binnen een programma is dus afhankelijk van de wijze waarop de sturing en verantwoordelijkheidsverdeling binnen een programma zijn geregeld.
Omdat binnen een programma verschillende risicoanalyses worden uitgevoerd om een totaalbeeld te krijgen, zal de cyclus van risicomanagement binnen het programma op verschillende plekken worden doorlopen. Het is zaak deze verschillende cycli zo slim mogelijk op elkaar af te stemmen of op elkaar aan te laten sluiten.
Leren en evalueren
Het is onze ervaring dat programma’s zich snel kunnen ontwikkelen, zeker in de opbouw- en beginfase. Ook hebben ze vaak een lange looptijd. Voor risicomanagement betekent dit dat er veel ontwikkeling in zit en dat die soms snel kan gaan. Tijdig en voldoende bijstellen van het risicomanagementproces is dan ook nodig. Expliciet leren en evalueren is daarbij essentieel om risicomanagement binnen een programma werkend te krijgen en te houden.
Whitepaper Professioneel risicomanagement bij projecten
Dit blog is een samenvatting van één van hoofdstukken van ons boek Professioneel risicomanagement bij projecten. In dit boek laten we zien hoe je risicomanagement in kunt bedden en werkend kunt krijgen binnen projecten om op een succesvolle manier je doelen te realiseren. Dit boek hebben wij samengevat in een whitepaper dat je hieronder kunt downloaden.
