Bewuste processtrategie: kies de juiste aanpak bij complexe vraagstukken

Waarom processtrategie ertoe doet

Organisaties erkennen in toenemende mate de onzekerheid rondom de vraagstukken waar ze aan werken. Dat maakt de behoefte aan een procesgerichte benadering bij overheden steeds groter en relevanter. Een benadering waarbij onzekerheid als strategisch uitgangspunt wordt genomen. Gelijktijdig is het vak van procesregisseur nog lang niet zo uitgewerkt als dat van project- of programmamanagers. Bovendien roept het allerlei ongemak op zoals onduidelijkheid over het eindpunt en resultaat, een bewegende opgave en samenspel van actoren, een weinig rationeel te onderbouwen aanpak en interventies. Zeker bij procesvraagstukken zit het vak in de mens. En hoe geven we daar nu toch meer concrete handvatten aan? 

Vandaar aandacht voor processtrategie, want je aanpak kan behoorlijk verschillen en dat heb je uit te leggen. Waarom is dat? Het antwoord ligt in de aard van het vraagstuk: de complexiteit van de inhoud en de complexiteit van de betrokken partijen. 

Procesvraagstukken zijn nooit hetzelfde

Te vaak zien we dat procesregisseurs dezelfde aanpak hanteren, ongeacht de situatie. Bijvoorbeeld door een persoonlijke voorkeur of door de voorkeur (soms vlucht) van het systeem waarbinnen het vraagstuk zich afspeelt. Dit leidt tot frustratie, inefficiëntie en soms zelfs tot het vastlopen van processen. De realiteit is dat verschillende vraagstukken verschillende processtrategieën vereisen en dat je ook gedurende het proces daarin moet variëren. Procesregisseurs doen er goed aan zich hier bewust van te zijn. 

De ontwikkeling van een gebiedsvisie vraagt om een andere procesregie dan het sturen op een maatschappelijk debat over een gevoelig onderwerp. Het maken van samenwerkingsafspraken in de energietransitie heeft een andere behoefte dan een soortgelijke vraag tussen departementen. Het kwartiermaken voor een nieuw programma heeft wat anders nodig dan het begeleiden van samenwerking. Het herkennen van deze verschillen en ermee kunnen spelen is de een belangrijke stap naar effectieve procesregie.  

Zekerheid en overeenstemming als kompas 

De kern is dat in een proces vaak twee aspecten de aard, en dus de aanpak, bepalen. In de eerste plaats de mensen. In hoeverre zijn de betrokken mensen het eens over wat de opgave is en wat ons daarin te doen staat? Gaat het om een gedeelde ambitie of zijn er fundamenteel verschillende visies op het probleem en de gewenste toekomst? 

Ten tweede de mate van zekerheid over de oplossingsrichting van het vraagstuk. Hebben we te maken met een overzichtelijk inhoudelijk vraagstuk of gaat het om een vraagstuk waarvan niemand eigenlijk weet wat daarin gaat werken? Zijn er bewezen methoden en instrumenten beschikbaar, of bevinden we ons in onontgonnen terrein? 

Deze twee dimensies - overeenstemming en zekerheid - vormen samen een kompas voor je processtrategie. Ze helpen je bepalen welke interventies passend zijn en welke rol je als procesregisseur het beste kunt innemen. 

Aan de slag: oefening met jouw eigen proces

Pak je eigen proces er eens bij. Hoe ziet de overeenstemming er op dit moment uit:

Pak de eerste oefening en kruis de lijnen. Waar sta je? En wat leert je dat over je huidige aanpak? Je eigen voorkeur? Of het systeem waarin je werkt. Hieronder een korte duiding van de velden.  

Verschillende strategieën voor verschillende situaties:

1. Technische strategie: Het vraagstuk is overzichtelijk en er is veel overeenstemming. Een standaard aanpak werkt goed. Richt je vooral op het bewaken van het proces, de coördinatie van de activiteiten en mensen, aandacht voor planning en voortgang. 
2. Politieke strategie: Het vraagstuk is inhoudelijk wellicht niet heel complex, maar er is weinig overeenstemming over de doelen. Focus je op het identificeren en verbinden van waarden en belangen, het bouwen van coalities, en het 'forceren' van besluiten. 
3. Vormende strategie: deelnemers in het proces hebben veel overeenstemming over het doel, maar de inhoudelijke onzekerheid over werkende oplossingsrichtingen is laag. Richt je op het gezamenlijk ontwikkelen van een visie op het vraagstuk. 
4. Zoekende strategie: Er is sprake van fundamentele onzekerheid. Zowel doel als oplossingsrichting zijn onduidelijk, alhoewel urgentie gevoeld wordt. Richt je op het gidsen van de betrokken partijen. Laat ze gezamenlijk betekenis geven. Belangen en inhoud verkennen. Experimenteer en werk met wat er ontstaat. Neem afscheid van partijen en verwelkom. 
5. Persoonlijke strategie: In het systeem van het vraagstuk is er totaal geen overeenstemming over doel van het vraagstuk of over oplossingsrichting. Het belangrijkste onderscheid is dat er geen urgentie is. Wat ga je doen? Wie ben je? Waar wil jij als 'procesregisseur' voor inzetten? Het is aan jou om een doorbraak te forceren op basis van je eigen overtuigingen. 

Hoe kan je processtrategie toepassen in jouw organisatie?

Bewust kiezen voor wat het proces op dat moment nodig heeft, maakt het verschil tussen vastlopen en vooruitgang. Door te reflecteren op de mate van overeenstemming en zekerheid, kies je een aanpak die de juiste beweging in gang zet. Wil je sparren over hoe je dit toepast in jouw organisatie? Neem gerust contact op met Aleid Barmentlo of Borre Rosema.