Weet wat je betaalt en waarvoor
Facilitaire kosten zeggen op zichzelf niet genoeg. Een hoger kostenniveau kan bijvoorbeeld samenhangen met een hoger serviceniveau, de schaal van je organisatie, gemaakte contractafspraken of specifieke omstandigheden. Daardoor geeft een vergelijking op alleen kosten al snel een vertekend beeld.
Om goede keuzes te kunnen maken, wil je daarom niet alleen weten of je afwijkt van de markt, maar vooral waarom. Een marktconformiteitstoets brengt kosten en dienstverlening met elkaar in verband. En maakt zichtbaar waar daadwerkelijk ruimte zit om bij te sturen.
Zo toetsen we kosten en serviceniveau
1. Scope bepalen
Samen bepalen we welke diensten, locaties en kosten onderdeel zijn van de toets. Daarmee is vanaf het begin duidelijk welke gegevens nodig zijn, maar ook hoe je deze aanlevert.
2. Data verzamelen en valideren
We verzamelen de kosteninformatie per dienst en relevante parameters, zoals vierkante meters, werkplekken en formatie. Samen met betrokken medewerkers valideren we de gegevens, zodat de vergelijking op een betrouwbare basis wordt uitgevoerd.
3. Serviceniveau vaststellen
Per dienst brengen we het gerealiseerde serviceniveau in kaart. Dat is belangrijk om een zuivere vergelijking te kunnen maken. Je wilt immers geen diensten vergelijken die qua kwaliteit of voorzieningenniveau wezenlijk van elkaar verschillen. Voor PWC is een uitgebreide analyse van financiële resultaten en beoordeling van serviceniveaus uitgevoerd op facilitaire dienstverlening. Deze analyse maakte onderdeel uit van een grotere opdracht waarbij de marktconformiteitstoets onderdeel uitmaakte van een uitgebreide contractbeoordeling.
4. Vergelijken en verschillen verklaren
We vergelijken kosten en serviceniveau met relevante marktgegevens, waaronder de NFC-index en onze eigen gegevens. Vervolgens onderzoeken we waar afwijkingen ontstaan en wat daarvan mogelijke oorzaken zijn. Het resultaat is meer dan een benchmark, het geeft vooral inzicht in de punten waarop je daadwerkelijk invloed kunt uitoefenen.
5. Resultaten bespreken
We vatten de uitkomsten samen in een compacte rapportage en bespreken deze met de betrokken partijen. Je krijgt daarmee een onderbouwde basis voor keuzes over kosten, serviceniveau en dienstverlening.
Van benchmark naar gerichte keuzes
De marktconformiteitstoets laat zien hoe jouw facilitaire kosten en serviceniveau zich verhouden tot vergelijkbare organisaties. Je krijgt inzicht in relevante afwijkingen, de oorzaken daarvan en de kosten waarop je kunt sturen. Daarmee plaats je facilitaire kosten en huisvesting in perspectief en kun je onderbouwd bepalen waar optimalisatie mogelijk of wenselijk is. De resultaten geven bovendien een concrete basis voor gesprekken over samenwerking, prestaties en toekomstige keuzes.
De werkwijze is in de praktijk toegepast bij High Tech Campus Eindhoven. Daar resulteerde de benchmark in inzicht in de marktconformiteit van tarieven, een prestatievergelijking en concrete aanknopingspunten voor verbetering.
Waarom TwynstraGudde?
TwynstraGudde combineert kennis van facilitaire dienstverlening en contracten met marktdata en een eigen database met facilitaire kengetallen. Daardoor vergelijken we niet alleen kosten, maar kijken we ook naar het serviceniveau en de context waarin die kosten ontstaan.
Juist die duiding is belangrijk. Kengetallen geven richting, maar vertellen niet automatisch waarom kosten hoger of lager zijn. Ook intern wordt benadrukt dat kostenverschillen alleen bruikbaar worden als je kijkt naar kwaliteit, context en vergelijkbare situaties.
Weten waar je kunt bijsturen?
Benieuwd hoe jouw facilitaire kosten en serviceniveau zich verhouden tot de markt? Neem contact op voor een verkennend gesprek over de mogelijkheden.
