Hoe sluit je een woonzorglocatie zo zorgvuldig mogelijk?

De Buitenhof heeft jarenlang gefungeerd als een sfeervol en modern zorgcentrum in een groene en rustige omgeving. Met circa 230 inwonende cliënten, ruimte voor dagbesteding en een uitvalsbasis voor wijkteams vormt de locatie een baken voor de gemeenschap en een icoon in Amsterdam-Zuid. Het pand is echter 50 jaar oud en voldoet niet langer aan de eisen. “Het pand is op” en moet grondig gerenoveerd worden. Maar, hoe sluit je een betekenisvolle, grote woonzorglocatie waar nog ruim 200 cliënten wonen en 250 medewerkers werken?

Een gedegen transitie-/sluitingsplan is randvoorwaardelijk

Na zorgvuldig onderzoek heeft Cordaan het principebesluit genomen om deze bijzondere locatie te sluiten. Onder voorbehoud dat een gedegen transitieplan nog zou worden opgesteld. Met daarin o.a. aandacht voor:

• Het zoveel mogelijk verhuizen van bewoners conform hun eigen wensen naar andere woonzorgvoorzieningen, passend bij hun zorgvraag. 
• Het zo goed mogelijk bieden van een fijne, nieuwe werkplek voor de collega’s elders binnen Cordaan.
• De bedrijfseconomische impact (frictiekosten, productieverlies etc.) zoveel mogelijk te beperken.
• De afstemming en samenwerking met andere (zorg)instellingen vorm te geven.
• De belangrijkste aandachtspunten en risico’s, inclusief passende maatregelen. 
• Goede en betrouwbare informatievoorziening/communicatie en omgevingsmanagement.
• Een haalbare planning, projectorganisatie en verdeling van taken/verantwoordelijkheden.

TwynstraGudde zorgde voor overzicht en versnelling

Cordaan had veel voorwerk verricht op verschillende thema’s. Maar alleen is het niet makkelijk al die informatie en puzzelstukjes bij elkaar te brengen. Aan TwynstraGudde is daarom gevraagd in een compact traject met de experts van Cordaan tot een robuust transitieplan te komen. Wij coördineerden alle werkstromen, brachten onze expertise in en zorgden voor een gestructureerd en leesbaar transitieplan. Waarin we samen de lastige puzzels goed hebben kunnen leggen. Zoals het verplaatsen van bijzondere doelgroepen naar een andere locatie, met oog voor de (mogelijke) domino-effecten die dat met zich meebracht. 

Het transitieplan ondersteunde de definitieve besluitvorming door de RvB, bood een vertrekpunt voor communicatie richting cliënten, verwanten, medewerkers etc. en gaf structuur en houvast voor de daadwerkelijke uitvoering. Hierdoor was Cordaan in staat zelf de transitie, uithuizing en sluiting van De Buitenhof succesvol uit te voeren. 

Bovenal een menselijke transitie 

De uithuizing van De Buitenhof moest bovenal een waardige en menselijke transitie zijn. Wanneer er sprake is van ‘gedwongen’ verhuizing is het geven van duidelijkheid én perspectief aan bewoners/verwanten en medewerkers essentieel. Zo konden bewoners hun voorkeuren voor een nieuwe woning aangeven en was er veel contact met de cliëntenraad. Dit zorgde voor een sterk gevoel van betrokkenheid en eigen regie. Een prachtig voorbeeld van deze benadering was een echtpaar dat dolgraag terug naar Friesland wilde verhuizen en dat dat al voor de kerst i.s.m. een collega-instelling in die regio georganiseerd kon worden. Zo bood de sluiting voor veel bewoners (en collega’s) ook nieuwe kansen. 

Vijf aandachtspunten 

1. Openheid
   Een belangrijke succesfactor in dit traject is zorgvuldige communicatie met cliënt en medewerker. Duidelijk en transparant, ook als sommige zaken nog niet helemaal helder zijn. Neem alle betrokkenen zo eerlijk en open mogelijk mee in het proces én de noodzaak van de sluiting. Dat zorgde ervoor dat veel gesprekken vooral gingen over hoe we dit samen in goede banen konden leiden.
2. Heldere plaatsingsprocedure
   Voor bijna alle bewoners in De Buitenhof is het gelukt hen te verhuizen naar een voorkeurslocatie, passend bij hun zorgbehoefte. De tijdelijk ingerichte plaatsingscommissie heeft hierin een grote rol gespeelt, mede dankzij een duidelijk plaatsingsbeleid. 
3. Zekerheid voor medewerkers
   Het behouden van zoveel mogelijk collega’s was een kritisch succescriterium voor Cordaan. Alle medewerkers konden daarom aangeven waar zij hun loopbaan wilden voortzetten binnen Cordaan. Waarop werd geprobeerd hen hierin zo snel mogelijk zekerheid en perspectief te bieden. Gelukkig zijn verreweg de meeste collega’s elders binnen Cordaan aan de slag gegaan.
4. Het is maatwerk
   Het sluiten van een (woon)zorglocatie is geen routinematige opdracht; het is maatwerk. Cordaan had hier wel eerder ervaring mee, maar elke locatie heeft zijn eigen uitdagingen. Een eerder gebruikt draaiboek helpt, maar je moet samen de transitie echt vanaf nul uitwerken.
5. Projectmatige aanpak
   Vanuit het transitieplan werd een daadkrachtige projectstructuur ingericht, met een projectmanager met ruim voldoende mandaat. Dit is voor Cordaan een belangrijke succesfactor geweest. Daarbij is het raadzaam om de projectmanager ook verantwoordelijk te maken voor het inhuizen van grotere groepen op andere locaties. 

De sluiting van woonzorglocatie De Buitenhof was een uitdagend proces. Ondanks tijdsdruk en de veelheid aan onzekerheden zorgden een mensgerichte aanpak, daadkracht, projectmatig werken en betrokkenheid van alle stakeholders voor een soepele overgang. Met trots kijkt Cordaan terug op een traject dat succesvol was voor cliënten en medewerkers én waardevolle inzichten heeft opgeleverd voor toekomstige projecten. 

Meer over zorghuisvesting?

TwynstraGudde is al 60 jaar een vertrouwde adviseur en partner van zorginstellingen voor hun zorgvastgoed en -huisvestingsvraagstukken. Van nieuwe woonvormen tot aan de vernieuwing van het zorgaanbod en de daarmee samenhangende huisvesting. Samen met (zorg-)organisaties ontwikkelen en realiseren wij toekomstbestendige huisvesting.