Realiseer inzicht in benodigde en beschikbare capaciteit en faciliteer bewuste prioriteiten tussen projecten, zodat werkvoorraad en capaciteit in balans blijven en onderbouwde beslissingen mogelijk worden.
Sturingsmodel op maat
Bundelt processtappen, rollen en verwachtingen, gekoppeld aan planning-en-control, sluit aan op financiële koers en bood blijvend begrip, structuur en houvast.
Inzicht in capaciteit
Benodigde en beschikbare capaciteit is inzichtelijk gemaakt en knelpunten geconcretiseerd, waarna extra fte was vrijgemaakt voor cruciale werkzaamheden.
Stevige basis
Portfoliomanagementproces ingericht, waardoor de organisatie zelfstandig verder kan bouwen aan vervolgniveau.
Als de balans tussen werkvoorraad en capaciteit zoek dreigt te raken, helpt portfoliomanagement om keuzes te maken. Dat geldt ook voor het Waterschap Zuiderzeeland. De organisatie wil bewust kiezen: welke projecten zijn nu een prioriteit en welke blijven voorlopig op de ‘parkeerplaats’? Om die keuzes te kunnen maken, was het essentieel om inzicht te verkrijgen in de benodigde én beschikbare capaciteit. Alleen dan kon het waterschap weloverwogen beslissingen nemen en heldere prioriteiten stellen.
Meer overzicht door aanpak met drie ontwikkellijnen
Om het nodige overzicht te creëren, hielpen we het waterschap om aan de slag te gaan met portfoliomanagement. Onze aanpak bestond uit drie ontwikkellijnen:
- Project- en opgavemanagement. We formuleerden een eenduidige standaard om huidige en toekomstige projecten te beoordelen.
- Capaciteitsmanagement. We brachten de beschikbare en benodigde capaciteit in kaart, maar stimuleerden óók het redeneren vanuit die capaciteit.
- Portfoliomanagement. We ontwikkelden een methodiek om prioriteiten te stellen in de projecten die het waterschap wil en moet uitvoeren. Daarbij hielden we rekening met de capaciteit die beschikbaar is én met de ambities van de organisatie.
Sturingsmodel zorgt voor begrip, structuur en houvast
Deze aanpak leidde tot de ontwikkeling van een sturingsmodel op maat. Het sturingsmodel bundelt alle processtappen en de bijbehorende rollen en verwachtingen in één duidelijk overzicht. Cruciaal is dat we het model koppelden aan de planning en control-cyclus. Zo garanderen we dat portfoliomanagement goed aansluit op de financiële koers van de organisatie en de bestaande producten. In de praktijk moet het sturingsmodel gaan fungeren als een handboek om telkens weer op terug te kunnen vallen. Volgens de directie van het waterschap zorgde het voor ‘begrip, structuur en houvast’.
Aandacht voor rollen en verwachtingen
Portfoliomanagement gaat niet alleen over prioriteiten en overzicht. Het raakt juist ook andere elementen, zoals cultuur, leiderschap, rolverdeling en de vaardigheden die nodig zijn om projecten soepel te laten verlopen. Dat maakt portfoliomanagement een complexe kwestie en geen verandering die van de één op de andere dag wordt geïmplementeerd. Om de medewerkers mee te nemen in de ontwikkelingen en wat die van hen vragen, hebben we veel aandacht besteed aan bewustwording en draagvlak. Dit betekent ook dat constructieve feedback en input altijd welkom was, terwijl we het proces met elkaar verder ontwikkelden.
Resultaat: weloverwogen keuzes voor de toekomst
Deze aanpak gaf het waterschap inzicht in de beschikbare en benodigde capaciteit. Ook wierp het proces licht op de knelpunten in de organisatie, die nu niet langer onderbuikgevoelens waren, maar concreet werden gemaakt. Tijdens het traject bleek bijvoorbeeld dat een aantal teams systematisch werd overvraagd. De capaciteit van deze teams waren vaak zo’n essentieel onderdeel van projecten dat de uitvoering gewoon ‘vastliep’. Deze analyse leidde tot een nieuw inzicht: de verhoogde werkdruk was in een aantal gevallen te herleiden tot een aantal specifieke knelpunten. Daarom besloot het waterschap om op die vlakken extra fte beschikbaar te maken. Zo leidt portfoliomanagement tot weloverwogen keuzes voor de toekomst.
Verder bouwen vanuit een stevige basis
Portfoliomanagement is een proces dat voortdurend in beweging is. In samenwerking met het waterschap hebben we de eerste stappen gezet om dat proces in te richten, zodat er een stevige basis ligt. Blijven ontwikkelen is cruciaal. Daarom organiseerden we trainingen en oefeningen die het waterschap concrete handvatten gaven. Daardoor heeft de organisatie de juiste tools in handen om in de toekomst verder te bouwen op het fundament dat er al ligt. Het waterschap wil vanuit het fundament verder ontwikkelen naar een volgend niveau van portfoliomanagement: gestructureerd, geformaliseerd, gepland en voortgang-/resultaatgericht. Met aandacht voor project- en opgavemanagement, de rol van opdrachtgever en opdrachtnemer, planmatig werken en leiderschap in deze verandering.
Waarom TwynstraGudde?
Portfoliomanagement is een van de expertises van TwynstraGudde. We denken met de opdrachtgever mee en bieden tegelijkertijd een frisse, kritische blik die de organisatie een spiegel voorhoudt. Onze adviseurs hebben ruime ervaring met procesbegeleiding en begrijpen wat er nodig is om veranderingen te implementeren. We stellen ons betrokken op en nemen de tijd om met een groot deel van de organisatie in gesprek te gaan. Dankzij onze trainingen kunnen organisaties vervolgens zelfstandig aan de slag met portfoliomanagement.
Wil je ook aan de slag met portfoliomanagement? We bieden een tweedaagse training portfoliomanagement met een zeer praktijkgerichte insteek. Neem gerust contact met ons op.
