Blogreeks ‘Weg keuzestress!’ Vijf tips voor het maken van strategische afwegingen over je asset(s)

Veel beheerorganisaties zijn zoekende hoe ze met de kennis van nu een toekomstbestendige keuze kunnen maken voor hun asset(s): hoe geef je invulling aan de behoefte aan richting, onderbouwde keuzes en een transparant proces van programmeren en afwegen van grote beheeropgaven? Deze vragen en de onzekerheid van de toekomst leveren bij veel beheerorganisaties keuzestress op. In ons vorig blog zijn we ingegaan op het belang van het betrekken van stakeholders. In dit blog geven wij vijf tips voor het maken van afwegingen ten aanzien van jouw beheeropgave, waardoor je meer haalt uit het beheer en onderhoud van je assets.

Toegevoegd door Ricardo van Breemen op 11 november 2021

Het maken van afwegingen in beheerorganisaties, waarbij er moet worden samengewerkt tussen operationeel, tactisch en strategisch niveau, verloopt vaak stroef en nog weinig gestructureerd. We denderen door in tunnelvisie naar de oplossingsrichting, vaak ‘omdat dit altijd zo is gedaan’. Meestal is dit niet eens een slechte keuze. Maar is die keuze goed onderbouwd, breed gedragen, helder voor iedereen en bovenal uitvoerbaar?

Hier zien we het vaak mis gaan: de oplossing blijkt niet te passen bij de algehele visie van de organisatie of men is vergeten een aantal belangrijke stakeholders te betrekken. Vaak ben je weer terug bij af, met alle gevolgen, vertragingen en verlies van reeds gemaakte kosten van dien. Want hoe langer het besluit op zich laat wachten, hoe meer risico je loopt op je asset waardoor die niet meer in de bedoelde functie kan voorzien.

Hoe maak je die afweging zorgvuldig, gestructureerd en met een gedragen aanpak? Wij geven je vijf praktische tips (in chronologische volgorde) om tot die keuze te komen.

Vijf tips voor het maken van strategische afwegingen over je assets

Vijf tips voor een zorgvuldige afweging van je beheeropgave

Je kunt een aantal handelingen doen om onzekerheid in het afweegproces te verkleinen. Zie het als een checklist: zijn we compleet? Hebben we gedacht aan…? Want hoe eerder je hier aandacht aan geeft, hoe sneller en efficiënter het proces zal verlopen.

1. Laat ambitie- en detailniveau van de afweging aansluiten op de kansen en risico’s van je beheeropgave

Stel jezelf de vraag: wat is het doel dat ik met deze afweging wil bereiken? Dat kan bijvoorbeeld een keuze zijn tussen vervangen of onderhouden, wel of geen kwaliteitsimpuls voor je asset, wijzigingen in de programmering of een duurzamere realisatie via een Programma van Eisen. Doelen hebben vaak betrekking op het afleggen van verantwoording of het heroverwegen van eerder gemaakte keuzes of een vergelijking maken tussen varianten (rangschikken / prioriteren).
Wat het doel ook is, laat ambitie- en detailniveau van de afweging aansluiten op de kansen en risico’s van de opgave. Van quick scan naar meer in detail afwegen indien nodig.

2. Vertaal wat belangrijk is vanuit beleid, missie, visie en strategie in de organisatie

Maak de doelstelling operationeel, bijvoorbeeld op het gebied van capaciteit, beschikbaarheid, veiligheid en duurzaamheid. Als die doelstellingen meetbaar zijn en prestaties worden geregistreerd, heb je de knoppen om aan te draaien en de mogelijkheid om keuzes te onderbouwen. Er moet ook ruimte worden gecreëerd voor nieuwe ontwikkelingen en inzichten, bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering, duurzaamheid, circulariteit en innovatie. Beheer, onderhoud en ontwikkeling van infrastructuur is niet een of-of-opgave maar een en-en-opgave. Het vraagt om integrale afwegingen: vooruitdenken, investeren, combineren, soms iets naar voren halen en soms bewust iets (nog) niet doen.

3. Maak de stakeholders van de afweging inzichtelijk: gaat het om meedenken, mee weten of meedoen?

Betrek niet om het betrekken, maar maak scherp wie een belanghebbende is en wie bijvoorbeeld vanuit zijn/haar expertise input kan geven. Betrek een multidisciplinair team zodat je inzichten en perspectieven vergroot. Overweeg onderscheid tussen een kerngroep van belanghebbenden (bijvoorbeeld ’meedoen’) en een groep die meer op afstand staat (bijvoorbeeld ’mee weten’). Een stakeholderanalyse voor wat grotere opgaven kan hierin helpen. Vind de afweging plaats met mensen van buiten de organisatie? Dit vraagt om een bredere aanpak: hoe organiseer je deze participatie? In ons volgend blog gaan we hier dieper op in.

4. Leg structuur vooraf aan het proces vast

Verwachtingsmanagement is essentieel voor een zorgvuldige afweging. Want wie mag wanneer meedenken, mee weten of meedoen? Welke bronnen en welke data gebruiken we? Wanneer worden besluiten genomen, door wie en waarover? Wat doen we als nieuwe informatie naar boven komt?

Al deze vragen wil je ondervangen door een gestructureerd, afgestemd proces van afwegen waarin iedereen weet waar hij/zij aan toe is. Dit doe je door proactief het proces van afwegen zo concreet mogelijk te maken: je definieert de stappen met de te gebruiken bronnen, de werkwijze en de deadline. Hierin leg je ook vast wie wanneer wordt betrokken. Een extra tip is het gebruik maken van gates. Dit is een moment in de tijd waarna er geen discussie meer plaatsvindt over de genomen beslissing. Zo kan iedereen ‘door’ en is helder wanneer er bijvoorbeeld nog input kan worden geleverd. Stem vervolgens de stappen af met de belanghebbenden (zie tip 3).

5. Afwegen en adviseren

Dan is het tijd voor het afwegen zelf. Bij voorkeur gebeurt dit door in gesprek te gaan met een dwarsdoorsnede van betrokken medewerkers in de organisatie. Er kan ook worden gekozen om, vooruitlopend op dit gesprek, de afwegingen individueel ‘te scoren’. Onze ervaring is dat niet de scores, maar vooral de argumentatie - de waarom vraag - cruciaal is om te begrijpen wat belangrijk is in de afweging.

Bepaal vervolgens wat onderscheidend is en/of politiek-bestuurlijke aandacht vraagt. Rapporteer transparant en volledig over de effecten van de voorliggende keuzes, voorkom een ‘filtering’ die onvolledig is. Hiermee heb je alle informatie voorhanden om de juiste vervolgstap te zetten. Een advies aan de politiek of de bestuurder voor een specifiek vervolgonderzoek? Een principebesluit? Of misschien kun je zelfs wel direct een keuze maken. Leg de keuze vast, bijvoorbeeld in een (beslis)notitie. Deel ook de gemaakte keuze met stakeholders zodat zij betrokken zijn de in gemaakte keuze en de achterliggende beredenering, ook wanneer hun belangen beperkt behartigd zijn. Dit speelt bijvoorbeeld bij (onder)aannemers en leveranciers.

Afwegen vraagt om een goede (assetmanagement)organisatie

Voorgaande tips leren ons dat het afwegen van prestaties, kosten en risico’s die met beheer, onderhoud en ontwikkeling van infrastructuur zijn gemoeid en de primaire doelstellingen van de beheerorganisatie uitdagend maar belangrijk is. Als het management goed is georganiseerd, kun je vanuit centrale doelstellingen onderbouwde beslissingen nemen over de besteding van middelen en de inzet van capaciteit. Dit kan door besluiten te 'programmeren' en beslisinformatie te structureren. Strategischer, meer integraal en gericht op de langere termijn. Het vraagt om een goed beeld hoe beheer en onderhoud kan bijdragen aan de primaire doelstellingen van je organisatie. In een van onze volgende blogs vertellen we je meer over het dashboard dat hierbij kan helpen.

Weg met keuzestress! Met dank aan de Besluitverkenner

Blogreeks

De beheerders van de fysieke leefomgeving hebben keuzestress. Zij moeten nu kiezen tussen de erfenissen uit het verleden, de opgaven van het nu en de uitdagingen van de toekomst. Bovendien volgen de veranderingen in de fysieke leefomgeving zich steeds sneller op.

  • In Nederland hebben we te maken met een grote vervangings- en renovatieopgave waar niet op is gebudgetteerd en waar bijna alle capaciteit en energie vanuit beheerorganisaties naar toe gaat.
  • Daarbij krijgen we te maken met steeds meer extremen, denk aan calamiteiten ten gevolge van klimaatveranderingen. Ook stelt de verduurzamingsopgave nieuwe en strengere eisen aan de manier waarop het beheer van de fysieke leefomgeving wordt uitgevoerd.
  • Er wordt verwacht dat de omgeving meer betrokken wordt bij het oplossen van de problemen in de fysieke leefomgeving, een partij kan problemen niet meer alleen oplossen.

In deze blogreeks gaan wij in op deze taaie problemen en de keuzestress die dit de beheerders van de fysieke leefomgeving oplevert. We tonen daarvoor de gedrag- en rolverandering die dit van de beheerders vraagt en de instrumenten die ze hierbij kunnen inzetten.

Andere blogs uit deze reeks

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.