Om succesvol een project te starten en te ‘maken’ beantwoord je eerst de volgende negen vragen. Dit doe je samen met je opdrachtgever en projectteam, zodat je vertrekt vanuit hetzelfde punt.
1. Is het duidelijk waarom het project nodig is, waarom nu en welke prioriteit het heeft in de organisatie?
Veel projecten in de zorg beginnen met de beste bedoelingen, maar hebben in de initiatie-fase te weinig scherp waarom het project noodzakelijk is, wat de urgentie is om het nu uit te voeren en welke prioriteit het heeft t.o.v. vele andere initiatieven. Het niet hebben van een scherp antwoord op deze vragen zorgt vaak voor problemen op het moment dat het spannend wordt en er keuzes gemaakt moeten worden. Tip: gebruik onze Project Canvas in deze fase en maak een businesscase.
2. Is bewust gekozen voor de projectaanpak?
Het belangrijkste begrip bij een projectaanpak is resultaatgerichtheid. Vooraf bepaal je met elkaar welk resultaat opgeleverd wordt aan het einde van het project. Niet ieder vraagstuk kan of moet projectmatig aangepakt worden. Projectmatig werken ligt voor de hand indien:
- Het gewenste resultaat veel nieuwe elementen omvat.
- Er eenmalig en tijdelijk een maximale prestatie moet worden geleverd.
- Mensen uit verschillende disciplines of vakgebieden samen een resultaat moeten bereiken.
- Men over beperkte middelen beschikt om dat resultaat te bereiken.
3. Hebben de vier processen van projectmanagement voldoende aandacht?
Om productief en succesvol samen te werken in een project, is het belangrijk dat er aandacht is voor de vier projectmanagement processen die in elk project te onderkennen zijn:
- Het team
- De organisatie
- De omgeving
- De methode.
4. Komt het projectplan beheerst en expliciet (gefaseerd) tot stand?
Een projectplan moet geen te strak keurslijf zijn. Het geeft slechts aan hoe het project het beste is uit te voeren, naar huidig inzicht en de nu bekende omstandigheden. Het plan verandert mee met de veranderingen in inzicht en omstandigheden, gedurende het project. Dat gebeurt wel beheerst en nooit impliciet. Wij onderkennen zes fases, met elk een expliciete bedoeling en bewuste beslismomenten.
5. Is het duidelijk wat er wel én wat er niet klaar is aan het einde van een project. En wanneer het resultaat ‘goed genoeg’ is?
Eerst denken, dan doen. Werk daarbij van grof naar fijn. Ga eerst globaal na wat het gewenste projectresultaat moet zijn. Onthoud je bewust (en dat is erg moeilijk!) van details. Als er in een pril stadium van het project al allerlei details worden uitgewerkt, bestaat er het risico dat er veel tijd verknoeid wordt aan zaken die pas later aan de orde hoeven te komen. De business case wordt ook steeds specifieker. In de definitiefase wordt vastgesteld aan welke eisen het eindresultaat moet gaan voldoen. De eisen kunnen worden gesorteerd naar belang (van absoluut noodzakelijk tot nice to have).
6. Is de projectorganisatie helder beschreven: heeft de projectleider genoeg bevoegdheden en is de verhouding tussen project- en lijnorganisatie duidelijk?
Projectmatige samenwerking, náást de staande organisatie, gaat niet vanzelf. Een project vraagt altijd om een tijdelijke bundeling van menskracht, deels betrokken vanuit het primaire zorgproces. Projecten vereisen van alle betrokkenen een ragfijn rollenspel. Geen project is daarom hetzelfde en het is daarmee een bewerkelijke manier van doen. Wat eerder goed werkte, moet je niet tot standaard maken. Bij elk nieuw project moet je opnieuw afspraken maken over de taak-, verantwoordelijkheid en bevoegdheidsverdeling en de wijze waarop gerapporteerd wordt aan de staande organisatie.
7. Wat is de (verander-) impact van het project, hoe krijg je mensen mee en wie is de leidende coalitie?
Draagvlak voor projecten is er niet zomaar. Sta aan het begin van het project stil bij de verandering die dit project met zich meebrengt in de staande organisatie. Is die impact (relatief) groot? Zoek dan binnen je organisatie naar een juiste manier om verandering teweeg te brengen. Daarbij kan het kleurendenken helpen. Betrek de medewerkers op wie de verandering een impact heeft én degenen die het verschil kunnen maken in de organisatie.
8. Zijn risico’s in kaart gebracht (en hoe deze te managen), zijn er relaties met andere initiatieven?
In veel projecten in de zorg zien wij dat (basale) risico’s en beheersaspecten bij de start zijn uitgewerkt, maar dat dit amper ter hand genomen wordt tijdens de uitvoering. Zonde, want veel projecten in de zorg stranden omdat ze hier te weinig oog hadden. Wees met elkaar je continu bewust van de risico’s, maak ze bespreekbaar, zonder er vermoeid van te raken.
9. Is er voldoende ruimte voor tussentijdse reflecties?
Projecten verlopen zelden op de manier zoals vooraf bedacht. De omstandigheden zijn daarvoor te veranderlijk. Het inbouwen van meer reflectie is een belangrijke manier om niet alleen mee te gaan in de waan van de dag, maar tijdig te vertragen om daarna weer te kunnen versnellen.
De negen vragen hebben wij samengevat in een handzame infographic.
Meten weten?
De zorg en zorgorganisaties veranderen continu. Het kan altijd nog iets beter, slimmer of sneller. De projectmanagers van TwynstraGudde hebben veel ervaring met projectmanagement in de gezondheidszorg. Wij helpen je met het bereiken van resultaten en/of het professionaliseren van projectmanagement in jouw organisatie. Meer weten? Neem gerust contact met ons op.
