Aanpak Tussentijdse reflecties zijn essentieel voor succesvol project of programma

Projecten en programma’s verlopen zelden op de manier zoals vooraf bedacht. De omstandigheden zijn daarvoor te veranderlijk. Goede, tussentijdse reflecties zijn essentieel om ze succesvol te houden. We hebben daarom een praktische en snelle ‘Project & programma review’ (PPR) ontwikkeld. Op gestructureerde wijze worden essentiële aspecten van project- of programmamanagement beoordeeld en worden actiegerichte aanbevelingen aangereikt.

De dynamiek in een projecten en programma’s is vaak groot. Je weet vrijwel zeker dat ze anders zullen verlopen dan je op voorhand hebt bedacht en wilde. Het inbouwen van meer reflectie met de PPR is een belangrijke manier om overzicht te houden. Om niet alleen mee te gaan in de waan van de dag, maar tijdig te vertragen om daarna weer te kunnen versnellen. Met de PPR onderzoek je waar potentieel zit om je project of programma te verbeteren.

Leren & ontwikkelen

Doen we wel de goede dingen? En pakken we die op de goede manier aan? Hebben we onze project- of programmaorganisatie en het draagvlak goed ingericht? Hebben alle betrokken partijen (nog) het vertrouwen in een succesvolle afloop? De PPR maakt inzichtelijk hoe betrokkenen naar deze en andere vragen kijken. Onze methodiek zorgt bovendien voor een veilig leerklimaat én een collectieve motivatie om het project of programma steeds beter te maken. Niet om te oordelen, maar om samen te leren en te ontwikkelen.

Door een combinatie van een vragenlijst, documentenstudie, interviews en duidingssessies komen wij tot actiegerichte aanbevelingen. Deze aanbevelingen geven aanknopingspunten voor het verbeteren en doorontwikkelen van project- of programmamanagement in huidige, maar ook toekomstige projecten, programma’s of breder in jouw organisatie. Door deze periodiek uit te voeren ontstaat bovendien een zichtbare leercurve en kan beoordeeld worden of interventies succesvol zijn geweest.

‘Met betrokkenen onderzoeken waar potentieel ligt om te verbeteren is een belangrijke succesfactor.’

Review van succesfactoren

De Project & Programma Review is samen met onze partners van het PGM Open* ontwikkeld en is gebaseerd op vijf thema’s die in onze ervaring het verschil maken tussen het slagen of falen van een project of programma. Aan de hand van 50 standaard stellingen en gerichte onderzoeksvragen krijg je inzicht in zowel de harde als zachte kanten van project- en programmamanagement, én welke beelden betrokkenen hebben bij de uitvoering van je project of programma.

Project & Programma Review

Zingeving – Worden de drijfveren, het perspectief en de urgentie van het project of programma gedeeld en gedragen binnen alle geledingen van de organisatie?

cijfers-voor-blog-02-2 Eigenaarschap - Eigenaarschap ten aanzien van de inhoud van wat er moet gebeuren en minstens zo belangrijk, eigenaarschap om het project of programma tot een goed einde te brengen, en de nodige verbeteringen aan te brengen gedurende de uitvoering.

cijfers-voor-blog-03-2 Aanpak - Een reële aanpak met een haalbare tijdslijn en onderbouwing, creëert geloof in een organisatie dat het kan gaan lukken. En dat geloof is broodnodig voor het succes.

cijfers-voor-blog-04-2 Kernteam - Ieder project of programma heeft een kernteam, dat de drager van succes is. Dat team inspireert en zorgt voor de energie die nodig is om tot een goed einde te komen. Dat team zijn de mensen die elkaar hebben aangekeken en hebben afgesproken “wij gaan samen zorgen dat dit gaat lukken”.

cijfers-voor-blog-05 Sturing - Sturing is een hygiëne-factor: het is vanzelfsprekend als het goed is ingericht en wordt nageleefd, al ziet niet iedereen direct alle voordelen. Sturing inrichten gaat over afspraken rondom besluitvorming en bijsturen. Hoe eenduidiger en explicieter de sturing is ingericht, hoe meer duidelijkheid en rust dit geeft.

Project & programma review is één van de 99 interventies die uitgelicht wordt in Het Groot Interventieboek

Wat is jouw resultaat?

Een goed project of programma raakt de harten van iedereen die ermee te maken heeft. Wij helpen met de PPR graag om projecten en programma’s steeds beter te maken. En het handelingsrepertoire van het kernteam te ontwikkelen. Om lenig, wendbaar en flexibel te blijven in een dynamische context. De PPR-methodiek zorgt voor een veilig leerklimaat, een constructieve samenwerking en gedeeld beeld over het functioneren van een project of programma. Bovenal biedt de PPR het kernteam inzicht in waar potentieel ligt (cq. lag) tot verbetering en worden concrete aanbeveling cq. interventies aangereikt.

Voorbeeld Project- en Programma Review

Het uitvoeren en de vorm van een review moet passen bij het team, de organisatie en natuurlijk het project of programma. In het klein, door regelmatig een paar reflectieve vragen aan elkaar te stellen kan al enorm helpen. De PPR biedt echter een meer gestructureerde en coachende methode die wij standaard in twee varianten inzetten: een verkorte en een complete review.

De verkorte variant omvat een intake, digitale vragenlijst en een korte rapportage. In de complete review aanpak, zoals hieronder is weergegeven, spelen ook een documentenstudie, verdiepende interviews en workshops een rol. In alle gevallen worden de vijf thema’s (met 50 onderliggende stellingen) gehanteerd als ons standaard toetsingskader.

* PGM Open – De ‘programma- & projectreview’ is vanuit de samenwerkende programmamanagement-professionals van PGM Open ontwikkeld door Helmuth Stoop (TG), Niels van Loon, Björn Prevaas en Jo Bos,. De scan is generiek qua opzet en sluit aan op het gedachtegoed van o.a. Werken aan Programma's en Managing Successful Programmes.