In mijn werk als adviseur of projectleider bij bijvoorbeeld brandweer, politie of gemeenten spreek ik regelmatig met collega’s over projecten en programma’s. Het gaat dan vaak over de verschillen tussen deze vormen van organiseren. Ik ga in op die verschillen en de verhouding tot de permanente organisatie. Naast routinematig werk onderscheid ik een proces, project en programma aan de hand van een aantal karaktereigenschappen.
Vormen van organiseren: projectmatig en programmatisch werken
Er zijn allerlei vormen waarmee je vraagstukken kunt aanpakken. Maar welke vorm past nu het beste bij jouw vraagstuk? Gebaseerd op de jarenlange praktijkervaring en expertise van TwynstraGudde en recente feedback van verschillende professionals in het veiligheidsdomein heb ik een vereenvoudigd overzicht gemaakt. Die staat hieronder weergegeven en bevat kenmerken van veelgebruikte vormen van organiseren: via routine, procesmatig, projectmatig of programmatisch.
Drie aandachtspunten voor de projectleider of programmamanager
Natuurlijk is er veel meer te zeggen over wat er komt kijken bij het vormen en uitvoeren van een project of programma. De kennisbank van TwynstraGudde geeft bijvoorbeeld als het gaat om projecten managen een diepere inkijk in hoe je een project opstart, faseert en beheerst. Daarnaast staat er informatie over de gewenste samenwerkingsverbanden die daar bij horen. Ik probeer hier dan ook niet volledig te zijn, maar uit te lichten wat in mijn gesprekken met professionals in het veiligheidsdomein vaak als vraagpunt of onzekerheid terugkomt. Ik denk, naast de hierboven weergegeven eigenschappen, bijvoorbeeld ook aan de verhouding met de eigen reguliere werkzaamheden, de verdeling van tijd en middelen en over afbakening en het resultaat.
Daarom nog drie aandachtspunten:
- Projectmanagement helpt je om opgavegericht een vraag verder te brengen die buiten jouw dagelijkse routine of lijnwerkzaamheid valt. Denk aan het tijdelijke karakter en een uniek, afgebakend resultaat.
- Aangezien projecten en programma’s spanningen met zich mee brengen en extra inspanningen vereisen, is het wenselijk zo min mogelijk projecten of tijdelijke organisatievormen tegelijkertijd te willen realiseren. Als het kan zonder project of programma: prima! Wie houdt hier in jouw organisatie zicht op? Portfoliomanagement is hier een methode voor en collega Amir Sharafkhani schreef daar een blogreeks over.
- Overgaan tot de uitvoering van een project kan pas wanneer er overeenstemming is over het projectresultaat en over de werkzaamheden die daarvoor nodig zijn (van opdracht naar projectplan). Of was je al begonnen?
Meer weten?
Heb jij behoefte aan meer informatie over projectmanagement of programmamanagement of wil je eens sparren over mogelijke vormen van organiseren? Laat het mij weten. Samen met mijn collega’s van de adviesgroep Veiligheid zijn wij voortdurend gericht op het verbeteren van onze adviezen en passen wij altijd maatwerk toe passend bij de omgeving van de klant. Daarnaast geven wij (op maat) incompany cursussen project- en programmamanagement.
