Gemeente Utrechtse Heuvelrug Vernieuwde huisvesting voor hybride werken

De gemeente Utrechtse Heuvelrug wil zich ontwikkelen tot een netwerkorganisatie waar hybride werken de norm is. Met dat doel heeft de gemeente TwynstraGudde gevraagd mee te denken over een nieuw huisvestingsconcept voor haar medewerkers en een veranderplan voor de organisatie. Ook hebben we de uitvoering van de plannen begeleid. De gemeente Utrechtse Heuvelrug is nu in staat haar taken efficiënt en effectief te blijven uitvoeren.

Voor overheden is het steeds gewoner om wisselende samenwerkingen aan te gaan met inwoners, ondernemers, medeoverheden en andere partners. Dat levert de beste kansen op goede dienstverlening en een effectieve aanpak van complexe maatschappelijke opgaves. Een organisatievorm die daar goed bij past is de netwerkorganisatie. Zo'n organisatie vraagt om een werkomgeving die een flexibele taakuitoefening ondersteunt en om medewerkers die hun vaardigheden bewust en effectief inzetten. Met dit uitgangspunt zijn we samen met de gemeente Utrechtse Heuvelrug aan de slag gegaan.

Nieuw huisvestingsplan

Om te beginnen hebben we de huisvesting van de gemeentelijke organisatie in Doorn kritisch onder de loep genomen. Samen hebben we een plan ontwikkeld om het gemeentehuis geschikt te maken voor een nieuwe manier van werken. Zo'n plan maken we door samen met de organisatie de ideeën, voorkeuren en wensen van medewerkers grondig te onderzoeken. We zijn in gesprek gegaan met teamleiders, managers en bestuurders en we hebben de voorkeuren van alle medewerkers onderzocht met een enquête. De uitkomsten daarvan hebben we gecombineerd met onze kennis en ervaring, met als resultaat een doortimmerd en breedgedragen huisvestingsplan.

'Dankzij de integrale aanpak zijn we als gemeentelijke organisatie in staat onszelf op nieuwe manieren op onze doelen te richten.'
Marjan Havekes, gemeentesecretaris

Begeleiding uitvoeringsfase

Toen het plan door de gemeenteraad van Utrechtse Heuvelrug was goedgekeurd, hebben we ook de uitvoering begeleid. We hebben de gemeente ondersteund bij de aanbesteding en bij het vinden en begeleiden van een architect. Voor de daadwerkelijke verbouwing hebben we een lokale aannemer gevonden. Dit heeft een vernieuwd gebouw opgeleverd waarin met veel precisie en creativiteit ruimte is geschapen voor verschillende manieren van werken. Zo zijn meer ruimtes gerealiseerd om geconcentreerd te werken en is er plaats gemaakt voor ontmoeting en sociaal verkeer. Ook is er ruimte gecreëerd voor samenwerken, al dan niet met collega's die op dat moment thuis of elders werken. Onze inzet was om de beschikbare ruimte zo efficiënt mogelijk te gebruiken.

Digitale werkomgeving

Bij hybride werken maken goede digitale hulpmiddelen voor medewerkers het verschil. Samen met de gemeente is hiervoor een plan opgesteld. We startten met een goede basis: laptops voor alle medewerkers in plaats van vaste werkstations en ergonomisch ingerichte thuiswerkplekken. Daarnaast is gekeken waar verdere digitalisering nodig was om de bedrijfsvoering hybride in te richten. Een voorbeeld: de invoering van een interne digitale handtekening heeft er voor gezorgd dat werkprocessen door kunnen blijven lopen, onafhankelijk van de plek waar een medewerker op dat moment aan het werk is.

Verandertraject medewerkers

Op verzoek van de gemeente hebben we ook een verandertraject voor medewerkers ontworpen, gericht op de vaardigheden die nodig zijn om op een nieuwe manier te werken. Zo hebben we trainingen op maat en plenaire bijeenkomsten georganiseerd over onder andere de werk-privébalans, samenwerkingsvormen en persoonlijk leiderschap. Medewerkers leren in praktische trainingen ook hun vernieuwde digitale werkomgeving beter te gebruiken. Met deze veelzijdige begeleiding groeit de gemeentelijke organisatie toe naar een flexibele netwerkorganisatie. Medewerkers gebruiken hun nieuwe huisvesting en digitale werkomgeving nu om hun taken op nieuwe manieren uit te oefenen.

Waarom TwynstraGudde?

Een opdracht zoals de gemeente Utrechtse Heuvelrug die heeft geformuleerd, laat zien waar TwynstraGudde bij uitstek toegevoegde waarde levert: met een integrale aanpak. Onze adviseurs hebben dit project in van begin tot eind begeleid. We hebben onze ervaring met huisvesting en facility management in dit geval gekoppeld aan een leertraject voor medewerkers, maar andere combinaties zijn ook denkbaar. Onze kracht is inspelen op wat nodig is in de organisatie: planontwikkeling, aanbesteding, projectbegeleiding, digitale middelen, trainingen of organisatieontwikkeling. De gemeente Utrechtse Heuvelrug maakt met die ondersteuning nu de overstap naar een hybride netwerkorganisatie.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.