Dat was de vraag waar de gemeente Valkenswaard zich voor gesteld zag. Bijkomende uitdaging was om alles binnen de financiële taakstelling uit te voeren.
De opdracht
De gemeente Valkenswaard vroeg TwynstraGudde om te onderzoeken hoe zij gemeente- en cultuurhuis effectiever zou kunnen gebruiken zodat zij aan de financiële taakstelling zou voldoen. Daarnaast had de gemeente de wens om de werkomgeving binnen het gemeentehuis te verbeteren en de interactie tussen beide panden te versterken.
Het probleem
Het gemeentehuis en het cultuurhuis liggen gespiegeld tegenover elkaar aan een cirkelvormig plein. Maar terwijl het gemeentehuis steeds voller werd, kampte het cultuurhuis al langere tijd met een oplopende leegstand. Door contractuele verplichtingen kon de gemeente echter geen gebruik maken van de leegstaande ruimtes in het cultuurhuis. Bovendien was er van de beoogde kruisbestuiving weinig gekomen.
De aanpak
Het onderzoek richtte zich op drie aspecten: efficiënter gebruik van de ruimtes, invoeren van het nieuwe werken en optimaliseren van de bedrijfsvoering. In de bestaande situatie waren veel functionaliteiten apart georganiseerd en werden diensten gescheiden ingekocht. Daar viel dus relatief eenvoudig winst te halen. Maar wij onderzochten ook of verdere centralisatie mogelijk en wenselijk was door bijvoorbeeld met één centrale balie te gaan werken.
Wat was het onderscheidende van de aanpak?
Omdat er al een behoorlijke voorgeschiedenis lag hebben wij eerst gekeken waarom eerdere onderzoeken waren vastgelopen. Vervolgens hebben wij de gemeente een plan de campagne voorgelegd en hen verzocht daar niet meer van af te wijken. Uit onze ervaring weten we namelijk dat veranderde wensen of nieuwe inzichten het proces kunnen vertragen. Maar door het project kop en staart te geven creëerden wij een duidelijke marsroute. Daarnaast hebben we voor een intensieve aanpak gekozen; elke twee weken kwamen wij met de hele projectgroep bij elkaar om de voortgang te bespreken. Zo hielden wij grip op het proces en was er vanaf het begin draagvlak.
Het resultaat
Het onderzoek leverde een viertal varianten op die uiteenliepen van lage tot hoge impact. In de variant met het laagste impact bleef alles min of meer zoals het was. In de variant met de hoogste impact zou het plein tussen gemeente- en cultuurhuis worden overdekt met een glazen kap. Uiteindelijk is een tussenvariant aan de gemeenteraad voorgesteld. Daarin behouden de gebouwen elk een eigen balie maar worden zij via loopbruggen met elkaar verbonden. Daardoor kan het cultuurhuis effectiever worden gebruikt. Ook het nieuwe werken wordt geïntroduceerd. Besluitvorming is nu aan de raad.
