Commissie Zuurmond, Ministerie van Justitie en Veiligheid Inzicht in feitelijke versus ervaren tijdsbesteding in de opsporing

Rechercheurs voeren dagelijks administratieve taken uit, maar onduidelijk is hoeveel tijd zij hieraan kwijt zijn en hoe zij deze tijdsbesteding ervaren. Eind 2018 is besloten een meerjarige aanpak van administratieve lastenverlichting in de opsporing te starten. De Commissie Zuurmond heeft hiervoor meerdere onderzoeken uitgezet. De resultaten zullen als bouwstenen fungeren voor de aanpak op middellange termijn. TwynstraGudde heeft een kwantitatief onderzoek uitgevoerd om inzicht te krijgen in de feitelijke versus ervaren tijdsbesteding van administratieve werkzaamheden van rechercheurs.

In ons onderzoek stonden drie vragen centraal:

Wat is de feitelijke duur van administratieve werkzaamheden van rechercheurs?
Welke subjectieve beleving hebben zij bij deze activiteiten?
Hoe ervaren rechercheurs de gevoelde verstreken tijd van de uitgevoerde administratieve handelingen?

Een commissie met onder meer professor dr. Evangelia Demerouti van de Technische Universiteit Eindhoven, hoogleraar Human Performance Management en specialist in de Day Reconstruction Method, begeleidde het onderzoek.

Kwantitatief onderzoek met de Day Reconstruction Method

Met behulp van de Day Reconstruction Method is een enquête uitgezet, zijn de antwoorden van meer dan 1.600 rechercheurs uit verschillende teams geanalyseerd en is gezorgd voor toelichting door middel van focusgroepen. De Day Reconstruction Method is ontworpen om data te vergaren die de ervaringen van een persoon op een willekeurige dag beschrijven. Respondenten beschrijven in een ‘dagboek’ in de vorm van een enquête welke activiteiten zij de vorige werkdag uitvoerden en hoe zij deze ervaarden. Dit vergroot de accuraatheid van de herinneringen en voorkomt dat respondenten hun werkzaamheden moeten onderbreken om de enquête in te vullen.

In totaal heeft bijna 24% van de ruim 6.700 medewerkers binnen de doelgroep aan de enquête deelgenomen: een representatieve groep qua grootte en kenmerken. De resultaten van de enquête zijn na analyse besproken met een focusgroep voor nadere duiding.

Het verschil in feitelijke en ervaren tijdsbesteding

De feitelijke tijdsbesteding van rechercheurs aan administratieve taken hebben wij gevisualiseerd, zie onderstaande afbeelding.

figuur1-1

Uit de enquête en focusgroep blijkt dat rechercheurs de meeste operationeel administratieve taken op de ‘automatische piloot’ doen. Desondanks is er een aanzienlijk verschil te zien tussen de taken die wél en niet als functioneel en/of tijdrovend worden ervaren. De taken die direct verbonden zijn aan het operationele opsporingswerk ervaren de rechercheurs het meest positief en functioneel en het minst tijdrovend.

Het meest negatief en tijdrovend en minst functioneel ervaren de rechercheurs het overzetten van informatie tussen registratiesystemen. Wanneer we de ervaren tijdsbesteding vergelijken met de feitelijke tijdsbesteding blijkt dat rechercheurs aan de taken die ervaren worden als het meest tijdrovend de minste tijd besteden.

Mogelijkheden voor het veranderen van belevenis

Op basis van deze bevindingen adviseerden wij te focussen op mogelijkheden om de belevenis te veranderen naar een neutrale of positieve ervaring. Denk aan het vereenvoudigen of efficiënter inrichten van specifieke administratieve taken, het trainen van medewerkers in het uitvoeren van deze taken en het inzichtelijk maken van de toegevoegde waarde van de taken voor het gehele opsporingsproces.

Onderzoeksrapport

Op 26 juni 2020 heeft de minister van Justitie en Veiligheid ons onderzoeksrapport ‘Een dag in de opsporing - Rechercheurs en hun beleving van administratieve taken tijdens een werkdag’ aan de Tweede Kamer aangeboden. Als onderdeel van de rapportage van de Commissie Zuurmond getiteld ‘Niet meer van hetzelfde?’ Het zal als basis dienen voor het uitwisselen van gedachten tussen de Tweede Kamer en de Tijdelijke commissie Uitvoeringsorganisatie over administratieve lastenverlichting in de opsporing. Meer weten? Neem contact op met Hendrik Sollie.

Zie ook ons onderzoeksrapport ‘Waarden in de opsporing - De betekenis die rechercheurs geven aan administratieve taken’.

Waarom TwynstraGudde?

Wij hebben uitgebreide ervaring met het uitvoeren van onderzoek en evaluaties, zowel met behulp van kwalitatieve methodes zoals storytelling als kwantitatieve methodes. Daarbij hebben we grondige kennis van de organisaties in het veiligheidsdomein, waaronder de politie.