FMHaaglanden helpen bij vormgeven aan hybride werken

FMHaaglanden is één van de grootste facilitaire dienstverleners van het Rijk en is verantwoordelijk voor het werkklimaat en de voorzieningen voor 30.000 rijksambtenaren in Den Haag. Tijdens de coronapandemie werkten de meesten van hen noodgedwongen thuis en hebben toen ook de voordelen daarvan ervaren. Nu willen de meeste mensen niet meer terug naar hoe het ooit was. Zij willen de ruimte om zelf te bepalen waar en wanneer zij werken. Wie behoefte heeft aan fysiek overleg of verbinding met collega’s, komt naar kantoor. Anderen werken beter thuis. Er zijn ook mensen die het kantoor opzoeken om geconcentreerd te werken.

Een nieuw evenwicht

Hybride werken impliceert een nieuw evenwicht tussen kantoor en thuis. Het gaat om een cultuurverandering waarbij een andere manier van communiceren, leidinggeven en samenwerken nodig is. FMHaaglanden moet daarvoor de juiste voorzieningen vinden en implementeren. Dat roept vragen op en brengt onzekerheden met zich mee. Hoe gaat het werken zich in de verdere toekomst ontwikkelen? Wat vergt dat van de faciliteiten? Dezelfde aanpak werkt lang niet voor iedereen. Wij ondersteunen FMHaaglanden bij de vormgeving van hybride werken en vervullen daarvoor de rol van projectleider Hybride Werkomgeving en de rol van projectleider Hybride Vergaderen.

Structuur aanbrengen

Juist in een tijd waarin het hybride werken zich nog ontwikkelt, is het in onze optiek essentieel om te blijven nadenken over facilitaire dienstverlening. Als facilitaire organisatie moet je anticiperen door mogelijke aanpakken inzichtelijk te maken en te experimenteren met wat wel en niet werkt. In pilots kan de impact van het hybride werken op de facilitaire dienstverlening duidelijk worden. Hiervoor bieden wij in de eerste plaats een structuur aan door onderzoeksvragen helder te maken, informatie te verzamelen en te toetsen of iedere stakeholder dezelfde taal spreekt. Met bijvoorbeeld een scenarioanalyse of een businesscase werken we verschillende perspectieven, kansen en mogelijkheden uit.

'In tijden dat er veel onzeker is, is het prettig om met professionals te sparren over de richting en de koers die je wilt varen. Waar doen we goed aan?'

Sara Schut, programmamanager Hybride Werken FMHaaglanden

Hybride vergaderen

Vanuit deze visie heeft de projectleider hybride vergaderen een businesscase voor de studiovoorzieningen opgeleverd. De kosten en baten zijn hierin per scenario inzichtelijk gemaakt. Wat kost het gebruik van een interne, externe en tijdelijke studiovoorzieningen? Hierbij is ingespeeld op trends en rekening gehouden met de risico’s.

Hybride werkomgeving

De projectleider hybride werkomgeving heeft een beeld geschetst van het werken in de toekomst. Vanuit risicodenken en systematische analyses is met de stakeholders gesproken. Wat wordt bij hybride werken verwacht van de schoonmaakdienst en andere facilitaire diensten? Hoe ziet die samenwerking er dan uit? Welk meubilair sluit aan bij hybride werken en kunnen we dat samen met onze leveranciers aanbieden? Deze vragen zijn beantwoord met concrete stappen en experimenten.

Beweging in de samenwerking

Onze adviezen hebben bijgedragen aan het verder vormgeven van de facilitaire dienstverlening in relatie tot hybride werken. De businesscase en de scenarioanalyse zijn zowel intern als extern besproken met de betrokken stakeholders. Dit heeft een beweging in de samenwerking teweeggebracht met concrete actiepunten als gevolg. Met als uiteindelijk resultaat: een optimale klantbeleving en een prettig werkklimaat voor 30.000 rijksambtenaren.
'In tijden dat er veel onzeker is, is het prettig om met professionals te sparren over de richting en de koers die je wilt varen. Waar doen we goed aan? Met een kritische blik hebben de betrokken projectleiders dat op een prettige manier scherp weten neer te zetten', Sara Schut, programmamanager Hybride Werken FM Haaglanden.

Waarom TwynstraGudde?

TwynstraGudde levert de menskracht en ontzorgt de opdrachtgever met onafhankelijk en deskundig advies. Wij hebben veel ervaring op het gebied van facilitair management in uiteenlopende organisaties. Op het juiste niveau voeren we inhoudelijk goede gesprekken. Met een scherpe analyse en een frisse blik brengen onze mensen structuur aan.