Rechtbank Overijssel Een heldere visie op het kantoorconcept voor Rechtbank Overijssel

In Almelo is een nieuw gerechtsgebouw gepland. De ingebruikname hiervan is over enkele jaren. Tegelijkertijd wordt het gerechtsgebouw in Zwolle verbouwd, vanwege problemen met betonvloeren. In de afgelopen twee jaar is ook de kijk op kantoorhuisvesting veranderd, mede door het massale thuiswerken. Door deze ontwikkelingen heeft de Rechtbank Overijssel behoefte aan een heldere visie op het kantoorconcept. TwynstraGudde is gevraagd om deze visie op te stellen, inclusief Rechtbankbrede kaders.

Foto: TwynstraGudde

De visie op het kantoorconcept voor de Rechtbank Overijssel moet een Rechtbankbrede visie zijn voor zowel de locatie Almelo als Zwolle. De visie is nodig om indelingsvoorstellen te ontwikkelen en de inrichting van de kantoorruimtes te bepalen. Bovendien helpt een kantoorvisie bij het optimaliseren van het ruimtegebruik in de bestaande kantoorlocatie Zwolle.

Diepte-interviews en enquêtes

Om tot een visie op het kantoorconcept te komen heeft TwynstraGudde diepte-interviews afgenomen met sleutelfiguren, mensen die door hun functie of aantal jaren dienstverband een goed beeld hebben van hoe de organisatie werkt. Zij hebben met ons meegedacht over knelpunten en kansen binnen de organisatie.

Naast diepte-interviews, een fysiek bezoek aan de kantoorlocaties en oriëntatie op basisinformatie, is er ook een enquête uitgezet onder alle medewerkers van de Rechtbank Overijssel. De enquêteresultaten geven een waardevol beeld van de wijze waarop mensen hun werk organiseren, de werkprocessen en de onderlinge samenwerkingsrelaties.

Dromen, inspireren en loskomen

Het ontwikkelen van een kantoorconcept vraagt om dromen, inspireren en loskomen van de huidige situatie. Tegelijkertijd moeten er duidelijke kaders gesteld worden. Wat is het perspectief dat de huisvesting biedt? Wat moet toekomstige huisvesting faciliteren?

In twee werksessies hebben we samen met mensen uit de organisatie nagedacht over hoe de ideale werkomgeving eruit zou zien. Daarnaast hebben we de resultaten van de diepte-interviews en enquête besproken. Tijdens de werksessies hebben we ook het onderlinge gesprek gefaciliteerd, zodat er gezamenlijk nagedacht kon worden over onder andere thuiswerken, het nieuwe werken, ontmoeting, samenwerken en Rechtbankbrede kaders.

'Een effectieve en fijne kantooromgeving is niet alleen gebaat bij fysieke optimalisaties. Elkaar stimuleren tot effectiever gebruik van het kantoor biedt net zo goed kansen'

Rosmarijn Boender, senior huisvestingsadviseur Rechtbank Overijssel

Een Rechtbankbrede visie

Met behulp van de diepte-interviews, enquête en werksessies zijn de wensen, eisen en ambities vanuit de organisatie opgehaald. Hieruit bleek onder andere dat onafhankelijk van de functie elke medewerker over een rustige werkplek moet kunnen beschikken, dat er meer structuur aangebracht moet worden tussen rust en reuring en de kantooromgeving hybride vergaderen moet faciliteren.

De locaties in Zwolle en Almelo moeten daarbij meer aansluiten op de huidige ontwikkelingen, zoals hybride werken, duurzame inzetbaarheid en locatie overstijgend werken. Een nieuwe manier van werken is daarbij geen doel op zich, maar een middel om medewerkers optimaal hun werk te kunnen laten doen.

Het resultaat is een Rechtbankbrede visie op de wijze waarop de kantoorruimte het best gebruikt kan worden. Hierbij zijn ook de Rechtbankbrede kaders vastgesteld. Dit is een set van algemene omgangsregels, die de grenzen aangeven en waarbinnen veel ruimte voor maatwerk en eigen invulling per team is. De Rechtbank Overijssel kan deze visie nu implementeren op haar kantoorlocaties en in werkprocessen. TwynstraGudde blijft hierbij betrokken.

Rosmarijn Boender, senior huisvestingsadviseur Rechtbank Overijssel: 'TwynstraGudde heeft ons met hun betrokkenheid laten inzien dat een effectieve en fijne kantooromgeving niet alleen gebaat is bij fysieke optimalisaties, maar dat we elkaar als collega’s onderling ook kunnen stimuleren om effectiever om te gaan met ons kantoor. TwynstraGudde bewaakt de balans tussen focus op gebouw en gebruiker.'

Lees ook het volledige interview met Rosmarijn Boender

De toegevoegde waarde van TwynstraGudde

Huisvestingsvraagstukken zijn één van de expertises van TwynstraGudde. Met een integrale blik en brede ervaring handelen we vanuit meerdere perspectieven. Een huisvestingsvraagstuk gaat namelijk niet alleen over een fysieke omgeving, maar ook over hóe het kantoor gebruikt wordt. Zo kwamen huisvesting, organisatieverandering, techniek, bestuurlijke kaders en draagvlak samen in één opgave. In nauwe samenwerking met de opdrachtgever heeft dit geleid tot een breed gedragen visie op het kantoorconcept.