Cordaan Digitale innovatie bij Cordaan: van een plan tot uitvoering

De uitdagingen in de zorg zijn niet nieuw, maar ze worden wel urgenter. Veel zorgorganisaties zoeken daarom actief naar manieren om slimmer te werken: oplossingen die de werkdruk verlagen, administratieve lasten beperken en de kwaliteit van zorg en werkplezier verbeteren. Digitale innovatie speelt hierin een steeds grotere rol. Niet als doel op zich, maar als middel om het dagelijks werk beter en efficiënter te organiseren. Toch blijkt de weg van innovatie naar implementatie vaak weerbarstig. Hoe zorg je ervoor dat technologie niet iets extra’s wordt, maar juist ondersteunend is aan het zorgproces? TwynstraGudde is betrokken geweest bij de implementatie van spraakgestuurd rapporteren binnen Cordaan, de grootste zorginstelling in Amsterdam en omstreken.

Cordaan is één van de koplopers op het gebied van digitale innovaties in de zorg. Een flinke prestatie, aangezien zij deze digitalisering verwerkelijken op 120 locaties met circa 6.000 medewerkers. Ook zij worden geconfronteerd met de hedendaagse uitdagingen in de zorg. Als antwoord op deze uitdagingen zet Cordaan onder andere in op de implementatie van spraakgestuurd rapporteren. Deze innovatie zorgt dat zorgprofessionals hun rapportages kunnen inspreken, met als direct resultaat minder administratie en meer tijd voor de cliënt.

Van pilot tot volledige uitrol

Begin 2024 heeft Cordaan kennis gemaakt met de innovatie spraakgestuurd rapporteren. Er is eerst een pilot gestart met vijf zorgteams bestaande uit 167 medewerkers, geselecteerd op basis van enthousiasme en motivatie. Het doel van de pilot was om te onderzoeken of deze vorm van rapporteren aansluit bij de werkwijze van Cordaan en of het daadwerkelijk de beloofde meerwaarde biedt. Cordaan volgde het door de leverancier geadviseerde stappenplan: per team werd een zogenoemde ‘super user’ aangewezen als kartrekker en aanspreekpunt. Deze super users ontvingen als eerste een training, gevolgd door een training voor de overige teamleden, zodat zij al enige voorkennis hadden opgedaan. 'De pilot was echt een succes’ aldus Lizzy Tonnaer, projectleider bij Cordaan. ‘Er was veel enthousiasme vanuit de teams en de gebruikersgraad nam al snel goede vormen aan. Dit resulteerde in het besluit om deze innovatie volledig te implementeren binnen de extramurale sector van Cordaan.’

Bij de volledige uitrol is dezelfde aanpak gehanteerd als tijdens de pilot, maar dan op een grotere schaal: 55 teams en 1.444 medewerkers namen deel. Elk team werd ondersteund door een getrainde superuser en een teamtraining. Met deze zorgvuldige voorbereiding heeft Cordaan al aanzienlijke stappen gezet tot het implementeren van de innovatie. Toch liep Cordaan tegen een behoorlijk veranderkundige opgave aan. Vanuit het programma en budget van Maximaal Digitaal zijn we gevraagd om binnen het projectteam spraakgestuurd rapporteren deze veranderkundige opgave aan te pakken.

Terug naar de basis om vooruit te komen

Om tot een gericht en effectief plan van aanpak te komen, zijn we begonnen met een grondige analyse van de oorzaken achter het achterblijvende gebruik van spraakgestuurd rapporteren. 'Een analyse van de knelpunten is essentieel om tot gerichte interventies te komen,' aldus Aniek van Leeuwen, adviseur bij TwynstraGudde. ‘Door bij de extramurale zorgteams aan te sluiten tijdens de teamvergadering werd het mogelijk om in gesprek te gaan met zorgmedewerkers om te begrijpen wat er nu eigenlijk werkelijk speelt op de werkvloer.’ Uit deze gesprekken kwamen drie duidelijke behoeften naar voren: herinnering aan het bestaan van de innovatie, praktische uitleg over het gebruik, en ruimte voor dialoog over het nut en de meerwaarde ervan.

Deze inzichten vormden de basis voor een plan van aanpak waarin werd gewerkt aan een concreet en zichtbaar resultaat. Door medewerkers te segmenteren op basis van adoptiecijfers, werd de energie gericht op de middengroep en de laagst scorende groep - daar waar gedragsverandering het meest haalbaar was. Per groep werd gekeken naar wat nodig was: van praktische instructie tot het stimuleren van bewustwording. Maandelijkse updates met prestatie- en adoptiecijfers hielden het onderwerp levend, terwijl korte lijnen met het innovatieteam snelle bijsturing mogelijk maakten. Wij brachten in dit traject expertise in implementatie en veranderkunde mee, met oog voor gedrag, context en het belang van luisteren vóór handelen.

‘TwynstraGudde heeft ons goed geholpen met het aanscherpen van de initiële vraagstelling en het creëren van een gedegen plan tot uitvoering’

Vier praktische tips en lessen

Gedurende dit traject zijn er vier essentiële tips geïdentificeerd die helpen om een implementatie soepeler en effectiever te laten verlopen.

Hou het simpel - Wanneer iets nieuws wordt geïntroduceerd, is een eenvoudige en praktische aanpak essentieel. Zorgmedewerkers maken het snelst kennis met spraakgestuurd rapporteren door een interactieve en toegankelijke benadering. Wat is het? Hoe werkt het? Wat levert het mij op? Laat het de zorgprofessional zelf proberen, zo wordt direct de drempel verlaagd.
De eerste stap is het zwaarst - Integreer de technologie op een natuurlijke wijze in de dagelijkse routine van zorgmedewerkers. Hoe toegankelijker de technologie is, hoe sneller medewerkers zich er comfortabel bij voelen, wat de kans op een succesvolle implementatie vergroot. 
Kies voor een persoonlijke benadering - Ga het gesprek aan met de zorgprofessional. Luister naar vragen of zorgen en pas de werkwijze aan op de cultuur van het team. Elk team werkt anders en het is belangrijk hierop aan te sluiten.
Zorg voor zichtbaarheid - Blijf spraakgestuurd rapporteren onder de aandacht brengen, bijvoorbeeld door gebruikersaantallen te delen of teams in het zonnetje te zetten. Dit normaliseert het gebruik van de nieuwe werkwijze.

Geen ‘in beton gegoten’ plan, wel een mooie samenwerking!

Het implementeren van een innovatie zoals spraakgestuurd rapporteren is geen ‘in beton gegoten’ plan. Elke organisatie werkt anders, en zelfs binnen één organisatie kunnen teams sterk verschillen in cultuur, dynamiek en behoefte. Dat vraagt om maatwerk: continu schakelen, aanvoelen wat werkt, en durven bijsturen. Creativiteit en flexibiliteit zijn daarbij onmisbaar. De samenwerking tussen TwynstraGudde binnen het team van Cordaan is als zeer waardevol ervaren. Korte lijnen en continu schakelen heeft gezorgd voor een goede aansluiting bij de wensen en uitdagingen binnen deze opdracht. ‘Er was veel ruimte voor afstemming, experimenteren met verschillende aanpakken en ruimte om te leren. Dat heeft geleid tot waardevolle inzichten en resultaten’, aldus Aniek.

‘We zijn erg enthousiast over de samenwerking en het geleverde eindresultaat’

Zelf aan de slag met spraakgestuurd rapporteren

Wil je zelf ook aan de slag met de implementatie van spraakgestuurd rapporteren? De Vilans implementatietoolkit en de presentatie van Maximaal Digitaal ‘Implementatie spraakgestuurd rapporteren bij Cordaan’ zijn praktische hulpmiddelen.

Waarom TwynstraGudde?

Wij maken digitale innovatie in de zorg werkbaar en waardevol. Met onze expertise in implementatie en veranderkunde zorgen we dat technologie niet iets extra’s wordt, maar juist ondersteunend is aan het zorgproces. We luisteren, analyseren de context en handelen met oog voor gedrag en draagvlak. Zo helpen we zorgorganisaties slimmer werken, de werkdruk verlagen en de kwaliteit van zorg verbeteren.
Benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op.