Het gaat om werkzaamheden voor beheer en onderhoud aan kademuren, groen, bruggen en tunnels, riolering, verhardingen, openbare verlichting en verkeerslichten. Om werk met werk te maken moeten verschillende afdelingen van de gemeente hun planning voor onderhoudswerkzaamheden gelijkleggen. Er zijn echter grote verschillen qua opgaven, uitvoering, aansturing, financiering en urgentie van de werkzaamheden.
Oog voor verschillen
Adviseurs van TwynstraGudde en medewerkers van de gemeente Den Haag hebben enkele werksessies gehouden. Daarin werden de knelpunten, mogelijkheden en de onderlinge verschillen tussen de verschillende assetgroepen duidelijk. Zo wordt periodiek onderhoud aan riolering apart gefinancierd. Beheer en onderhoud van verharding is veelal gebaseerd op inspecties. Groenonderhoud is veel meer gebaseerd op beleidsambities. In werksessies hebben we een werkwijze ontwikkeld waarbij rekening is gehouden met dergelijke verschillende benaderingen.
Hotspots identificeren
Voor het integraal programmeren is een GIS-kaart ontwikkeld waarop de afdelingen hun onderhoudsopgaven en -kansen voor de komende vijf jaar intekenen. Iedere afdeling werkt in dezelfde kaart. Overlappingen in onderhoudsopgaven en -kansen zijn hotspots en dat zijn aanleidingen om afspraken te maken over een effectieve planning. Nieuw in deze aanpak is dat niet alleen de opgaven in de kaart worden aangetekend, maar ook kansen zoals beleidsambities op het gebied van groen en water.
Afwegingsmodel
Afstemming houdt in dat de ene afdeling de werkzaamheden naar voren haalt en de andere deze uitstelt. Dat heeft positieve en negatieve effecten. Het is belangrijk daarbij niet alleen te kijken naar bereikbaarheid, maar de afweging te baseren op meerdere gemeentelijke beleidsprioriteiten: naast bereikbaarheid ook bereikbaarheid, gebiedsgerichtheid, duurzaamheid, veiligheid, middelen. Door de effecten van afstemming op al deze factoren zichtbaar te maken, is een gefundeerd besluit in lijn met gemeentelijk beleid mogelijk.
Regisseur Integraal Programmeren
TwynstraGudde heeft voorgesteld een gemeentelijke regisseur Integraal Programmeren aan te stellen die de hotspots identificeert en agendeert, en die de samenwerking aanjaagt en afspraken tussen de betreffende afdelingen vastlegt. De regisseur zorgt dat de afstemming tweemaal per jaar plaatsvindt.
Het resultaat voor de opdrachtgever
Den Haag heeft de werkwijze omarmd. Aansluitend heeft de gemeente TwynstraGudde gevraagd te helpen bij de implementatie. Op langere termijn is met hetzelfde systeem ook afstemming mogelijk met derden, waaronder nutsbedrijven.
Wat is onderscheidend?
Nieuw in de aanpak is dat de afstemming plaatsvindt op basis van opgaven (dat wat moet gebeuren) én kansen (beleidsambities). Daardoor kunnen de verschillen tussen de assetgroepen met elkaar worden afgewogen en kan sneller ‘werk met werk’ worden gemaakt. Een tweede noviteit is dat de afweging niet alleen wordt gemaakt met het oog op bereikbaarheid van de gemeente, maar wordt gericht op meerdere gemeentelijke beleidsprioriteiten. Bereikbaarheid is er één van. Alle betrokken afdelingen herkennen hierdoor hun belangen in de aanpak.
