Het gevolg? Overheidsorganisaties werken via een veelheid aan projecten en programma’s aan alle maatschappelijke opgaven tegelijkertijd. Met weinig overzicht, weinig integrale sturing en uiteindelijk weinig tastbare resultaten. Portfoliomanagement helpt bij scherper prioriteren en kiezen, zowel tussen als binnen opgave.
Het belang van prioriteren en kiezen
Het zal echt wat vaker moeten: ‘nee’ zeggen. Of op z’n minst ‘ja, maar niet dit jaar’. Het belang van prioriteren en kiezen is groter dan ooit. De vergrijzing en schaarste op de arbeidsmarkt beperken de uitvoerbaarheid, maar zo ook de financiële uitdagingen. Gemeenten kampen met het ‘ravijnjaar’ en ook provincies hebben bezuinigingsopgaven.
Daarvoor is op de eerste plaats meer realisme nodig, bij zowel bestuur als de ambtelijke organisatie. Realisme over wat haalbaar is in een periode van bijvoorbeeld een kwartaal, een jaar of vier jaar. Maar ook het besef dat niet elke gemeente op alle opgaven het verschil hoeft te maken. Prioriteren en kiezen tussen én binnen opgaven kan helpen om op enkele opgaven echte stappen te maken. Zeker kleinere gemeenten doen hier goed aan.
Portfoliomanagement: integraal prioritering- en sturingsproces
Een nieuwe manier van werken
Steeds meer overheidsorganisaties gaan aan de slag met portfoliomanagement: een integraal prioriterings- en sturingsproces, gericht op het realiseren van de strategische doelen door het kiezen van de meest wenselijke én haalbare initiatieven, rekening houdend met de beschikbare mensen en middelen. En nu zonder adviseurstaal: een manier om te komen tot een realistische lijst van opgaven en bijbehorende projecten en programma’s.
Echt nieuw is het niet. Portfoliomanagement vindt zijn oorsprong in het bedrijfsleven en wordt al lange tijd ingezet bij grote organisaties als Schiphol, FrieslandCampina en Philips. Daar moeten nieuwe initiatieven zich herhaaldelijk bewijzen: aan de voorkant (welk probleem lost dit op?), maar ook gedurende de uitvoering (merken we al verschil?). Draagt een initiatief niet (meer) bij aan de organisatiedoelen, dan stoppen we ermee. Het portfolio aan projecten en programma’s is daarmee gericht op de kortste weg naar verbetering en vernieuwing. Met andere woorden: als jouw project niet de juiste schoenen draagt, dan is het niet welkom op het portfolio-feestje.
Dergelijke organisaties hebben ook toegewijde portfolioregisseurs en portfolioboards. Zij bewaken de ingang van het feest, met als belangrijkste taak: de juiste projecten en programma’s uitvoeren, zuinig omgaan met de beschikbare mensen en middelen, en tastbare resultaten opleveren.
Ergens voor kiezen en daar vervolgens écht op doorpakken
Nu is het echt niet zo dat we bij TwynstraGudde elke gemeente, provincie en ministerie willen inrichten als commercieel bedrijf. We zien als samenleving immers steeds meer de negatieve kanten van marktdenken bij overheidstaken. Wel willen we overheidsorganisaties helpen bij het meer realistisch benaderen van hun opgaven en de initiatieven die zij daarvoor opstarten.
Enerzijds gaat het daarbij om het kiezen tussen de opgaven: welke opgaven geven we in de komende jaren hoge prioriteit, welke minder en welke niet? Denk bijvoorbeeld aan de transformatie van het landelijk gebied en de woningbouwopgave. Waar wil je als landelijke gemeente echt het verschil maken? Of wil je meer capaciteit besteden aan de verduurzamingsopgave, waarbij er ook aanspraak wordt gedaan op grond? Wanneer je één prioriteit kiest, kun je daarvoor gerichter de nodige mensen en middelen beschikbaar stellen, en ook met beleid actief daarop sturen. Dit kan tegelijkertijd helpen de andere opgaven meer ‘te richten’ naar de prioritaire opgave: daar waar jij voor jouw gemeenschap echt het verschil wilt maken.
Anderzijds moet er ook worden gekozen binnen opgaven: welke projecten en programma’s starten we per opgave op de korte termijn en welke op de lange termijn? In beide gevallen geldt: pak je alles half op, of kies je er een paar en doe je die goed? Als het aan ons ligt: kies een select aantal opgaven en bijbehorende initiatieven. Maak daar – misschien wel als regionale koploper – echt een slag in, in plaats van ‘aan te modderen’ in de volle breedte. Dit soort heldere keuzes versterken het vertrouwen vanuit de samenleving, omdat je er realiteitszin mee toont.
