Blogreeks Projectmanagement anno nu: van beheersen naar laveren

In 1984 schreef Gert Wijnen het al: projecten zijn niet meer weg te denken uit onze maatschappij. Het was een trend te noemen: binnen organisaties wilde men meer samenwerken, vaak in multidisciplinaire teams. Een project, volgens de definitie, is een 'uniek complex van werkzaamheden dat is gericht op een vooraf met elkaar overeengekomen uniek resultaat dat met beperkte middelen moet worden gerealiseerd'. Kenmerkend voor werken in een project: faseren, beheersen en beslissen. Een project is geslaagd als het vooraf afgesproken eindresultaat wordt gerealiseerd binnen de met de opdrachtgever overeengekomen kaders van tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie (TGKIO). Dat klinkt goed, toch?

Toegevoegd door Hanne van Kasteren op 6 januari 2023

We zijn nu bijna 40 jaar verder en we weten inmiddels allemaal: zo ‘eenvoudig’ als hiervoor geschetst, is het vaak niet. In een ideale wereld, met vooral voorstanders, beperkte politieke druk en gevoeligheden en weinig fysieke raakvlakken is het vasthouden aan een vooraf afgesproken resultaat misschien mogelijk. Maar anno nu niet meer. Het lijkt erop dat projecten in het fysieke domein complexer en onvoorspelbaarder zijn geworden. Dit geldt zeker voor projecten waar je geen ‘bouwhek’ omheen kan plaatsen, en daarmee niet af kan sluiten van ‘de rest van de wereld’. Zo is het aanleggen van een weg of fietspad in een stad nooit alleen een mobiliteitsproject: je raakt aan allerlei andere stedelijke ontwikkelingen, die zowel kansen als bedreigingen met zich meebrengen.

Projecten in het fysieke domein
Alles wat je ziet, overal waar je kijkt en alles wat je voelt behoort tot de fysieke leefomgeving. Een complex plaatje, dat wordt gevormd door kantoren, bossen, rivieren, wegen, parken, bruggen, dijken, boerderijen en woonwijken. Het fysieke domein betreft het terrein van wonen, ruimtelijke ordening, milieu, klimaatbeleid, water, landbouw, natuur, voedsel(kwaliteit), infrastructuur, verkeer en vervoer en de ruimtelijk-economische ontwikkeling.

Projectmanagement anno nu: van beheersen naar laveren

Projectcontext in het fysieke domein in ontwikkeling

Wat zien we nu gebeuren? Er zijn verschillende ontwikkelingen die impact hebben op de complexiteit en inrichting van projecten. En hiermee ook op de wijze waarop projectmanagement wordt uitgevoerd.

  • Fysieke ruimte voor uitbreiding beperkt. De fysieke ruimte om ‘nieuwe projecten’ te realiseren wordt steeds kleiner. Nederland is op veel plekken volgebouwd. Dit vraagt om functies te stapelen of te combineren. Dit is lang niet altijd mogelijk. Daarom moeten (politieke) keuzes worden gemaakt en slimme oplossingen worden bedacht, om optimaal invulling te geven aan de ruimte, passend bij de wensen en belangen van een gebied. Een gevolg is dat er gebiedsgericht naar opgaven wordt gekeken. Bijkomend voordeel is dat je zo optimaal met beperkte capaciteit en middelen omgaat, en onnodige overlast voorkomt.
  • Groeiende onderhoudsopgave. Jarenlang zijn we in Nederland vooral nieuwe projecten gestart. Deze aanleg vraagt om onderhoud. Onderhoud dat we lange tijd voor ons uit hebben geschoven of dat kwalitatief onvoldoende is uitgevoerd. We lopen nu tegen deze onderhoudsopgave aan. Dit vraagt om het maken van keuzes: onderhoud versus nieuwe aanleg.
  • Samenwerkingsverbanden en multi-opdrachtgeverschap. Door de meer integrale scope van projecten zien we vaker samenwerkingsverbanden ontstaan. Hierdoor kun je als projectmanager met meerdere opdrachtgevers te maken krijgen.
  • Participatiesamenleving. Projecten komen dichterbij belanghebbenden te liggen. Dat past in de gedachte van de participatiesamenleving: aan iedereen wordt gevraagd verantwoordelijkheid te nemen over zijn/haar eigen leven, én dat van elkaar. In de aankomende Omgevingswet en in het participatiebeleid van overheden is terug te zien dat inwoners eerder betrekken en meer ruimte bieden om mee te denken het uitgangspunt is. Dat kan gevolgen hebben voor de scope voor je project, en zorgt in ieder geval voor een extra dimensie in het werk van een projectmanager.

Multi-opdrachtgeverschap
Een mooi voorbeeld van multi-opdrachtgeverschap is de MIRT-verkenning Oeververbindingen regio Rotterdam, waar wij vanuit TwynstraGudde de afgelopen jaren aan de lat stonden voor het project- en omgevingsmanagement. In deze MIRT-verkenning kwam een onderzoek naar het verbeteren van bereikbaarheid op de weg, via het OV en voor langzaam verkeer bij elkaar. Mooi, want al die modaliteiten bepalen samen de kwaliteit van bereikbaarheid van de stad. Maar het zorgt ook voor een complex project, met vier opdrachtgevers en ontelbare raakvlakken in stad en regio.

Van beheersen naar laveren

Nicole Mulder heeft een interessante theorie over value-based projectmanagement, waarbij ze handvatten aanreikt om succesvol te kunnen omgaan met veranderingen in het project en daarbuiten. Een project is complex te noemen, wanneer niet alle variabelen bekend zijn. Dat geldt zeker voor projecten in het ruimtelijk domein, zeker de projecten ‘buiten de bouwhekken’. Door de hierboven omschreven ontwikkelen groeit de complexiteit en onvoorspelbaarheid, en is het niet langer voldoende om enkel te sturen op tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Er zijn te veel raakvlakken, belangen en (meekoppel)kansen, die iets anders van de projectmanager en het -team vragen dan enkel de focus op beheersing van de opgave. Klassiek projectmanagement in het fysieke domein bestaat niet meer. De projectmanager moet kunnen laveren, en meer gaan sturen op het organiseren en bereiken van maximale meerwaarde voor de omgeving.

Projectmanagement anno 2023

In deze blogreeks geven we woorden aan het vak projectmanagement anno 2023, in complexe en onvoorspelbare projecten. Wat betekenen deze ontwikkelingen en wat vraagt de veranderde context van jou als projectmanager? Welke typen projectmanagers zijn er en over welke competenties moet je beschikken? Welke interventies kan je plegen, hoe vul jij je rol goed in en wat is jouw relatie met de opdrachtgever? We geven ook praktische tips, die jij in jouw dagelijks werk direct kan gebruiken. Voor deze blogreeks putten we uit een wetenschappelijke en theoretische basis en zijn we in gesprek gegaan met een aantal ervaren projectmanagers binnen het fysieke domein.

Een stelling om in aanloop naar onze volgende blog alvast om over na te denken: De belangrijkste taak van een projectmanager is het bewaken van de scope’. Hoe is dat in de projecten waar jij in werkt? Lukt het om de balans te vinden tussen een stabiele scope en wendbaar kunnen reageren op externe ontwikkelingen en behoeften van de omgeving?

Lees ook:

Ik ontvang graag het volgende blog

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.