Blogreeks Projectmanagement is balanceren tussen stabiele en wendbare scope

In ons vorige blog concludeerden we dat een traditionele projectmatige aanpak met een focus op beheersen van tijd, geld en kwaliteit niet langer voldoende is, voor projecten in het ruimtelijk domein met een integrale benadering. Een projectmanager moet ook kunnen laveren en sturen op de meerwaarde voor de omgeving. Hoe zorg je ervoor dat je een balans vindt tussen een stabiele scope en wendbaar kan reageren op externe ontwikkelingen en behoeften van buitenaf?

Toegevoegd door Tim Brockhoff op 23 februari 2023

Een project is geen project zonder een duidelijke opdracht, met een projectresultaat en afgebakende scope. De projectscope in het fysieke domein definieert de fysieke grenzen van een project en beschrijft wat wel en niet tot het project behoort. Jouw projectscope vormt de basis voor alle activiteiten die binnen het project plaatsvinden en is bepalend voor randvoorwaarden als tijd, geld en kwaliteit. Goed scopemanagement is in onze ervaring bepalend voor het succes van het project. In de theorie over projectmanagement is een project succesvol als het wordt gerealiseerd binnen budget, planning en conform afgesproken eisen. Andere succescriteria zijn in hoeverre het project voldoet aan de verwachtingen van de (eind)gebruiker en of er draagvlak is voor het project. En misschien nog wel het belangrijkste: de mate waarin het project ons voorbereidt op de toekomst. Zeker in het fysieke domein wil je namelijk een toekomstbestendig resultaat realiseren. Want een nieuwe brug, tramlijn of fietspad heb je niet zomaar aangelegd. Des te belangrijker dat de meerwaarde er ook nog is over 20 of 30 jaar.

Scopemanagement en toekomstbestendigheid in het fysieke domein

Scopemanagement in een integrale context: wat zijn de grote uitdagingen?

Wat goed scopemanagement naar onze ervaring ingewikkeld kan maken, is allereerst de vraag van opdrachtgevers om met je project aan diverse integrale doelstellingen te voldoen. Met de uitbreiding van een provinciale weg moet je niet enkel de doorstroming verbeteren maar ook bijdragen aan, soms vaag geformuleerde, doelstellingen op het gebied van energie, klimaat en duurzaamheid. Bij een woningbouwproject spelen naast de daadwerkelijke aanleg van woningen en goede ontsluiting van de wijk, ook thema’s als sociale en fysieke veiligheid, gezondheid, leefkwaliteit en waterkwaliteit een belangrijke rol. Alles lijkt aan alles te zijn verbonden. Daarnaast zien we dat stakeholders steeds eerder worden betrokken bij projecten en mondiger worden. Op basis van een participatietraject worden eerder mogelijkheden gesignaleerd om koppelkansen in jouw project onder te brengen (die vaak zouden moeten bijdragen aan de eerder genoemde integrale doelstellingen).

Meer integrale doelstellingen en steeds mondigere stakeholders kunnen zeker bijdragen aan een projectresultaat met de grootste gebruiks- en toekomstwaarde, maar maken de uitdaging voor jou als projectmanager des te groter om de scope van het project te bewaken. Je wilt voorkomen dat jouw project zo complex en weerbarstig wordt, dat je geen stappen vooruit zet. Hoe zorg je voor wendbaar scopemanagement, maar behoud je ook stabiliteit?

Wat ons betreft zijn twee elementen hiervoor essentieel:

Een goede projectmanager zorgt voor een heldere scope

Een project zonder heldere scope zorgt voor verwarring. Het projectteam moet immers weten voor welk “uniek resultaat” zij aan de lat staan en wat hier wel en niet bij hoort. Voor een goede samenwerking met jouw opdrachtgever is dit ook van belang om te weten waar jullie samen op willen sturen. Ook wil jij jouw stakeholders kunnen informeren over wat zij kunnen verwachten. En natuurlijk heb je te maken met de bestuurlijke tafel, waarvoor een heldere scope essentieel is. Een bestuurder moet in staat gesteld worden om met een helikopterview naar het project te kijken en te toetsen of raakvlakken voldoende worden gemanaged. Enorm belangrijk dus, om te weten waar het project voor staat en “wat er af is als het af is”.

Een goede projectmanager plaatst het projectresultaat in het perspectief van de toekomst

Sommige projectmanagers zien de projectscope als een afbakening van de opdracht en daarmee van hun verantwoordelijkheid. Daarmee verlies je wat ons betreft de link met het hogere doel waar je aan bijdraagt: de uiteindelijke gebruikswaarde voor de omgeving. Wanneer jij bijvoorbeeld werkt aan een autoluwe binnenstad, moet je ook nadenken over het faciliteren van een nieuwe wasmachine bij mensen thuis, en manieren om met andere vervoersmiddelen in en uit de stad te komen. Uiteindelijk gaat het om de toekomstwaarde. Plaats jezelf 20 of 30 jaar in de toekomst en stel jezelf de vraag welke gebruikswaarde jouw project kan leveren voor de omgeving. Komen er kansen of initiatieven voorbij, die ingepast kunnen worden in jouw project(ontwerp), en die ten goede komen aan deze toekomstige waarde?

Deze benadering, die meer gericht is op de “toekomstwaarde”, daagt je als projectmanager uit om kritisch na te blijven denken over welke elementen wel én niet logisch in jouw projectscope vallen. Dit vraagt om een voortdurend kritische blik én goed samenspel met stakeholders en opdrachtgever.

Aanleg snelfietsroute: een kans of bedreiging voor jouw projectscope?
Binnen een bereikbaarheidsproject is er de mogelijkheid om, aanvullend op de projectscope, een snelfietsroute aan te leggen. De kosten passen niet binnen het beschikbare projectbudget en vanuit derden is onvoldoende geld beschikbaar om deze fietsroute volledig te financieren. Toch is er een duidelijke wens vanuit de omgeving en deze past ook goed binnen de grotere ambitie om fietsen tussen twee steden in de randstad laagdrempeliger te maken. Ook sluit het aan bij grotere maatschappelijke opgaven en ambities rond duurzaamheid, gezondheid en de energietransitie.

De opdrachtgever twijfelt over de snelfietsroute en ziet het als een bedreiging voor de scope. Wat doe jij als projectmanager? Verplaats jezelf 20 jaar vooruit in de tijd, en stel jezelf de vraag: wanneer ben jij trots op dit project? Als jij de fietsroute buiten je project hebt weten te houden of als het je lukt om de snelfietsroute te realiseren, in samenwerking met partners uit de omgeving? Wat kan jij doen om de toekomstwaarde te vergroten?

Kortom: projectmanager als evenwichtskunstenaar

Scopemanagement met een toekomstgerichte benadering betekent dat jouw projectscope kan en misschien zelfs wel moet wijzigen. Geen complex project wordt gerealiseerd zonder dat gaandeweg elementen veranderen. Het is de kunst om voortdurend de afweging te maken op welke manier het project de meeste toekomstwaarde kan creëren. De lijn tussen een initiatief die je niet mee wilt nemen omdat meerwaarde niet opweegt tegen nadelen en een initiatief dat je wel integreert, is soms dun. Als projectmanager ben jij daarom een evenwichtskunstenaar; je zoekt voortdurend balans tussen een stabiele scope en wendbaarheid om te kunnen reageren op behoeften vanuit de omgeving, om zo uiteindelijk de toekomstwaarde te vergroten. Om je hierbij te helpen hebben wij enkele praktische tips:

Visiesessie en waardenkader: besteed in de startfase van je project aandacht aan visievorming, samen met jouw opdrachtgever, het projectteam en belangrijke stakeholders. Wat is het grotere doel en de opgave waarvoor dit project wordt uitgevoerd? Welke waarden zijn belangrijk, en hoe willen we gebruikers over 20 jaar naar dit project en de fysieke omgeving kijken? Creëer een waardenkader waar je vervolgens opgehaalde (koppel)kansen aan kunt toetsen.
Budget voor scope-kansen: in een complex project weet je vanaf dag één dat de scope op een gegeven moment gaat bewegen. Onze ervaring is dat ten tijde van het opstellen van de raming, er weinig ruimte wordt gereserveerd voor inpassing of het verbeteren van stedelijke leefkwaliteit. Daarom is het van belang om een percentage extra budget te reserveren voor kansen die voorbij komen. Kansen die de scope van het project (mogelijk) vergroten, maar die het projectsucces en de toekomstwaarde ook verbeteren.
Scopesessie: in een project organiseren we risico- en planningssessies, houden we maandelijks ons budget bij en spreken we over capaciteit en informatiehuishouding. Over scope hebben we het eigenlijk niet (vaak genoeg). Een tip is om op vaste momenten een scopesessie te houden met het projectteam. Komen er kansen voorbij die jullie gezamenlijke waarden (zoals gedefinieerd in het waardenkader) vergroten? Heeft een kans toegevoegde waarde en welke consequenties in tijd, geld en kwaliteit heeft dat? Kunnen we die accepteren, meenemen of elders beleggen? Of een meer ingrijpende vraag, die je altijd moet blijven stellen: draagt ons projectresultaat nog altijd voldoende bij, en heeft het nog toekomstwaarde?
Organiseer de kritische blik van buiten:
- Zet de omgeving in positie: de omgeving van jouw project heeft het beste beeld van wat voor hun deur nodig is, dus van “buiten naar binnen denken” is key voor een bruikbaar projectresultaat. Hoe kun je de voors vergroten voor de omgeving en de tegens compenseren? Wat kan draagvlak vergroten? Kies wel bewust voor de wijze waarop je participatie We zien vaak participatiesessies op de old-school manier, met grote kaarten waarop verkeersprognoses en (inpassings)ontwerpen te zien zijn. Niks mis mee, maar daal ook eens af naar de onderliggende waarden en belangen. Door bijvoorbeeld een belevingswaardenonderzoek te doen, hackatons te organiseren, prijsvragen uit te zetten. Schakel een Social design expert in om mee te denken over meer creatieve vormen van participatie.
- Richt al in een vroeg stadium een kwaliteitsteam in, waarin verschillende expertises vertegenwoordigd zijn (zoals fysieke leefomgeving, landschap, stedelijke ontwikkeling, sociale geografie) die kritisch en onafhankelijk kunnen meedenken over de gebruikswaarde van jouw project.

De projectmanager als evenwichtskunstenaar dus. Enerzijds in staat om de projectscope te bewaken. Anderzijds in staat om de projectscope te challengen, om de toekomstwaarde van het project te vergroten zodra zich hiervoor kansen voordoen. Best een opgave, waarin de opdrachtgever (gelukkig) ook een essentiële rol speelt. Dat is immers degene die doel en resultaat van het project bepaalt en voor de middelen zorgt. Hoe zet jij jouw opdrachtgever in positie, en zorg je ervoor dat hij of zij goed onderbouwd keuzes kan maken? En sta je als projectmanager eigenlijk altijd ten dienste van de opdrachtgever? Daarover gaat onze volgende blog. Geef je hieronder op om het blog als eerste te ontvangen. Stay tuned!