De coronacrisis dwingt ons het werk op een andere manier te organiseren. Vooral bij gemeenten is dat ingrijpend. De gemeentelijke organisatie moet juist de verbinding leggen tussen bestuurders en inwoners, ondernemers en partners in de regio. Onderliggend bekruipt ons het gevoel dat de traditionele manier van werken, grotendeels op kantoor, niet veel langer houdbaar is. Gemeenten worstelen met de vraag hoe de organisatie beter wend- en weerbaar kan worden. Hoe waarborg ik de verbinding tussen bestuur en burgers in de stad? Welke functie heeft het gemeentekantoor eigenlijk nog? Corona zet ons aan het denken, maar de vragen zijn fundamenteler.
De aanleiding was er al
De aanleiding voor een andere manier van werken bij gemeenten manifesteren zich al een aantal jaren. Maatschappelijke opgaven worden complexer en vergen andere manieren van intern organiseren en extern samenwerken. Meer programmatisch en opgavegericht. Tegelijk vraagt de samenleving om een compacte en doelmatige overheid die ook toegankelijk is. Burgers wensen de gemeentelijke dienstverlening niet alleen aan de balie te ontvangen, maar steeds meer ook digitaal en aan de keukentafel. Verder moeten gemeenten er alles aan doen om ook als werkgever aantrekkelijk te zijn. Deze trends sporen steeds minder met het nine to five kantoor waar ambtenaren beleidsstukken voorbereiden en waar burgers in de rij staan om hun paspoort te verlengen. Corona of niet.
Corona geeft een duwtje in de rug
Het is niet de vraag hoe we de gemeentelijke organisatie coronaproof inrichten. De vraag is hoe we de organisatie robuust maken voor de toekomst. We moeten niet slechts beantwoorden aan de uitdaging van een tweede golf of een volgende pandemie, maar vooral aan de uitdagingen van een veranderende maatschappij. Tegelijkertijd heeft de coronatijd ons wel een duwtje in de rug gegeven. Iedereen – medewerkers, leidinggevenden en bestuurders – heeft kennisgemaakt met aspecten van anders werken: thuiswerken, vergaderen met MS Teams, elkaar op afstand inspireren tot en met een digitale vrijmibo. Tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken (TPAW) is technisch allang mogelijk. Met corona ervaren we opeens de voordelen, maar zien we ook dat er nog heel wat moet gebeuren willen we de omslag tot een succes maken.
De coronacrisis omarmen
Nu is het de tijd om door te pakken. De coronacrisis is een hefboom die fundamentele trends versneld onderdeel maken van een andere manier van werken. Het uitgangspunt is en blijft dat de gemeentelijke organisatie de verbinding blijft leggen tussen inwoners, ondernemers, partners in de regio en bestuurders. En dat de medewerkers goed en plezierig hun werk kunnen doen: thuis, op kantoor of elders. De hamvraag is: hoe gaan we dat organiseren en wat is daarvoor nodig?
Hard en zacht in balans
De bricks en de bytes - de flexplekken en de digitale hulpmiddelen - zijn relatief eenvoudig te regelen. Maar deze zijn slechts een sine qua non: noodzakelijk, maar onvoldoende. Minstens evenveel aandacht is nodig voor de zachte kant van het veranderingsproces: het gedrag op de werkvloer en een HR-beleid dat aansluit op anders werken. Hoe inspireren we elkaar? Welke waarden en drijfveren leven er bij de medewerkers? Welke gedrag is gewenst en hoe kunnen we mensen op een positieve manier daaraan laten wennen? Het gaat om een integrale aanpak waarbij hard en zacht in balans zijn. Wie de zachte kanten van het proces veronachtzaamt, roept weerstand over zich af. Dan gaat het ‘anders werken’ niet werken.
Een integrale veranderaanpak
Bij TwynstraGudde hebben we expertise en de instrumenten om tot een integrale veranderaanpak te komen. We weten bijvoorbeeld hoe we waarden en drijfveren van medewerkers in beeld kunnen brengen. We kijken naar werkplezier en intrinsieke motivatie. In enquêtes en interviews gaan we in op onderwerpen als thuiswerken, samenwerken, benodigde faciliteiten, de functie van kantoor, digitalisering en de leerpunten van de coronacrisis. Welke positieve en negatieve punten brengt het thuiswerken met zich mee? De input vertalen we naar een coherent concept. Het gedrag van medewerkers beweegt niet vanzelfsprekend mee. We besteden daarom ook veel aandacht aan gedragsverandering. We ontwerpen tools om medewerkers op een positieve manier te laten wennen aan de nieuwe manier van werken.
In het onderzoek, dat wij in opdracht van FMN hebben uitgevoerd lees je meer over de Employee Experience. Voor dit onderzoek zijn 238 medewerkers van zes Nederlandse organisaties geïnterviewd.
Veranderingsbereidheid borgen
Vaak adviseren we om samen met een vertegenwoordiging van de organisatie een veranderaanpak op te zetten. Onze ervaring leert dat zo’n aanpak impact heeft als je niet alleen focust op slimme interventies, maar ook tijd en aandacht besteedt aan het creëren van eigenaarschap. We nemen alle belangen mee: ambtelijk en bestuurlijk, medewerkers en organisatie. Het is belangrijk dat de wethouders P&O en Financiën zijn aangehaakt. Zij moeten het plan in de raad kunnen dragen. Ook de OR moet betrokken zijn, gezien de impact op individuele medewerkers. Wanneer je de betrokkenen meeneemt in het veranderplan, wordt het plan sterker en zijn draagvlak en veranderingsbereidheid inherent gewaarborgd.
Het momentum is nu
Onder druk wordt alles vloeibaar. Veranderingen in gemeentelijke organisaties kunnen soms jaren in beslag nemen. Onder druk van de coronacrisis slagen sommige gemeenten erin de noodzakelijke stappen binnen een tijdsbestek van enkele maanden te zetten. Om de dienstverlening te kunnen blijven leveren die burgers verwachten, is een andere manier van werken nodig. Het is een stap die niet over een paar jaar, maar nu al kan worden gezet.
Doorpraten over anders werken?
Meer inzichten
Neem contact op met
Wicher Schönau
Partner Huisvesting, Vastgoed en Facility management
Aniek Janssen
Principal adviseur Leadership & ChangeNeem contact op met
Aniek Janssen
Principal adviseur Leadership & Change