Aanpak Het Lemniscaat van het leren

Evaluatie van grotere projecten en programma’s gebeurt meestal door een extern bureau en buiten het zicht van betrokkenen. TwynstraGudde ontwikkelde het Lemniscaat van het leren, een unieke participatieve evaluatiemethodiek, waarbij adviseurs van TwynstraGudde en direct betrokkenen in de evaluatiefase samen optrekken. Bij deze interactieve en iteratieve methodiek staat ‘lerend evalueren’ centraal. Met als bonus: snel resultaat.

Mensen worden vaak onrustig wanneer een evaluatie plaatsvindt. Er zit spanning op. Maar de toegevoegde waarde van deze methode is juist dat een vaste evaluatiecommissie, bestaande uit direct betrokkenen, vanaf dag 1 aan tafel zit. En dat schept vertrouwen en begrip. De evaluatie wordt niet gezien als een ‘afrekening’, maar juist als een instrument om van te leren en toekomstige vervolgprojecten gezamenlijk beter in te richten. Omdat betrokkenen worden meegenomen is er sneller resultaat. Immers, zij hoeven niet te wachten tot de eindpresentatie klaar is, maar groeien mee in het evaluatieproces.

Hoe gaat het in zijn werk?

Het Lemniscaat biedt een gestructureerde werkwijze voor evaluaties en onderzoeken. In deze werkwijze koppelen we het verleden aan de toekomst en het papier aan de praktijk. Oftewel: we kijken wat we goed en minder goed deden en maken een verbeterplan voor de toekomst. Input halen we bijvoorbeeld op via documentstudies, vragenlijsten, interviews en/of groepsgesprekken. Wij doorlopen vijf stappen: beginnen, beschrijven, beluisteren, bezinnen en bouwen (zie onderstaand figuur).

lemniscaat van het leren

Beginnen

Een goed begin is het halve werk. Een zorgvuldige start is dus essentieel voor een effectieve organisatie. We stellen SMART afspraken op m.b.t de communicatie gedurende de evaluatie, het definitief vormgeven van de projectorganisatie, het afstemmen van onderlinge verwachtingen en uitgangspunten. Het resultaat? Een vastgesteld plan van aanpak, inclusief planning. Ook zijn de gezamenlijke afspraken ingepland en zijn onderlinge verwachtingen en wensen helder.

Beschrijven

Bij de volgende stap gaan we de inhoud in door middel van een documentstudie. Wij onderzoeken hierin de rationale opbouw en proces van het programma. Via dit kwantitatieve analysekader verkrijgen wij een goed inzicht in het totale verloop van bijvoorbeeld een programma of project. Het resultaat? Een grondige reconstructie van het programma. Dit vormt een sterke kennisbasis voor de volgende stap: -de meer kwalitatieve analyse- beluisteren.

Beluisteren

Deze stap vormt de overgang van de theorie naar de praktijk. Hoe kijken betrokkenen aan tegen het verloop van het project of programma? Dit wordt uitgevraagd door middel van interviews. Afhankelijk van het aantal respondenten kan ook gekozen worden voor dubbelinterviews of een kwalitatieve vragenlijst. De interviewleidraad is hierbij afgestemd op de doelgroep en hoofdvragen vanuit de evaluatie. Na een thematische analyse vormt het resultaat van deze stap: een afgeronde dataverzameling en een overzichtelijke presentatie van de eerste resultaten. Deze resultaten verifiëren wij met jullie tijdens een sessie, waarin we ook vooruitkijken naar onze aanbevelingen.

Bezinnen

Bij deze stap verschuiven we onze blik naar de toekomst. Wij formuleren onze aanbevelingen op basis van wat goed ging en wat beter kan. Het resultaat: een overzichtelijke weergave van deze succespunten en verbeterpunten. Ook toetsen wij deze graag in een zogenoemde duidingssessie. Tijdens deze sessie duiken wij samen met stakeholders en andere betrokkenen in specifieke thema’s en aanbevelingen.

Bouwen

In de 5e fase van de evaluatie werken wij toe naar een visueel aantrekkelijke, toegankelijke, en prettig leesbare rapportage. Er zal feedback gevraagd worden aan de evaluatiecommissie over de conceptversie, waarna deze wordt omgezet in de definitieve rapportage. TwynstraGudde heeft ook ontwerpers in dienst die het rapport visueel aantrekkelijk maken. Verder denken wij graag mee over de wijze waarop de opgehaalde succespunten en verbeterpunten gedeeld kunnen worden met de eigen organisatie en betrokkenen. Hiervoor geven wij, als onafhankelijke partij, zo nodig ook een eindpresentatie aan een nader te bepalen publiek. Het resultaat: een gedragen advies dat niet in de bureaulade belandt.

Een voorbeeld uit onze praktijk

In 2023 is naar aanleiding van de coronapandemie en haar ontwrichtende effect op de samenleving het programma ‘Versterking infectieziektebestrijding en pandemische paraatheid’ (VIP) opgesteld. Het doel van dit programma was om GGD-instellingen beter voor te bereiden op toekomstige pandemieën en infectieziekte-uitbraken. TwynstraGudde evalueerde het programma, waarbij het Lemniscaat van het leren werd gebruikt om het evaluatieproces te structureren. De evaluatie gaf niet alleen inzicht in de effectiviteit van nieuwe functies binnen het IZB-team (Infectieziektebestrijding), maar bood ook handvatten voor toekomstige beslissingen. Dit heeft geleid tot een toekomstbestendige inrichting van het IZB-team, met een verhoogd inzicht in het effect van de nieuwe functies in het team.

Waarom TwynstraGudde?

Onze adviseurs hebben brede ervaring met de opzet en begeleiding van evaluaties. We zijn ook bekend met de spanningen die een nieuwe aanpak kan oproepen binnen een organisatie. We beschikken over een forse ‘gereedschapskist’ met een variatie aan interventies. Onze specifieke kennis van experimenteel werken combineren we met kennis van actuele vraagstukken in tal van maatschappelijke sectoren en met gevoel voor politiek en bestuur. 