Verbinding onmisbaar voor mensgericht hybride werken

Het SSC ondersteunt de DJI, onderdeel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid, en andere organisaties binnen de justitiële sector. De dienstverlening bestaat uit facilitair management, beheer van financiële administratie en processen, inkoop, HRM, ICT en communicatie.

Wel productiever, maar minder cohesie

Na corona zijn veel organisaties anders gaan werken. Met een mooi kantoor en hoogwaardige ICT werd hybride werken uitgebreid gefaciliteerd. Inmiddels is duidelijk dat hybride werken medewerkers productiever maakt en individueel laat opbloeien. Maar door deze verschuiving ervaren veel organisaties steeds minder verbinding en sociale cohesie tussen collega’s. Doordat collega’s elkaar minder ontmoeten, schuurt de onderlinge samenwerking. Dit leidt onder andere tot langer durende processen en gaat ten koste van het groepsgevoel, een prettige werksfeer, een goede onderlinge communicatie, samenwerking en innovatiekracht. Teams hebben moeite met het maken en naleven van afspraken om goed samen hybride te werken. Dat komt enerzijds doordat professionals sinds de coronaperiode meer autonoom hun werk- en privétijd indelen en claimen. Bovendien besteden organisaties te weinig aandacht aan wat zij verwachten van hun medewerkers in de samenwerking en omgang met elkaar.

Nieuwe en ervaren collega’s komen elkaar minder tegen

Bovendien, door thuis te werken, voelen medewerkers minder verbinding met elkaar en de organisatie en kan eenzaamheid ontstaan. Terwijl verbinding juist ontstaat door samen te werken, leuke dingen te doen en successen en feestjes te vieren. Daarnaast komen jonge, leergierige medewerkers op kantoor minder ervaren collega’s tegen. Gevolg is dat ze nauwelijks intern worden begeleid en opgeleid. Daardoor blijven ook kennisdeling en -ontwikkeling achter.

Menselijke kant expliciet maken

Hybride werken vraagt dan ook om ander gedrag van medewerkers en om afspraken over samenwerking. Organisaties vinden het ingewikkeld om deze menselijke kant vorm te geven en collectieve afspraken ‘af te dwingen’. Het Rijk legt dit niet expliciet, van bovenaf, op, maar verwacht die houding impliciet van de medewerkers zelf. DJI onderkende dat dat niet vanzelf ging en stelde dat medewerkers juist met elkaar moeten invullen hoe ze de organisatiedoelstellingen willen bereiken. Deze sociale kant van hybride werken wilde de inkoopafdeling van SSC expliciet maken door collega’s en teams samen te laten nadenken en brainstormen. Hoe kunnen we beter met elkaar optrekken, wie hebben we daarvoor nodig, hoe kunnen we onderling beter kennis uitwisselen? Wie werkt dan wanneer en waar en hoe? Wat spreken we daar concreet over af? Het gaat over hoe mensen leren en veranderen, om sociale wendbaarheid en weerbaarheid. Dat vraagt om zorgvuldigheid en ieders betrokkenheid.

‘In tijden van digitalisering zien we, naast alle mogelijkheden die dit biedt en zelfs noodzakelijk is voor de toekomst, dat klanten ook een gezicht willen zien via een vast contactpersoon die hen helpt als het nodig is.'

Jelle Idenburg: Hoofd Inkoop Uitvoeringscentrum bij SSC DJI

Van dilemma’s naar diagnose

Voor deze aanpak is het dan ook van belang dat medewerkers elkaar beter leren kennen en kunnen begrijpen. Dus niet meteen in de actie gaan, maar eerst ontdekken en begrijpen wat de drijfveren van collega’s zijn om het werk op hun eigen manier in te richten. Met de werkvorm dilemmagesprekken hebben we een open dialoog gestimuleerd en zo kwamen meerdere dilemma’s naar voren. Wat vinden je collega’s goede argumenten om thuis of op kantoor te werken? En welke drijfveren liggen hieronder? De een heeft thuis een goede werkplek, de ander niet. De een mist sociale contacten, de ander niet. Sommigen vonden het lastig om dat te delen, want dat waren ze niet gewend. Maar door een veilige sfeer te creëren, en een goede procesbegeleiding, werden toch openhartige gesprekken gevoerd. Onze benadering zorgde voor meer begrip voor wat bij de medewerkers leefde. Door dat te koppelen aan de organisatiedoelstellingen kwamen thema’s als werkdruk, balans werk-privé, samenwerken, verbinding met medewerkers en klanten concreet op tafel. Een onmisbare basis voor onze veranderaanpak.

Tools, workshops en interventies

Naast de dilemmagesprekken hebben we meerdere tools, workshops en interventies toegepast om tot goed, hybride samenwerken te komen. Zo werden in het World Café ideeën en perspectieven over samenwerken uitgewisseld. In klantgerichte parallelsessies, met gemixte teams van klanten en medewerkers, werden casussen vertaald naar verbeteracties. Ook werden, in het World Café, teamcanvassen met afspraken en acties gevuld. Dat leverde niet alleen een heldere richting, maar ook meer teamcohesie op. Door te 'Gluren bij de Buren' haalden teams bij elkaar ideeën en kennis op, waarna ze met een sociogram hun onderlinge relaties en dynamieken in kaart brachten. Zo ontstonden werkafspraken over samenwerken met elkaar én met de klant, over kennisontwikkeling en innovatie, over werkgeluk en omgangsvormen, over elkaar aanspreken en zelfs over hoe ze al deze afspraken levendig gingen houden.

'TwynstraGudde heeft ons in het proces goed begeleid en vooral meegeholpen om samen met de medewerkers tot een gezamenlijk gedragen traject komen, waarin we open en transparant met elkaar over de dillema’s hebben gesproken.’

Jelle Idenburg: Hoofd Inkoop Uitvoeringscentrum bij SSC DJI

Wat heeft het opgeleverd?

Door deze brede aanpak is de tevredenheid van de inkoopmedewerkers toegenomen. De verbinding en samenwerking binnen en tussen de teams zijn verbeterd, de dienstverlening naar de klant is verbeterd, de transparantie in de werkprocessen is vergroot, er zijn expliciete werkafspraken gemaakt en er bestaat nu een consistente aanpak voor hybride (samen)werken. De medewerkers hebben eigenaarschap getoond om met elkaar goede, hybride werkafspraken te maken en elkaar daar ook op te blijven aanspreken. Daarom is dit een prettige en effectieve manier van samenwerken, zowel met elkaar als met en bij de klant. Zo zijn ook de klantgerichtheid en effectiviteit van de inkoopafdeling van SSC DJI vergroot en is een toekomstbestendige werkomgeving ontstaan die aansluit bij de visie van het Rijk op hybride werken.

Waarom TwynstraGudde?

De kracht van TwynstraGudde is de multidisciplinaire aanpak. De combinatie van kennis en ervaring op het gebied van huisvesting, kantoorconcepten én veranderkunde, waarbij het proces wordt benut om medewerkers te betrekken bij het vraagstuk en een begin te maken met de andere manier van (samen)werken, maakt de aanpak van deze opdracht uniek.