Protestantse Theologische Universiteit Transitiemanagement: van twee onderwijslocaties naar één vestiging

Van twee onderwijslocaties, in Amsterdam en Groningen, naar één nieuwe vestiging in Utrecht. Dat was de opgave waar de Protestantse Theologische Universiteit (PThU) voor stond. Een ingrijpend proces waarbij onderwijs en onderzoek, ondersteunend personeel, IT-systemen en alle facilitaire en locatiegebonden diensten opnieuw moesten samenkomen. TwynstraGudde Interim management en executive search leverde de interim-transitiemanager die hielp deze veranderingen in goede banen te leiden.

In 2020 was besloten dat de Protestantse Theologische Universiteit naar één locatie zou gaan. Twee jaar later werd de nieuwe locatie gevonden in Utrecht. Een centrale plek in het land. Dat paste goed bij de wens en noodzaak om vanuit één locatie onderwijs en onderzoek te gaan organiseren. Door een aantal technische complicaties in het gebouw van de nieuwe locatie liep de verhuizing vertraging op en moest tijdelijk een ander adres worden betrokken in Utrecht. Maar in februari 2025 was het dan zover, en werd de permanente nieuwe locatie in Utrecht in gebruik genomen. Gedurende bijna drie jaar was Léon van der Meij de transitiemanager. Als interim-manager vanuit TwynstraGudde hielp hij de organisatie bij de verhuizing vanuit de bestaande locaties in Amsterdam en Groningen.

Ontvlechten en weer opbouwen

Het was een impactvol proces en vanaf het begin was duidelijk dat de uitdagingen talrijk en veelomvattend zouden zijn. In Amsterdam zat de Protestantse Theologische Universiteit in het gebouw van de Vrije Universiteit en waren ondersteunende systemen nauw verweven. In Groningen had de organisatie meer een eigen locatie, maar was er ook een hechte samenwerking met de Rijksuniversiteit Groningen op meerdere gebieden. In Utrecht zou de organisatie volledig op eigen benen komen te staan. Bestaande systemen, IT, facilitaire diensten… alles moest worden ontvlecht en vervolgens op de nieuwe locatie opnieuw worden ingericht.

Blog – 23

Mensen verbinden

Qua personeel waren de uitdagingen zo mogelijk nog groter. Docenten en onderzoekers zijn vaak nog op meerdere plekken werkzaam. En daardoor vaak gewend op andere locaties te werken. Maar het ondersteunend personeel was in veel gevallen fulltime werkzaam bij de universiteit en vaak ook woonachtig in de buurt van de locaties in Amsterdam en Groningen. Hoe zou de organisatie deze veranderingen kunnen opvangen, en wat zou er gedaan kunnen worden om mensen verbonden te houden? Ook dit was een vraag waarover de kwartiermaker zou moeten meedenken.

Léon licht toe: 'Het was een hele mooie, maar ook brede vraag. Waarbij de volledige omvang ook nog verder uitgezocht moest worden, richting een gedegen programmaplan. Belangrijk vond ik dat we een team van PThU’ers wisten te verzamelen vanuit zowel ondersteuning als wetenschappelijke staf, die niet alleen de projecten konden (bege)leiden, maar ook van aanpakken wisten. Dat is zeker gelukt. En al snel voelden we met elkaar aan dat het niet alleen een ontdekkingstocht naar een nieuwe plek werd, maar dat dit ook betekende dat we waardig afscheid moesten nemen van de oude locaties, van een aantal samenwerkingspartners en zelfs van een aantal medewerkers. Naast de meer huisvestings- en bedrijfsvoeringstechnische vraagstukken, hebben we deze culturele component een belangrijke drager laten zijn van de gemeenschapsvorming binnen het transitieprogramma.'

Sterk leiderschap, ongewoon management

Bij grote onderwijsorganisaties worden dit soort verhuizingen vaak begeleid door grote transitieteams waarbij de taken verdeeld zijn over meerdere specialisten. De Protestantse Theologische Universiteit is echter niet zo groot. Daardoor moest de transitiemanager iemand zijn die op álle relevante gebieden zou kunnen acteren en adviseren. Het schaap met zeven poten? 'Een beetje wel', beaamt Beata Neerhoff, die vanuit TwynstraGudde de transitiemanager bemiddelde. 'Want hoe vind je nou iemand die verstand heeft van onderwijs en onderzoek, maar ook van IT, gebouwen, facilitaire diensten, personeel… ? Iemand die stevig in zijn schoenen staat, maar ook sensitief is? Maar ja, dat maakte de vraag ook weer extra leuk voor ons! Het past ook helemaal bij onze slogan: ‘Sterk leiderschap, ongewoon management’.'

Iedereen meekrijgen

Beata voegt eraan toe: 'Als transitiemanager had Léon geen formele gezagspositie. Als je dan toch iedereen meekrijgt, dan moet je wel een sterk leider zijn. In deze ongewone opdracht heeft hij vanuit de verbinding met mensen, vanuit overzicht van het totale vraagstuk, en door goed te structureren iedereen weten mee te krijgen vanuit hun eigen rol. Hij heeft het nooit overgenomen van mensen, maar heeft er altijd voor gezorgd dat mensen wisten waar hun rol was in het traject zodat zij ook op het juiste moment hun relevante bijdragen konden leveren.'

Intussen maakt de feedback vanuit de Protestantse Theologische Universiteit ook duidelijk dat Léon als sterke transitiemanager op ongewone wijze zijn rol heeft weten te vervullen. Opdrachtgever Kees Boele: 'Léon blonk uit in een heel mooi evenwicht tussen taak- en mensgerichtheid. Als bestuurder kon ik rustig slapen, omdat de hele transitie bij Léon in goede handen was. Hij creëerde rust en overzicht en wist zowel strategisch, tactisch als operationeel waarde toe te voegen. Waar nodig was hij scherp naar mij. Het programmateam van PThU’ers rondom hem had veel waardering voor de wijze waarop hij daar echt een team van wist te smeden. Hij kon zich ook goed verplaatsen in de PThU’ers. Het resultaat was een goed geregisseerd proces, met veel draagvlak, en feitelijk een prachtige triple A-locatie in hartje Utrecht.'

Waarom TwynstraGudde Interimmanagement en executive search?

Interimmanagement en executive search is een van de expertises van TwynstraGudde. In een markt waar veel bemiddelingsbureaus hun diensten aanbieden, onderscheiden wij ons door onze éigen kennis en ervaring met dit soort trajecten. Daardoor kunnen wij onze kandidaten altijd begeleiden en inhoudelijk ondersteunen daar waar dat gewenst is. Ons aanbod houdt dus niet op bij het vinden van de juiste manager. Wij blijven nauw betrokken om ervoor te zorgen dat u krijgt wat nodig is. Sterk leiderschap, ongewoon management.