Samenvoeging afdelingen leidt tot betere resultaten

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) doet onderzoek en verzorgt onderwijs aan meer dan 30.000 studenten. De laatste jaren is de EUR steeds internationaler geworden: bijna 20 procent van de studenten heeft een niet-Nederlands paspoort. Excellente faciliteiten zijn juist ook voor deze studenten van grote waarde: niet alleen goede ruimtes voor onderwijs en onderzoek, maar flexibele werkplekken, concentratieplekken, verblijfsgebieden, ruimtes waar men elkaar kan ontmoeten en restaurants. Een voorbeeld is de Erasmus Food Plaza waar gasten de hele dag welkom zijn voor ontbijt tot en met diner.

Twee afdelingen, één werkomgeving

Tot voor kort waren twee afdelingen met samen 70 medewerkers verantwoordelijk voor alle gebouwen en de bijbehorende voorzieningen: de afdeling Vastgoed en de afdeling Facilitaire Zaken. De verschillen tussen de afdelingen zijn groot, maar in de basis werken ze aan dezelfde doelstelling: een excellente werk- en onderwijsomgeving. Beide afdelingen leveren een stukje van de puzzel en alleen als alle stukjes passen, is de eindgebruiker tevreden. In de loop van de jaren was er al een intensieve samenwerking tussen de afdelingen. Samenvoeging was een volgende logische stap.

Mogelijkheden en competenties combineren

TwynstraGudde heeft de fusie tussen de afdelingen voorbereid. Er zijn gesprekken gevoerd met groepen medewerkers en werksessies met het management georganiseerd. Aan de hand van een aantal centrale thema’s is er gekeken naar verschillen en overeenkomsten tussen beide afdelingen. Bij de afdeling Vastgoed is het projectmanagement bijvoorbeeld goed ontwikkeld, terwijl de afdeling Facilitaire Zaken vooral sterk is in het managen van de wensen en verwachtingen van eindgebruikers. Wat kunnen de afdelingen van elkaar leren? Een effectieve aanpak combineert de mogelijkheden en competenties van beide bloedgroepen.

Een gedragen organisatieplan

In samenspraak met trekkers afkomstig uit beide afdelingen is er een structuur voor de nieuwe afdeling opgezet met werkprocessen en functieprofielen. Ook is er een formatie-benchmark uitgevoerd om te borgen dat de beoogde efficiëntieslag inderdaad wordt gerealiseerd. Het proces heeft geleid tot een organisatieplan dat gedragen wordt door de medewerkers van beide afdelingen. De teammanagers zorgen nu zelf, stap voor stap, voor implementatie van de voorstellen.

Wat merken studenten en docenten ervan?

Door de kerncompetenties van beide afdelingen effectief te combineren is meer kwaliteit voor hetzelfde budget mogelijk. De omgeving van de campus, de gebouwen en de voorzieningen in de gebouwen worden gezamenlijk nog beter gericht op de behoeften van docenten en studenten.