Gerechtsgebouw Utrecht Procesbegeleiding in uitdagende organisatiestructuur

Dit voorjaar is de verbouwing van bouwdeel H van het Gerechtsgebouw in Utrecht gestart. In dit historische bouwdeel aan de Catharijnesingel wordt de nieuwe huisvesting van Studiecentrum Rechtspleging (SSR) gerealiseerd, het opleidingsinstituut van de Rechtspraak en het Openbaar Ministerie. Het in 1903 als HBS ontworpen gebouw wordt in ere hersteld, verduurzaamd én krijgt een nieuwe tijdlaag, helemaal passend bij de identiteit van SSR. Op de bovenste verdieping krijgt de Rechtbank Midden-Nederland (RBMN) een hybride vergadercentrum. TwynstraGudde werkt al sinds 2017 aan de verbouwing van het Gerechtsgebouw in Utrecht en begeleidt nu ook de verbouwing van bouwdeel H.

Foto's: Michel Kievits en DP6

In bouwdeel H worden twee gebruikers gehuisvest, SSR en RBMN. Het Rijksvastgoedbedrijf is verantwoordelijk voor de verbouwing en het onderhoud, RBMN voor het beheer en de Raad van de Rechtspraak voor de financiering hiervan. Om in deze ingewikkelde organisatiestructuur de wensen en belangen van de eindgebruiker te borgen, is TwynstraGudde procesmanager en intermediair tussen alle projectbetrokkenen.

Samen naar een Programma van Eisen

Om het bouwtraject goed van start te laten gaan, hebben we eerst samen met de gebruikers van het pand omschreven wat zij nodig hebben. Door gesprekken en interviews hebben we een goed beeld kunnen vormen van de primaire processen van SSR. Een enquête onder SSR medewerkers schetste een beeld van een goede en fijne werkomgeving. Dit hebben we in een Programma van Eisen vertaald naar een ruimtebehoefte.

Kwaliteit bewaken in veranderende omgeving

Op basis van het Programma van Eisen hebben wij samen met het Rijksvastgoedbedrijf een architect geselecteerd. Tijdens het hele bouwtraject zorgen wij ervoor dat het Programma van Eisen wordt gewaarborgd en dat hier niet zonder toestemming van de gebruikers van wordt afgeweken. We bewaken de kwaliteit door ervoor te zorgen dat de juiste mensen in het besluitvormingsproces worden betrokken.

Toen het ontwerp van de architect bijvoorbeeld te duur uitpakte, bewaakten wij dat er niet bezuinigd werd op dingen die voor de gebruikers essentieel zijn. Zo is er veel aandacht besteed aan de identiteit van SSR in het gebouw, de ontmoetingsplek en de geluids- en videostudio van SSR.

Tenslotte hebben we tijdens de uitwerking van het project te maken gehad met COVID-19. Dat is voor de gebruiker aanleiding geweest om de uitgangspunten voor de werkomgeving te heroverwegen. Akoestiek en mogelijkheden om hybride te kunnen werken zijn van toenemend belang voor beide gebruikers. Waar dat kon, hebben we de eisen aangepast om het toekomstige werken in het pand zo optimaal mogelijk te maken. Het hybride vergadercentrum op de bovenste verdieping is daar het resultaat van. Evenals extra eenpersoonsruimtes, waar je online kunt vergaderen.

'TwynstraGudde bewaakt de kwaliteit en zorgt ervoor dat de juiste mensen betrokken zijn bij de besluitvorming, zonder de wensen van de eindgebruiker uit het oog te verliezen.'

Tanja Kivits, Teamleider facilitair en dienstverlening SSR

Gebruikers blijven betrekken

Aan de andere kant zorgen we er door middel van gebruikersoverleggen voor dat gebruikers beslissingen nemen, waarmee het ontwerp- en bouwteam verder kunnen in het proces. In die overleggen halen we informatie op én krijgen we informatie terug. In het projectteam en in de stuurgroep zorgen we ervoor dat besluitvorming over belangrijke vraagstukken en afwijkingen op de juiste manier verloopt.

Zo blijven gebruikers aangehaakt in de complexe projectorganisatie. We koppelen wat er in het projectteam gebeurt terug naar de gebruikers en nemen ze mee in de voortgang. We wijzen hen op cruciale momenten, op risico’s en op mogelijke consequenties van bepaalde beslissingen.

'Een verbouwtraject dat veel eindgebruikers raakt, brengt altijd veel hectiek met zich mee. Het is fijn als er dan een partij is die je scherp houdt en wijst op sleutelmomenten.'

Edwin Lap, Teamvoorzitter Huisvesting & Facilitair

Een gebouw naar de wensen van medewerkers en cursisten

Het resultaat is straks een gebouw waar zowel medewerkers als cursisten op een optimale manier kunnen werken en leren én waar zij zich thuis voelen. Uiteindelijk past het gebouw straks qua look and feel bij de organisatie en voldoet het aan de wensen van de gebruikers. De verwachting is dat bouwdeel H van het Gerechtsgebouw in Utrecht in de tweede helft van 2024 in gebruik genomen kan worden.

De toegevoegde waarde van TwynstraGudde

Voor gebruikers van een pand is een bouwtraject niet iets waar zij dagelijks mee te maken hebben. TwynstraGudde heeft hier juist heel veel ervaring mee. Onze adviseurs zetten hun ervaring met en kennis over bouwprojecten in om besluitvorming voor de benodigde beslissingen rond te krijgen en draagvlak te creëren. Zo leiden we onze opdrachtgevers door complexe bouwtrajecten heen.

Cases

Cases

Neem contact op met

Carlijn Kramer

Senior adviseur Huisvesting, Vastgoed en Facility management

Alle mensen

Neem contact op met

Carlijn Kramer

Senior adviseur Huisvesting, Vastgoed en Facility management

Alle mensen