In 2016 is de gemeente begonnen met een roadshow om bewustwording te creëren rondom de gevolgen van de Omgevingswet. Dit leidde tot een gezamenlijk gevoelde urgentie om met de wetswijziging aan de slag te gaan. De volgende stap was dan ook het maken van het plan van aanpak om de Omgevingswet succesvol in te voeren. De vraag waarmee de gemeente ons benaderde, luidde: Hoe kunnen we organisatiebreed sturing geven aan de implementatie van de Omgevingswet en krijgen we de gemeente Soest Omgevingswetproof?
Een programmatische aanpak
Om deze vraag te beantwoorden hebben we samen met het kernteam Omgevingswet van de gemeente een plan van aanpak gemaakt. Door voort te bouwen op het werk dat al verzet was, en op de goede voorbeelden die al zichtbaar waren, hebben we ervoor gezorgd dat we maximaal aansloten op de wensen en behoeften van de gemeente.
Het plan van aanpak zet de totale programmastructuur neer met duidelijkheid in rollen, verantwoordelijkheden en budgettering. Het biedt voldoende sturing, maar anticipeert tegelijkertijd op de onzekerheden in het wetgevingsproces richting invoering. Ook bevat het een inschatting van de risico’s en de manieren om deze te beperken. Het plan van aanpak bestaat uit drie sporen: Kerninstrumenten, Anders Werken en Digitalisering. Voor elk spoor is een zogenaamd Project Canvas ingevuld, een hulpmiddel dat de spoortrekker en het team heeft geholpen om de hoofdlijnen zichtbaar te maken. Het canvas bestaat uit 15 ‘vragen’/’elementen’ die, wanneer beantwoord, een helder beeld van de essenties van een project geeft. Het canvas vormde de basis voor het projectplan per spoor. De adaptieve planning die we hebben gemaakt, zorgt ervoor dat de gemeente snel inzichtelijk heeft welke invloed interne en externe ontwikkelingen hebben op de voortgang van het programma en de samenhang tussen de sporen.
Integraal en gezamenlijk
In de geest van de Omgevingswet hebben we vraagstukken integraal benaderd. We hielden daarvoor continu de wisselwerking en samenhang tussen de sporen in de gaten en maakten optimaal gebruik van de bestaande initiatieven en kansen. Over de volle breedte van de organisatie hebben we medewerkers, managers en wethouder(s) betrokken bij het maken van het plan van aanpak. Op die manier gingen zij zich eigenaar voelen van het proces. Zo hebben we een bijeenkomst georganiseerd om medewerkers mee te laten denken over de globale koers van het plan van aanpak, over de invulling van de sporen en over spanningsvelden en hoe hiermee om te gaan. Later in het proces hebben we nog een inloopbijeenkomst georganiseerd waar medewerkers de belangrijkste onderdelen van het plan van aanpak konden inzien en direct op konden reageren, voordat we deze definitief hebben gemaakt.
Tijdens alle bijeenkomsten hebben we gewerkt met zichtbaar materiaal aan de wanden, zodat als het ware een tentoonstelling van het Plan van Aanpak gevormd werd. Door iedereen te enthousiasmeren om mee te doen en inbreng te leveren, hielden we de vaart erin en konden we de gegeven feedback herkenbaar verwerken. Zo heeft Soest uiteindelijk ook gekozen voor een onderscheidende invoeringsstrategie, een van de vier invoeringsstrategieën die de VNG heeft opgesteld om de veranderopgave voor gemeentes richting te geven.
Spanningsvelden als hulpmiddel
We zijn in onze aanpak op zoek gegaan naar spanningsvelden die de invoering van de Omgevingswet voelbaar zullen maken bij de medewerkers van de gemeente. Dit hebben we gedaan door te kijken naar typische situaties waar zij in terecht zullen komen en hebben verschillende werkvormen benut om de spanningsvelden te ontdekken en te bespreken. Een voorbeeld van een spanningsveld was bijvoorbeeld een integrale aanpak willen toepassen versus het sneller willen doorlopen van de werkprocessen in het kader van een excellente dienstverlening. Deze aanpak werd ervaren als een prettige manier door de medewerkers om zich voor te bereiden op de nieuwe situatie en om de vaak algemeen en abstract geformuleerde doelen te concretiseren.
Een levend document Met de vaststelling van het ‘Plan van aanpak Soest Omgevingswetproof’ door de gemeenteraad, ligt er een aantrekkelijk vormgegeven spoorboek, dat gebruikt kan worden als handboek, leidraad of naslagwerk om met de Omgevingswet aan de slag te gaan.
