Medewerkers leveren input voor strategisch beleidsplan

Het Chassé Theater is het grootste cultuurpodium van Zuidwest Nederland, met een breed aanbod, drie theaterzalen en drie filmzalen. Jaarlijks wordt het theater door 350.000 mensen bezocht. Het managementteam wilde de 110 medewerkers en 70 vrijwilligers meer betrekken bij de koers van de organisatie. De mensen ‘op de vloer’, zoals horecamedewerkers en gastheren en -vrouwen, zijn immers de voelsprieten van het theater. Zij hebben direct contact met het publiek. Met een creatieve aanpak en een aantal interactieve en participatieve sessies hebben we veel informatie verzameld, die uiteindelijk is verwerkt in het nieuwe beleidsplan.

Aandacht voor samenstelling van deelnemers

Participatie en kruisbestuiving vanuit verschillende doelgroepen is belangrijk om tot weloverwogen input te komen en dragen bij aan toekomstig draagvlak. Dit betekent dat we bewust aandacht hebben besteed aan de samenstelling van de deelnemers. Bij de verschillende sessies waren zowel leden van de RvC, directie, het managementteam, OR, teamleiders, medewerkers en vrijwilligers betrokken.

Input verzamelen met het 4B-model

Het beleidsplan omvat meerdere thema’s en onderwerpen. We organiseerden vier werksessies over de positionering van het Chassé Theater: de visie en missie, waarden en cultuur, strategie en doelen en de vertaling van de uitkomsten naar de bedrijfsvoering. Om relevante input te verzamelen, hanteerden we het 4-B model, dat de bezieling, belofte, het bewijs en de basispositie van de organisatie in kaart brengt en met elkaar in samenhang plaatst. 4b-model

Medewerkers beantwoordden in deze sessies praktische vragen als: hoeveel voorstellingen hebben jullie per seizoen? Hoeveel mensen bezoeken het theater en de bioscoop (bewijs)? Maar ook minder praktische vragen als: wat draagt Chassé bij aan de gemeente (belofte)? En waarom werk je bij Chassé (bevlogenheid)? Er ontstond veel energie in de sessies. Mensen gaven bijvoorbeeld aan bij Chassé te werken omdat de thema’s ertoe doen.

Deze informatie stelde ons in staat een positionering en visie en missie te ontwikkelen die geloofwaardig, helder, relevant, inspirerend en onderscheidend is. De samenhang tussen deze verschillende thema’s werd door het ontwerp van onze sessie bewaakt. De kracht van een goed beleidsplan zit tenslotte in het feit dat het één logisch en samenhangend geheel vormt.

Creatieve werkvormen

We hebben tijdens de sessies verschillende creatieve werkvormen en interventies ingezet. Zo hebben we met subteams gewerkt die in korte sprints snel tot resultaten kwamen en hebben we het wereldcafé als werkvorm ingezet, waarbij onderwerpen in groepjes aan kleine tafels werden besproken. Dit zorgde voor enthousiasme bij de medewerkers en bepaalde mede het succes van de uitkomsten. We noemen hier nog enkele toegepaste werkvormen:

Het opstellen van een 'learning history' om te leren van wat in het verleden wel/niet heeft gewerkt.
Learning History en organisatieopstellingen staan ook beschreven in Het Groot Interventieboek. Het boek voor adviseurs, managers en projectleiders die regelmatig interventies toepassen in hun opdrachten. Met een breed repertoire aan aan interventiemogelijkheden, inclusief praktijkvoorbeelden.
De ontwikkeling van een strategisch profiel om onderscheidend vermogen te vergroten.
Werken met inspirerende voorbeelden uit andere branches, bijvoorbeeld met behulp van de interventie ‘nightmare competitor’ waarmee je op een creatieve manier je grootste nachtmerrieconcurrent bedenkt en daarmee buiten de gebaande paden gaat denken in verbeteringen voor je eigen organisatie.
Het gebruiken van kaartensets voor inspiratie, voorbeelden en verbeelding.
Future backward om vanuit een droom- en hel-scenario de strategie met interventies voor het nu te bepalen.
Cultuur- en gedragsduiding aan de hand van het cultuurkwadrant. Hiermee duidelijk wordt welk gedrag men wil behouden, veranderen of afschaffen.
Inspireren en opstellen van de aanpak met interventiekaartjes.

Veel van deze werkvormen komen uit Het Groot Interventieboek.

'Door de diverse werkvormen waren de sessies voor iedereen afwisselend, actief, kwamen interessante gesprekken op gang en was iedereen, ondanks de vaak grote groepen, betrokken.'

Inge Goijaarts – Controller Chassé Theater

Wat heeft het opgeleverd?

De creatieve en participatieve aanpak van dit proces heeft geleid tot een gedragen en inhoudelijk goed doordacht beleidsplan, breed ondersteund door medewerkers, vrijwilligers, OR, management, directie en de RvC. Het plan biedt duidelijke richting en focus voor de toekomst.

Dit proces heeft ook bijgedragen aan een voorzichtige omslag in cultuur, zoals meer betrokkenheid en participatie door alle verschillende doelgroepen. Zo wordt er nu elk kwartaal een meepraat-sessie georganiseerd, waarbij iedereen welkom is en eigen agendapunten mag inbrengen. Directie en medewerkers zijn trots op het plan dat er ligt, waaraan ze de komende jaren met veel plezier bijdragen.

Waarom TwynstraGudde?

De kracht van TwynstraGudde is de multidisciplinaire aanpak. De combinatie van kennis en ervaring op het gebied van strategieontwikkeling, begeleiding van het meerjarenplan én organisatie- en veranderkunde, waarbij het proces wordt benut om medewerkers te betrekken, draagvlak te creëren en een begin te maken met cultuurverandering, maakt de aanpak van deze opdracht uniek.

'Bij zo’n belangrijk traject was het heel waardevol om een externe partij te betrekken. Zodat we als directie en managementteam in staat waren om zelf ook inhoudelijk mee te kunnen praten. Ook helpt het om als organisatie de zaken zorgvuldig aan te pakken en tegelijkertijd tempo te blijven maken.'

Ruud van Meijel – algemeen directeur en bestuurder Chassé Theater