Evaluatie complex bouwproject levert waardevolle lessen

Het gebouw Rijnstraat 8, pal naast Den Haag CS, is in opdracht van het Rijksvastgoedbedrijf volledig vernieuwd. In 2017 is het door Zijne Majesteit de Koning geopend en sindsdien zijn er twee departementen en enkele rijksdiensten gehuisvest. Het was een complex project en kreeg volop aandacht gedurende de bouw en daarna. Het gaat om een beeldbepalend, binnenstedelijk gebouw waar ook nog een openbare weg en een tram doorheen gaan. Ook was het project onderdeel van een verhuiscarrousel tegen de achtergrond van een rijksbrede bezuinigingsoperatie en was gekozen voor een DBFMO-contract, waar destijds nog weinig ervaring mee was opgedaan.

We kunnen we leren?

Een complex project kan veel leerwinst opleveren. Daarom besloot het Rijksvastgoedbedrijf het project te evalueren. Welke lessen kunnen de projectmanagers en de leden van het projectteam trekken op het gebied van organisatie, governance, samenwerking, planning en contractering? Wat ging er goed en wat kon beter? Adviseurs van TwynstraGudde hebben de evaluatie begeleid.

Constateren is dienstbaar aan leren

In onze visie is een moment van terugkijken onderdeel van het zorgvuldig afronden van een project. Niet alleen om als team goed af te sluiten, maar ook omdat er in een project vaak veel geleerd is dat ook relevant is voor andere, toekomstige projecten. Hierbij is het constateren dienstbaar aan het leren. Ook is het belangrijk dat er aandacht is voor de context waarin betrokkenen hebben moeten handelen en voor wat goed is gegaan, want ook daar kun je van leren.

Lessen en leerproces

Wij zijn gestart met een sessie waarin wij het projectverloop op hoofdlijnen met een aantal betrokkenen hebben gereconstrueerd. Vervolgens analyseerden we de projectdocumentatie en hebben we elf betrokkenen geïnterviewd, onder wie de projectmanagers, contractmanagers en technisch managers. Hierbij hebben we gefocust op onderwerpen die de betrokkenen zelf het meest belangrijk vonden en waar zij lessen aan verbinden. Dit leverde een rijke oogst op.

Uit de individuele lessen hebben we leerpunten gedestilleerd die het Rijksvastgoedbedrijf als organisatie kan helpen bij toekomstige projecten. Deze leerpunten hebben we vervolgens, samen met de overkoepelde analyse, gepresenteerd tijdens een reflectiesessie. Hierin zijn de bevindingen getoetst en aangescherpt, en zijn betrokken met elkaar in gesprek gegaan over de leerpunten. Zij doorleefden de lessons learned waarmee de reflectiesessie zelf onderdeel was van het leerproces. Het Rijksvastgoedbedrijf gebruikt de lessen om de uitvoering van projecten verder te verbeteren.

Onze toegevoegde waarde

Adviseurs van TwynstraGudde hebben inhoudelijke kennis van vastgoed- en huisvestingprojecten en projectmanagement in complexe publieke omgevingen. We combineren deze kennis met onze onderzoekservaring op het gebied van samenwerking en met bestuurlijke sensitiviteit. De uitkomsten van een evaluatie vatten we samen in leerpunten waar je als opdrachtgever of projectmanager echt iets mee kunt.