Amsterdam UMC Begeleiding bij samenvoegen pathologie AMC en VUmc

Als gevolg van de bestuurlijke fusie tussen het VUmc en AMC, staan de pathologieafdelingen van beide grote academische ziekenhuizen voor de opgave om te fuseren. Het Amsterdam UMC wil één afdeling pathologie vormen die werkt op beide locaties. TwynstraGudde maakt dit complexe fusieproces hanteerbaar met de inzet van onze ervaring in project- en programmamanagement.

Bij het samenvoegen van twee hooggespecialiseerde afdelingen van het AMC en VUmc komt veel kijken. Beide afdelingen hebben eigen processen, procedures en protocollen voor hoogwaardig pathologisch onderzoek en bestaan uit verschillende laboratoria en onderzoekslijnen. Om gezamenlijk te kunnen werken is onder andere een formele reorganisatie nodig en er moet één gezamenlijk laboratorium informatie systeem komen. Dat zijn al grote uitdagingen op zichzelf, maar een fusie van twee afdelingen als deze kent nog veel meer kanten: teamontwikkeling, leiderschap, huisvesting, het samenvoegen van het kwaliteitssysteem, het harmoniseren van de diagnostische werkprocessen, één gezamenlijk opleidingsplan voor de AIOS, één researchbeleid etc. Al die activiteiten samenbrengen en harmoniseren in één nieuw organisatieonderdeel is een complexe puzzel.

Plan van aanpak... en dan?

We zijn begonnen met het opstellen van een plan van aanpak gericht op circa de eerste anderhalf jaar, inclusief een programmatische doorkijk naar de jaren daarna. Hiervoor hebben we input verzameld bij alle leidinggevenden. Samen met hen zijn we precies in kaart gaan brengen wat er moet gebeuren op welk moment. Na goedkeuring van het plan door het dagelijks bestuur, hebben we een kick-off georganiseerd als formele start van het fusietraject. Tijdens het fusietraject geven wij ondersteuning bij het concretiseren van de projectopdrachten, het opzetten van een projectstructuur, het maken van keuzes en de prioritering. Zo ontstaat overzicht en een gevoel voor de stappen die direct en op langere termijn nodig zijn. Daarna is het tijd om de papieren werkelijkheid om te zetten in actie en de projectorganisatie in te richten.

'Om goed voorbereid te zijn op de toekomst wilden we zo snel mogelijk één afdeling zijn op twee locaties.'
Marc van de Vijver, afdelingshoofd

Van plan naar uitvoering

Door een projectorganisatie op te zetten geven we structuur en houvast bij de uitvoering van het plan van aanpak. Vanwege de complexiteit van dit fusieproces, doen we dat door een coördinatieteam en afzonderlijke projectgroepen op te richten die aan de verschillende fusieonderwerpen werken. Het coördinatieteam houdt het overzicht, bewaakt de samenhang, houdt grip op de voortgang en heeft oog voor de veranderkundige kant. De projectgroepen richten zich op de - vaak ingewikkelde - deelonderwerpen, zoals het eerder genoemde laboratorium informatie systeem, de gewenste digitalisering, het schrijven van een reorganisatieplan en het harmoniseren van de werkprocessen van de diagnostische units. Wij begeleiden als projectmanagers het coördinatieteam en ondersteunen de projectgroepen met maatwerk. Dat betekent bijvoorbeeld dat we intensievere ondersteuning geven aan wie nog weinig ervaring met projectmatig werken heeft, zodat elke projectgroep op hetzelfde niveau functioneert. Maatwerk betekent ook het organiseren van project-startups voor sommige projectgroepen, het voorzitten van diverse projectvergaderingen, het inhoudelijk meedenken en het bijsturen waar nodig.

Ervaring telt

Doordat we vaker samenvoegingen als deze begeleiden, zijn we in staat ondersteuning te bieden op alle niveaus waar dat nodig is. We overzien snel het vraagstuk en signaleren op een actieve manier wat goed gaat en waar verbetering nodig is. Onze kennis van samenwerken in de zorg draagt daaraan bij. In dit project coachen we teamleiders en projectgroepvoorzitters die daar behoefte aan hebben, denken we mee over organisatievraagstukken en zorgen we voor structuur en voortgang. Hiermee ontzorgen we alle artsen, onderzoekers, managers, analisten en andere professionals voor wie het werk aan de fusie niet hun hoofdtaak is, maar wel een belangrijk aandachtsgebied. Op deze manier zorgen we met onze actieve begeleiding voor concrete stappen in het fusieproces en geven we het Amsterdam UMC een meerjarenperspectief op één pathologieafdeling.

Neem contact op met

Alle mensen

Neem contact op met

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.