Door interim-kracht samen sterker in complexe situaties

Antoinette de Bont weet nog goed hoe hectisch het was toen ze Beata Neerhoff voor het eerst ontmoette. Als hoogleraar aan de Erasmus Universiteit was Antoinette in een crisissituatie beland: sleutelfiguren in de bedrijfsvoering van het onderwijs hadden ontslag genomen. Ze wilde de continuïteit van het onderwijs waarborgen, maar wist niet direct hoe. 'Dat is het lastige in het hoger onderwijs: ik was als vicedecaan onderwijs verantwoordelijk, maar ik ben zelf geen manager.' Tijdens hun eerste gesprek had Beata, partner bij TwynstraGudde Interim Management en Executive Search, direct door wat er nodig was. 'Ze zag de paniek in mijn ogen en zei: wij gaan je helpen. Dat gaf meteen rust.'

Twee keer zoveel draagkracht

Om de crisis te stabiliseren, stelde Beata niet één maar twee geschikte interim-kandidaten voor. 'De opdracht vroeg om iemand die strak kon organiseren, en iemand met warmte en talent voor people management', legt Beata uit. Die combinatie sloot bovendien goed aan op de kwaliteiten van Antoinette zelf. 'Beata zag vrij snel wie ik was en wat ik nodig had. We hebben ter plekke besloten om ze allebei in te huren.'

De impact was direct merkbaar. 'Ineens voelde het alsof ik twee keer zoveel draagkracht had gekregen. Ik kon weer met open armen door de organisatie bewegen.'

Nooit alleen

Wat begon als tijdelijke ondersteuning, leidde tot duurzame verandering. Een van de interim-managers ontwikkelde een monitoringssysteem voor het onderwijs dat zo goed werkte dat ze meerdere keren werd teruggevraagd. 'De uitdaging is om te zorgen dat de organisatie zelf met zo’n systeem aan de slag kan gaan, en dat is uiteindelijk gelukt', zegt Beata. Antoinette: 'Vijf jaar later staat het er nog steeds. Het is zó cruciaal om goede afspraken te maken over rollen en verantwoordelijkheden. Die professionalisering van de werkwijze is blijvend.'

De steun die Antoinette tijdens dat eerste traject ervaarde, maakt dat ze sindsdien regelmatig met TwynstraGudde Interim Management samenwerkt. 'Beata heeft me in die periode nooit alleen gelaten. Ze bleef op een zakelijke én persoonlijke manier naast me staan en was daar heel proactief in.' Beata beaamt dat ze als partner altijd nauw bij het proces betrokken is. 'Ik overleg regelmatig met de opdrachtgever én met de interim-manager. En soms zitten we met z’n drieën aan tafel, bijvoorbeeld tijdens spannende momenten of om te kijken of het proces nog steeds het juiste tempo heeft.'

Ongewoon management

De opgaven waarvoor TwynstraGudde interim-managers inzet, zijn vaak complex. 'Bij onze eerste samenwerking waren er op cruciale posities geen medewerkers meer', zegt Antoinette. In zulke situaties maakt de kwaliteit van de interim-manager het verschil. 'Je hebt mensen nodig die in een situatie vol beperkingen op zoek gaan naar wat nog wél mogelijk is.' Dat vraagt om maatwerk en een scherpe blik. 'Een interim-manager moet eerst kijken wat er aan de hand is, dan een stap zetten en opnieuw beoordelen.'

Die wendbaarheid in het zoeken naar een passende oplossing maakt ongewoon management mogelijk. Het gaat om verder kijken dan de standaardaanpak en werken op een flexibele, creatieve manier. Juist dat er ruimte is om samen te sparren over de invulling van interim-posities, maakt de samenwerking met Antoinette zo prettig, zegt Beata. Ze merkt dat er altijd ruimte is voor out-of-the-box-denken en creatieve oplossingen. 'Antoinette staat open voor andere manieren van kijken. Dat maakt dit werk heel plezierig: dat je met elkaar probeert om de oplossing rijker, beter en mooier te maken.'

Dat ze zo ook een bijdrage kan leveren aan de ondersteuning van het onderwijs is een belangrijke drijfveer voor Beata; ze heeft haar hart eraan verpand. 'In het onderwijs heb ik mentoren ontmoet die echt oog hadden voor mijn ontwikkelvragen', vertelt ze. 'Dat wil ik doorgeven.'

Sterk leiderschap

De uitdaging is om in complexe situaties snel resultaat te boeken. 'Als er geen eenheid is in de organisatie en werknemers zich niet gezien of gehoord voelen, is dat iets heel groots', zegt Antoinette. 'Dan zoek je iemand die het probleem kan opdelen in hapklare brokken.' Soms zit de oplossing in heel praktische veranderingen, zoals een andere manier van vergaderen, merkte ze tijdens een van haar samenwerkingen met TwynstraGudde. Door dat soort concrete oplossingen begon de organisatie weer een eenheid te worden.

Juist interim-managers kunnen vaak goed zien wat een organisatie nodig heeft, zegt Beata. Ze ziet bij ingewikkelde opdrachten vaak eenzelfde patroon: sterk leiderschap zit niet in snelle beslissingen, maar in het zichtbaar en bespreekbaar maken van wat er echt speelt. 'Interim-managers fungeren vaak als hitteschild. Ze vangen signalen op die het bestuur niet altijd hoort, en maken de nuance zichtbaar.'

Sparren met adviseurs

'Het scheelt dat de interim-managers met wie ik heb samengewerkt altijd zeer ervaren en competent zijn', zegt Antoinette. 'Dat heb je nodig als de opgave zo complex is.' Daar selecteert TwynstraGudde ook op, vult Beata aan. 'Een interim-manager moet direct kunnen handelen en dus veel ervaring hebben. Het zijn mensen met sterke leiderschapskwaliteiten, die we kennen uit eerdere samenwerkingen of uit ons netwerk. We hebben referenten gesproken, gezien hoe ze werken. En bij elke opdracht kijk ik opnieuw: welke resultaatgerichtheid is nodig, welke stijl past hier? Zo vinden we de best passende professional.'

Partners en interim-managers steunen niet alleen op hun eigen kennis en ervaring, maar ook op de expertise van de adviestak van TwynstraGudde. 'Ik ken het onderwijs goed', zegt Beata, 'maar als er een onderwerp speelt dat ik minder goed ken, kunnen we een adviseur inschakelen. Die schuift dan aan om mee te denken, of kan even sparren met de interim-manager.'

Gewoon mens kunnen zijn

Voor Antoinette heeft de samenwerking vanaf het begin veel betekend. 'Wat bijzonder is, is dat Beata mij hielp aan het begin van mijn carrière. Veel bureaus werken alleen samen met het college van bestuur, maar TwynstraGudde bood steun toen ik net startte. Juist toen, zo vroeg in mijn carrière, was dat heel betekenisvol.'

Door de jaren heen groeide de samenwerking uit tot een echte vertrouwensband. Ook in de coronaperiode, toen gesprekken alleen online plaatsvonden, bleef dat voelbaar. Eén evaluatiegesprek via Teams is Beata altijd bijgebleven. 'Het werd zo’n persoonlijk gesprek dat ik volledig vergat dat we via Teams aan het praten waren. Dat maakt de samenwerking extra goed: dat we elkaar professioneel ontmoeten en tegelijkertijd ook gewoon mens kunnen zijn.'