Blog Sturen in de zee van vastgoeddata

“Data is het nieuwe goud”, het is misschien wel een van de meest gebruikte quotes van de afgelopen jaren. Dat is niet voor niets; technologische vooruitgang zorgt ervoor dat steeds meer data wordt verzameld en dat data steeds gemakkelijker is te ontsluiten.

Toegevoegd door Wouter Dreimüller op 6 november 2019

Daarbij maken toegankelijke dasboardtools zoals PowerBI en Tableau het ook voor niet-wizkid-data-experts, zoals ik, mogelijk om (relatief) gemakkelijk interactieve en inzichtelijke dasboards te maken van grote hoeveelheden data. De inzichten die dit kan bieden geeft organisaties de mogelijkheid om beter te voorspellen, te beslissen en te adviseren en om efficiënter/ effectiever te werken.

Ook voor vastgoedorganisaties van gemeenten en onderwijsinstellingen biedt data steeds meer toepassingen en kansen. Zeker nu ontwikkelingen en opgaven zoals verduurzaming, bevolkingsgroei, internationalisering en een druk op overheidsbijdragen, de organisaties vragen snel, efficiënt en effectief te anticiperen.

We moeten iets met data

Ik hoor binnen veel van deze organisaties de opmerking voorbij komen: “ja, we moeten wel iets met data…”. Vervolgens gaat men verder met de dagelijkse gang van zaken. In een tijd waar data zoveel mogelijkheden en kansen biedt, lijkt het misschien gek dat gemeenten en onderwijsinstellingen nog aan de start staan van het benutten hiervan. Echter, met zo een zee van vastgoeddata(mogelijkheden) is het veel gemakkelijker om stuurloos te raken dan om gericht te sturen. Tenslotte, als er zo veel mogelijk is, hoe kies je dan nog welke data je daadwerkelijk gaat verzamelen en gebruiken? En als je eenmaal de data hebt, hoe zorg je dat zij die de beslissingen moeten nemen ook daadwerkelijk worden geholpen door middel van deze data?

Het gaat om ‘relevante’ data voor stuurinformatie

Zoals gesteld valt er steeds meer vastgoeddata te verzamelen. Echter, elke dataverzameling kost geld. Het is dan ook zonde om geld uit te geven aan data die je vervolgens nergens concreet voor inzet. Het is hierom van groot belang om in kaart te brengen welke vastgoeddata daadwerkelijk relevant is voor de organisatie. Om erachter te komen welke data relevant is, is het cruciaal om te ‘weten wat je wil weten’. Hierbij staat de vraag ‘waar wil ik op sturen?’ centraal. Relevante data is per definitie gekoppeld aan een concrete actie, zoals het nemen van een beslissing of het geven van een advies (hierbij is bewust geen actie ondernemen ook een beslissing en dus een concrete actie). Tenslotte is het hebben van inzicht leuk, maar als je er niets mee doet is het vooral duur.

'Inzicht is leuk, maar als je er niets mee doet vooral duur'

Het beantwoorden van de vraag waar je op wilt sturen begint met het duidelijk hebben van de visie van de organisatie en de daarbij behorende doelen. Voor onderwijsorganisaties bijvoorbeeld de visie ‘het geven van kwalitatief goed onderwijs’ met als een van de doelen ‘het faciliteren van optimale leeromgevingen’. Het is aan de vastgoedorganisatie de taak om dan te bepalen op welke elementen zij gaan sturen om deze doelstelling te behalen en daarmee bij te dragen aan de visie. In dit geval bijvoorbeeld op het binnenklimaat en de luchtkwaliteit in schoolgebouwen. Door middel van het bepalen van normen en kaders kan vervolgens worden aangeven aan welke minimale kwaliteit deze elementen moeten voldoen. Bijvoorbeeld ‘maximaal X% CO2 concentratie in de lucht van klaslokalen’. Aan de hand van deze normen en kaders kan antwoord worden gegeven op de vraag welke stuurinformatie inzichtelijk moet zijn om hier goed op te kunnen sturen.

Omdat dit uiteindelijk zal bepalen welke data nodig is, moet hierbij goed worden gekeken op welk detailniveau minimaal gestuurd moet kunnen worden. Vanuit dit detailniveau kan abstractere stuurinformatie geconsolideerd worden; daarentegen is dit andersom niet mogelijk. Zo is het hier van belang om minstens per gebouw voor elk klaslokaal inzichtelijk te hebben hoeveel procent CO2 zich in de lucht bevindt. De relevante data is daarmee: een lijst met gebouwen + bijbehorende klaslokalen + de ontwikkeling van het percentage CO2 in de lucht per lokaal gedurende de lesdagen.

Tenslotte kan in kaart worden gebracht hoe en waarin deze data kan worden verzameld en wat de kosten hiervan zijn. Zo kan bijvoorbeeld voor ieder klaslokaal een sensor worden aangeschaft die het CO2 niveau meet en deze data vervolgens automatisch stuurt naar het gebruikte vastgoedsysteem.

Schema Vastgoeddata

Schema Vastgoeddata

Uiteraard is het uiteindelijk afhankelijk van de technische en financiële mogelijkheden of daadwerkelijk het gewenste detailniveau van informatie behaald kan worden. Indien nodig, kan dit niveau worden bijgesteld naar de mogelijkheden die dan gelden. Echter, door de snelle technologische vooruitgang en daarmee vaak snel dalende kosten, is het verstandig om altijd te beginnen met een hoog detailniveau. Hierbij moet goed worden onderzocht welke technologieën van toepassing zijn of binnenkort op de markt zullen komen. Wat nu nog niet mogelijk is, kan binnen een (paar) jaar misschien wel.

Elk ‘publiek’ vraagt andere stuurinformatie

Als je weet welke informatie nodig is en je de relevante data hebt verzameld, is een belangrijke stap gezet. Echter, dan ben je er nog niet. Nu is het tijd om de informatie ook zo te presenteren dat het toegevoegde waarde levert; oftewel het omzetten van informatie naar stuurinformatie op het juiste niveau. Zoals eerder gesteld ligt de data ten grondslag aan een bepaald detailniveau van stuurinformatie. Doordat dit op een zo hoog mogelijk detailniveau is verzameld, is het mogelijk om de informatie op meerdere abstractieniveaus te weergeven. Bijvoorbeeld op leslokaalniveau, maar ook op portefeuilleniveau. De eerder genoemde dashboardtools kunnen helpen bij het maken van een overzichtelijke weergave van deze informatie.

'Voor beiden is dezelfde data nodig, maar een compleet andere benadering van stuurinformatie'

Het belangrijkste bij het maken van een dashboard of rapportage met stuurinformatie is de vraag: ‘voor wie is deze informatie bestemd?’. Is dit bijvoorbeeld een technisch beheerder die een aantal panden uit de vastgoedportefeuille in zijn of haar beheer heeft, dan heeft hij of zij het nodig om de precieze staat per klaslokaal inzichtelijk te hebben afgezet tegen de vastgestelde norm. Hierop kan de technisch beheerder beslissingen nemen, vooruit plannen en anticiperen. Daarentegen kan een bestuurder weinig met deze informatie omdat dit van een veel te gedetailleerd niveau is. Een bestuurder heeft juist veel meer aan een helikopterview en bijvoorbeeld een overzicht met de tien grootste pijnpunten. Voor beiden is dezelfde data nodig, maar een compleet andere benadering van stuurinformatie. Oftewel een effectief stuurinformatie dashboard of rapportage is maatwerk, met als kernregel: ‘ken je publiek’.

Lees verder

Vragen over inzichtelijke dashboards?

Alle mensen

Vragen over inzichtelijke dashboards?

Alle mensen

Blijf op de hoogte

Ontvang de nieuwsbrief.

Vragen?

Je kunt ons mailen of bellen 033 467 77 77

Impact op morgen.