Dat klinkt eenvoudiger dan het soms is. Aanbestedingen van vooral grote opdrachten kunnen complex zijn vanwege zowel de inhoud, de duur als het proces.
Vooral bij de meer complexe procedures
Het aanbestedingsrecht kent verschillende procedures die wat betreft proces een stuk complexer kunnen zijn dan de gebruikelijke (niet-) openbare procedure. Te denken valt aan de concurrentiegerichte dialoog en de onderhandelingsprocedure (mededingingsprocedure). Hierbij gaan de aanbesteder en ‘de markt’ met elkaar in gesprek over mogelijke oplossingen en soms zelfs ook over commerciële aspecten van een opdracht. In dit rijtje horen ook thuis het organiseren van prijsvragen en de recentelijk toegevoegde mogelijkheid van het innovatiepartnerschap. Bij dergelijke aanbestedingen kost het aanzienlijk meer moeite om te borgen dat alle deelnemers gelijke kansen krijgen en dezelfde informatie ontvangen. Want ingediende vragen en voorstellen moeten consistent, consequent, neutraal en met name ook vertrouwelijk behandeld worden door de aanbesteder. En juist in dergelijke aanbestedingen is dit extra belangrijk, omdat zowel de belangen als de inspanningen in veel gevallen groot zijn.
Het is van belang dat beide partijen uitgaan van principes als eerlijkheid in de reacties, te goeder trouw zijn (zonder bijbedoelingen) en integer (betrouwbaar) handelen om de aanbesteding succesvol te laten zijn. Alle partijen moeten een gelijke kans krijgen om een goede aanbieding te maken. Hierin speelt niet alleen de aanbesteder een rol, maar ook de deelnemers zelf. Wordt een vraag gesteld omdat er sprake is van een onduidelijkheid, of omdat men een oplossing mogelijk wil maken? Of gebeurt dat om strategische redenen, om een mogelijke oplossing van een mededinger onmogelijk te maken? Maar er moeten ook vragen beantwoord worden als: moet ik informatie delen met alle deelnemers? In hoeverre kan ik een marktpartij helpen om gesprekken beter te benutten?
Het is soms een hele opgave om dit speelveld te overzien, in combinatie met het voeren van het inhoudelijke gesprek en bewaken van de agenda. Het vraagt de nodige kennis en ervaring van de betrokkenen, en van de voorzitter van de gesprekken in het bijzonder. Zowel de inhoud als het proces kunnen complex zijn, waarbij ook contract- of aanbestedingsrechtelijke zaken om aandacht kunnen vragen.
Onafhankelijk toezicht of begeleiding bij de aanbesteding
Verschillende aanbesteders willen de kwaliteit van hun procedure en dialoogteam versterken wanneer:
- Zij een grote complexiteit in hun aanbestedingen voorzien.
- De belangen extra groot worden geacht.
- De aanbesteder niet over de vereiste kennis en ervaring beschikt.
Dit kan door het inschakelen van een onafhankelijke probiteitsfunctionaris of voorzitter.
Probiteitsfunctionaris
De probiteitsfunctionaris woont in principe alle contactmomenten tussen de deelnemende marktpartijen en de aanbesteder bij en heeft daarbij hoofdzakelijk een observerende rol. Vanaf de informatiebijeenkomst, de dialooggesprekken tot en met de gesprekken waarin het beoordelingsresultaat wordt teruggekoppeld aan de deelnemers. Hierbij draait het om het bewaken van het level playing field. Dit betekent erop toezien dat:
- Het dialoogteam aan alle deelnemers dezelfde informatie verstrekt.
- Eventuele toelichtingen op de aanbestedingsdocumenten hetzelfde abstractieniveau en inhoud hebben.
- Eventuele nadere inkadering van beoordelingscriteria hetzelfde beeld geven richting alle deelnemers.
De probiteitsfunctionaris houdt het dialoogteam scherp in haar formuleringen, in haar keuzes bij het individueel of algemeen beantwoorden van verzoeken om inlichtingen, en in de consistentie van haar boodschap. Kortom, hij/zij zorgt ervoor dat iedereen in gelijke gevallen ook gelijk behandeld wordt.
Onafhankelijk voorzitter
De onafhankelijk voorzitter vervult een actievere rol in het aanbestedingsproces. Deze bereidt de agenda, gesprekken en andere contactmomenten mede voor. Hij of zij neemt als voorzitter ook actief deel aan de gesprekken. Daarbij neemt de voorzitter medeverantwoordelijkheid voor de procedures en het proces. Enerzijds om te stimuleren dat alle partijen het maximale uit de gesprekken halen. En anderzijds zodat de gesprekken op een ordentelijke manier verlopen. Bij dit laatste speelt het borgen van de probiteit zoals hiervoor is besproken vanzelfsprekend een grote rol. Het team van de aanbesteder kan zich op deze wijze volledig richten op de inhoud. Vanuit deze rol kan hij of zij het team van de aanbesteder ook coachen om het maximale uit de aanbesteding te halen.
Meerwaarde
In veel gevallen zijn aanbesteders in staat om met bijvoorbeeld een eigen jurist of inkoopadviseur het level playing field te waarborgen. De inzet van een probiteitsfunctionaris of onafhankelijk voorzitter kan een oplossing bieden in gevallen waarin de daarvoor benodigde kennis en ervaring niet binnen het dialoogteam aanwezig is, of in aanbestedingen waarin de belangen en/of complexiteit groot zijn.
Deze extra waarborg op probiteit en/of de kwaliteit van het proces draagt sterk bij aan de kwaliteit van en het vertrouwen in de procedure. Daarbij kan deze functionaris gedurende het proces relevante kennis overdragen aan de aanbesteder.
Een onafhankelijke probiteitsfunctionaris of voorzitter is er niet alleen voor de aanbesteder. Deze probiteitsfunctionaris kan ‒omdat deze onafhankelijk is‒ zo nodig op een laagdrempelige manier vertrouwelijk benaderd worden door deelnemers aan de dialoog indien zij zich afvagen of zij wel eerlijk behandeld worden. In dat geval doet hij zelfstandig nader onderzoek en onderneemt hij in overleg met de partijen stappen om het level playing field te herstellen.
Ervaring TwynstraGudde
TwynstraGudde heeft in meerdere aanbestedingsprocedures bijgedragen aan een kwalitatief goede dialoog tussen aanbesteder en gegadigden, waaronder:
- Probiteitsfunctionaris bij Concurrentiegerichte Dialoog Versterking dijkvak Gorinchem-Waardenburg, opdrachtgever Waterschap Rivierenland.
- Probiteitsfunctionaris bij Concurrentiegerichte Dialoog dijkversterking Prins Hendrik Zanddijk, opdrachtgever Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.
- Onafhankelijk voorzitter bij Concurrentiegerichte Dialoog De Nieuwe N200, opdrachtgevers Waternet, Rijkswaterstaat, gemeente Amsterdam.
- Onafhankelijk voorzitter Concurrentiegerichte Dialoog ‘Deelstroombehandeling’ als onderdeel van de Energiefabriek, opdrachtgever Waterschap Vechtstromen.
